¿Qué es el gasto administrado? (Más ejemplos de análisis de gastos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

El seguimiento de varias métricas puede ayudar a una organización a aprender más sobre sus operaciones y evaluar qué sistemas son beneficiosos y qué procedimientos pueden mejorar. Las empresas pueden realizar un seguimiento de los análisis de gastos y los indicadores clave de rendimiento (KPI) para identificar sus mayores costos e implementar nuevas estrategias para reducirlos. Comprender el valor de medir el gasto administrado puede ayudar a una empresa a decidir si puede beneficiarse del cálculo de esta métrica. En este artículo, revisamos qué es el gasto administrado, discutimos por qué es importante y brindamos una lista de otros análisis de gasto.

¿Qué es el gasto gestionado?

El gasto administrado es un tipo de análisis que las organizaciones pueden rastrear para evaluar los fondos que ganan o pierden como resultado de la adquisición. La adquisición es el proceso de adquirir servicios o bienes, lo que significa que el gasto administrado calcula los costos que una organización invierte para obtener artículos con fines comerciales. Algunas empresas pueden definir el gasto administrado como gasto bajo contrato, aunque puede abarcar cualquier transacción en la que los profesionales involucren compras en la negociación o el abastecimiento de un producto.

¿Por qué es importante el gasto gestionado?

El seguimiento de los gastos gestionados de una organización es importante porque proporciona información sobre los gastos de una empresa, que los profesionales pueden utilizar para reconocer posibles áreas de reducción de costes. Esto puede ayudar a una empresa a mejorar sus procesos y reevaluar su lista de proveedores para reducir el costo de adquisición de bienes y servicios, lo que reduce los costos en general. El cálculo del gasto gestionado puede animar a los profesionales a implementar nuevas prácticas estratégicas, como la consolidación de facturas con proveedores o la introducción de un sistema electrónico de contratación.

¿Cuáles son los tipos de análisis de gastos?

Además del gasto administrado, existen otras métricas que las organizaciones pueden rastrear para evaluar sus costos y gastos. Aquí hay una lista de otros tipos de análisis de gastos:

Gasto directo e indirecto

El gasto directo incluye las compras que están integradas en los productos de una organización, mientras que el gasto indirecto se refiere a las compras que no están incluidas en los productos de una empresa. Ambos valores son funciones de adquisición. El gasto directo se enfoca en los materiales que una organización eventualmente puede vender a los consumidores. Alternativamente, el gasto indirecto incorpora costos como el alquiler o los suministros de oficina que permiten que una empresa funcione y exista.

Por ejemplo, si una empresa utiliza subcontratistas para cumplir con sus obligaciones con sus clientes, los profesionales pueden considerar esto como un gasto directo porque la entrega del producto incluye directamente el costo de un subcontratista. El gasto directo y el gasto indirecto no pueden existir sin el otro, ya que uno permite que una empresa cree y venda productos y el otro permite que el negocio sobreviva.

Gasto total del proveedor

Las empresas pueden calcular el gasto total de los proveedores para comprender cuánto de sus costos totales proviene de los proveedores clave. Una organización puede usar datos de consumo históricos para crear perfiles individuales para cada proveedor. Esto puede ayudar a una empresa a consolidar sus relaciones con los proveedores e identificar cómo obtener el máximo valor de cada minorista preferido. Los profesionales pueden usar un informe de tipo de proveedor para comparar el gasto del proveedor entre dos años diferentes.

Pueden notar varias transacciones más pequeñas con una variedad de proveedores en diferentes unidades comerciales. Cuando las organizaciones agregan estos valores, comúnmente notan un total mayor de lo esperado inicialmente. Esto significa que la organización puede beneficiarse al reducir la cantidad total de proveedores que utilizan. Las personas también pueden utilizar el gasto total del proveedor para identificar las fugas del contrato, que son instancias en las que existe una diferencia entre el valor que una organización espera de un contrato y el valor real luego de la implementación del contrato.

gasto de cola

El gasto de cola, al que algunas organizaciones se refieren como gasto de cola o gasto deshonesto, generalmente incluye compras que tienen un valor pequeño y ocurren fuera de un contrato con un proveedor. Esto significa que el equipo de adquisiciones de una empresa puede no estar al tanto de estos costos. Esto se debe a que las compras pueden ser demasiado pequeñas o demasiado irregulares para que las considere el equipo de adquisiciones de una empresa. Debido a que las organizaciones comúnmente dejan este valor sin administrar, puede crear oportunidades para la reducción de costos y el ahorro.

Evaluar y reducir el gasto final también puede aumentar el retorno de la inversión (ROI) de una corporación. Para evaluar este valor comúnmente desapercibido, los profesionales pueden implementar una nueva estrategia de flujo de trabajo que integre estas pequeñas compras en el proceso de adquisición. Esto puede aumentar la visibilidad entre el equipo de adquisiciones y potencialmente aumentar la eficiencia del proceso y reducir el riesgo dentro de la cadena de suministro.

Suministros estratégicos

Los proveedores estratégicos incluyen una combinación de proveedores de una organización que entregan productos y servicios a sus clientes y aquellos que representan el costo más alto para la empresa. Comprender las compras totales de una empresa frente a su número total de proveedores puede ayudar a los profesionales a elegir proveedores globales estratégicos que les brinden los descuentos más importantes y minimicen sus costos generales.

Es importante que los líderes empresariales consideren los objetivos generales de la empresa al seleccionar proveedores de alto gasto para garantizar que se alineen con los objetivos de la organización. Si una organización no puede revisar a todos sus proveedores, aún puede beneficiarse de evaluar a aquellos que proporcionan el 80% de sus compras. Luego, los profesionales pueden calcular el riesgo del proveedor para estos minoristas y evaluar a los proveedores más importantes para cada unidad comercial.

Gasto influenciable

El gasto influenciable incluye los costos que un equipo de compras puede cambiar potencialmente. Pueden negociar por un precio diferente, alterar la demanda o seleccionar proveedores alternativos para minimizar costos o reducir el número total de vendedores. Esto puede variar entre el liderazgo y las organizaciones, y modificar estos costos puede ser una decisión de toda la empresa.

El equipo de compras puede hacer cumplir las políticas y los procesos de compras o supervisar el proceso de abastecimiento, lo que implica elegir, investigar y administrar proveedores para proporcionar insumos para un negocio. Los profesionales pueden calcular esta métrica solo si una organización tiene políticas de compra claramente definidas para que el equipo de compras las haga cumplir.

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