¿Qué es el mapeo de procesos tal cual? Definición, Beneficios y Pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 2 de abril de 2022

El mapeo de procesos tal cual es una herramienta común que las empresas utilizan para ayudar a mejorar las operaciones dentro de una empresa. El mapeo de procesos tal cual implica dibujar un mapa físico de cada proceso y analizar la eficacia de esos procesos. Aprender sobre el mapeo de procesos tal como está puede ayudar a una empresa a ahorrar tiempo y dinero a través de una variedad de mejoras operativas. En este artículo, discutimos qué es el mapeo de procesos tal cual, incluidos sus beneficios, y brindamos pasos sobre cómo usar un mapa de procesos tal cual.

¿Qué es el mapeo de procesos tal cual?

El mapeo de procesos tal cual es un método para estudiar el estado actual de las operaciones. Estos mapas rastrean los procesos existentes de una empresa, incluidos sus pasos de principio a fin. Examinan cosas como la organización de documentos, el mantenimiento de registros, la gestión del tiempo y otras funciones comerciales. Las empresas a menudo realizan el mapeo de procesos tal cual como una evaluación antes de establecer un objetivo, como mejorar los procesos de un equipo, departamento o empresa completa. Luego, las empresas analizan los mapas de procesos y buscan formas de mejorar el funcionamiento, como la eficiencia operativa o financiera.

Los mapas de procesos tal como están a menudo usan un diagrama de flujo para visualizar los pasos de un proceso, pero hay cinco tipos adicionales de mapas de procesos. Los mapas de implementación muestran las relaciones entre los equipos y muestran dónde los procesos se superponen o funcionan simultáneamente. Los mapas de procesos detallados examinan un solo proceso con sus subprocesos y pasos incrementales. Los mapas de procesos de alto nivel, o mapas de cadenas de valor, muestran la vista macro de un proceso que se mueve a través del negocio. Los mapas de procesos renderizados muestran el estado actual o futuro y las áreas de mejora. Los mapas de flujo de valor identifican los pasos necesarios desde el desarrollo hasta el usuario.

Beneficios del mapeo de procesos tal cual

Si bien el objetivo general del mapeo de procesos tal cual es mejorar la eficiencia, este proceso puede proporcionar otros beneficios, que incluyen:

Flujo de trabajo optimizado

Al utilizar el mapeo de procesos tal cual, las empresas pueden optimizar varios sistemas y procesos operativos. La optimización respalda un mejor rendimiento, mejores resultados y una mayor eficiencia para el personal y otros sistemas. El análisis de procesos tal como está puede ayudar a una empresa a descubrir ahorros presupuestarios y de tiempo al medir la eficiencia de su flujo de trabajo. Puede proporcionar más transparencia en la toma de decisiones y mejorar las operaciones futuras.

Mayor estandarización de roles.

El mapeo de procesos tal como está analiza a los participantes en cada proceso y documenta los roles individuales dentro del proceso. Al examinar y detallar las funciones de cada participante, la empresa puede trabajar para estandarizar las funciones y responsabilidades de todos. Esto ayuda a aclarar la confusión previa y aumenta la conciencia sobre las responsabilidades de cada rol dentro del negocio.

Identificación más fácil de fallas en el proceso.

Al crear un mapa de proceso tal cual, cada paso de cada progreso se documenta y examina. En combinación con los datos de las partes interesadas, la empresa puede identificar más fácilmente los aspectos vulnerables o las fallas en cada proceso. Identificar los puntos débiles del flujo de trabajo puede ayudar a mejorar los procesos actuales y futuros. Esta documentación también puede ayudar a la empresa a identificar fallas más fácilmente y corregirlas en el futuro.

Rendimiento mejorado del equipo

El mapeo de procesos tal cual puede mejorar el rendimiento del equipo y aumentar la satisfacción de los empleados. Los procesos complejos o ineficientes pueden obstaculizar a los empleados y posiblemente crear frustración. Al incluir a los empleados durante la lluvia de ideas sobre la optimización de procesos, pueden hacer sugerencias que podrían ayudarlos a superar los desafíos de su flujo de trabajo. Esto puede incluir requisitos aclarados, procesos simplificados o eliminación de excesos o recursos mejorados. El aumento de la satisfacción de los empleados a menudo ayuda a las empresas al reducir los costos de rotación y posiblemente aumentar los ingresos.

Curva de aprendizaje más corta

Una vez que la empresa crea y optimiza mapas para cada proceso, puede usar esos mapas en el proceso de capacitación. La gerencia puede agregar mapas de procesos al material de capacitación para los nuevos empleados, brindándoles una descripción completa de sus nuevos deberes y responsabilidades. Esto puede ayudar a reducir la curva de aprendizaje de cada puesto, porque si los empleados veteranos y los empleados nuevos siguen los mismos pasos para cada proceso, los empleados veteranos pueden ayudar a los aprendices y los aprendices pueden observar a los veteranos realizar cada proceso como se documenta en el mapa.

Elementos de un análisis de proceso tal cual

El análisis de procesos tal cual se produce mediante el uso de estrategias de gestión de procesos para identificar y evaluar el conjunto actual de procesos de una empresa. Este análisis de procesos se centra en el mapa de cada objetivo, ya sea la optimización total del negocio o la mejora del flujo de trabajo de un departamento. Un análisis de procesos tal cual puede tener varios objetivos, como ahorrar dinero, aumentar la satisfacción de los clientes y empleados, mejorar los procesos existentes o crear otros nuevos, mejorar la coordinación comercial y adaptar los procesos después de un cambio en el negocio. Un análisis de procesos tal cual también puede ayudar a la empresa a crear mapas de procesos futuros. Estos son algunos elementos de un análisis de proceso tal cual:

Investigar

La investigación juega un papel fundamental en la realización de un análisis de proceso tal cual. Al recopilar información sobre varios procesos para crear un mapa de procesos, el equipo de investigación realiza entrevistas personales, encuestas, observaciones directas y reuniones grupales. Las entrevistas con los participantes del proceso y las encuestas brindan al equipo información sobre cómo las personas completan cada proceso, junto con sus propias observaciones y opiniones sobre cómo funciona el proceso. Las observaciones directas permiten al equipo recopilar datos de primera mano sobre el proceso y cómo encaja cada paso. Las reuniones de grupo ayudan al equipo de investigación a comprender la comunicación interpersonal entre los participantes y cómo esto podría afectar la finalización del proceso.

Documentación

El equipo compila sus datos y comienza a mapear cada proceso en el mapa de procesos tal cual. El software de mapeo puede ayudar a estandarizar el mapa y permitir el acceso colaborativo del equipo durante todo el proceso. El mapa de procesos y el análisis a menudo incluyen procesos de desarrollo y operaciones (DevOps), el viaje del cliente, procesos de documentación, funciones de soporte sistémico, descripciones detalladas del rendimiento del proceso y todos los resultados del proceso. La mayoría de las empresas utilizan el mapa de diagrama de flujo básico, pero otros formatos pueden ajustarse a los datos y requisitos de cada objetivo.

Identificación de puntos débiles

Los cuellos de botella, las brechas y las debilidades describen fallas o vulnerabilidades en los procesos. Analizar estos puntos débiles y determinar sus causas y soluciones puede ayudar a la empresa a realizar mejoras específicas para los procesos actuales y futuros. Un cuello de botella detiene los procesos y ralentiza su progreso. Pueden surgir cuellos de botella cuando demasiadas personas se involucran en un proceso, por lo que minimizar el número de participantes puede ayudar a resolver un cuello de botella.

Las brechas en el proceso dificultan el desempeño o resultado deseado de un proceso. Las brechas son cuando al proceso le faltan pasos o participantes, y la solución a menudo requiere agregar otro paso o persona. Las debilidades son cuando los pasos correctos están en su lugar, pero los puntos débiles están interrumpiendo el flujo. El uso de una mejor comunicación o transferencias entre los participantes puede mejorar las debilidades.

Mejoras de procesos

Los análisis de procesos tal como están toman toda la información recopilada sobre los pasos del proceso, la eficiencia y las vulnerabilidades y examinan cada pieza para determinar dónde realizar mejoras. Estas mejoras a menudo ayudan a aumentar la eficiencia, reduciendo el tiempo y el costo de realizar cada proceso. Después de proponer soluciones, las empresas pueden probar estas soluciones y evaluar su efectividad o longevidad y revisar el tema cuando sea necesario.

Cómo usar un mapa de proceso tal cual

Aquí hay varios pasos para crear y usar un mapa de proceso tal cual:

1. Establecer metas

Antes de enumerar qué procesos evaluar, determine su área de enfoque. Las áreas de enfoque comunes incluyen un equipo individual, un departamento o toda la empresa. Luego, dentro de esa área de enfoque, comience a identificar qué procesos desea mapear, incluido el punto de inicio y finalización de cada proceso. Por ejemplo, puede mapear el viaje de ventas, comenzando con la investigación de la cuenta y terminando con la compra del cliente.

2. Crea el equipo

La creación y el análisis de un mapa de procesos tal cual implica la entrada de todos los niveles de sus operaciones comerciales. Cree un equipo de investigación que incluya cualquier puesto relacionado con los procesos diarios, la gestión directa, la alta dirección y cualquier puesto que pueda aportar perspectivas únicas al proyecto. Solicitar información de todos los puestos involucrados en el ciclo completo de operaciones permite una comprensión más completa del proceso.

3. Reúne datos

En este paso, es importante que su equipo recopile un registro completo y detallado de los datos relacionados con cada proceso. Entreviste a las partes interesadas y documente cada entrevista. Examine los sistemas involucrados, incluidas las métricas de rendimiento o el estado del sistema. Identifique los pasos del proceso, incluido quién hace qué tarea, cuándo lo hace y cómo lo hace. Observe los procesos en acción, tomando notas sobre cada paso y el proceso general. Al recopilar una gran cantidad de datos al principio, el equipo de investigación puede formar una comprensión sólida del proceso. Los datos se pueden filtrar más adelante en el proceso de mapeo.

4. Crea la línea de base

Luego, su equipo puede usar los datos para crear una línea de base, que luego ayuda a formar el mapa. Al hacer la línea de base, su equipo puede incluir notas sobre el flujo de trabajo general, las tareas involucradas en cada paso del proceso, el flujo de tareas y pasos, cómo se conectan entre sí, los eventos que activan cada paso para continuar y los participantes en cada paso. Al delinear un solo proceso, la línea de base puede enumerar las subtareas que conforman las piezas más grandes del proceso.

5. Enumere los pasos en secuencia

Ahora su equipo puede documentar cada proceso que investigaron y, posteriormente, enumerar los pasos de cada proceso en orden secuencial. Si usa un formato de esquema, use subtítulos para subtareas y subpasos. Hable con las partes interesadas clave para cada proceso y solicite su opinión sobre los pasos faltantes o fuera de lugar. Realice los ajustes necesarios para la precisión, ya que este esquema básico ayuda a desarrollar el mapa del proceso tal cual.

6. Dibujar el mapa

Según los datos recopilados y los esquemas del proceso, puede determinar qué formato de mapa se adapta mejor a los datos. Si elige usar un diagrama de flujo, reduzca la cantidad de detalles a solo los necesarios para la estructura, como el nombre del paso o la cantidad de tiempo empleado. Existen muchas plantillas de diagramas de flujo para empresas que crean mapas de procesos y pueden ayudar a establecer la coherencia entre varios mapas. Use símbolos de diagrama de flujo establecidos para ayudar a designar varios detalles sobre un proceso.

7. Verifica el mapa

Luego, debe llevar el mapa a los participantes de los diversos procesos para que lo revisen y verifiquen los datos y pasos involucrados. Después de la consulta, puede realizar las modificaciones necesarias y recibir la aprobación final de las partes involucradas. Una vez que su equipo complete el mapa, pueden comenzar el análisis.

8. Complete el análisis

Puede comenzar el análisis del proceso tal como está identificando vulnerabilidades o fallas en los procesos. Esto incluye brechas, cuellos de botella, debilidades o incluso pasos innecesarios. Después de identificar los puntos débiles, el equipo evalúa los lugares que podrían mejorar y toma notas sobre las posibles soluciones para cada punto. Luego, establecen qué métodos parecen tener más probabilidades de realizar mejoras duraderas en los procesos y agregan esas soluciones al mapa. El equipo también busca oportunidades de optimización adicionales que puedan reducir la redundancia o el tiempo y el costo invertidos.

9. Mejora el proceso

Una vez que el equipo termina el análisis del mapa, trabajan en la implementación de las mejoras. Esto puede incluir la actualización de manuales de capacitación, la realización de sesiones de capacitación, la creación de guías de referencia, la actualización de sistemas y el acceso de los participantes al mapa de su proceso. Una vez que los empleados comienzan a utilizar los procesos mejorados, el equipo registra y supervisa el progreso. La creación de un sistema de seguimiento que supervise cómo mejora cada proceso después de la optimización inicial le permite evaluar qué soluciones funcionaron y cuáles podrían necesitar una evaluación adicional.

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