¿Qué es el control de ventas? (Con procedimientos, métodos y consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 2 de abril de 2022

Muchas empresas tienen un sistema de rendición de cuentas que mantiene a los empleados al tanto de las responsabilidades y expectativas de su puesto, especialmente las organizaciones involucradas en negocios y ventas. El control de ventas es una parte importante del funcionamiento de un negocio, ya que ayuda a los gerentes y empleados a cumplir con sus responsabilidades y objetivos para promover el éxito de la organización. Si está interesado en seguir una carrera en negocios o ventas, aprender sobre el control de ventas puede ayudarlo a completar sus deberes laborales de manera más efectiva.

En este artículo, discutimos qué es el control de ventas, por qué es una parte importante de administrar un negocio y cómo controlar las ventas, luego enumeramos algunos métodos comunes de control de ventas y brindamos consejos útiles.

¿Qué es el control de ventas?

El control de ventas se refiere a las operaciones a las que se someten los gerentes para realizar un seguimiento y hacer predicciones sobre las ventas y el desempeño de su empresa. Los gerentes ejercen el control de ventas cuando analizan procesos de ventas pasados, revisan políticas y estrategias destinadas a aumentar las ventas, crean y optimizan planes de ventas y presupuestos y establecen sistemas de información de ventas. Un sistema de información de ventas brinda a los empleados información importante sobre el pasado, el presente y el futuro de las ventas de una empresa, que el gerente puede usar para crear un sistema de control de ventas, lo que les permite identificar, modificar o mantener más fácilmente las operaciones de ventas dentro de la organización.

El control de ventas puede verse diferente en varias organizaciones, ya que no existe un método singular para hacer cumplir los controles en un departamento de ventas. Es importante que los gerentes logren un equilibrio al desarrollar sus sistemas de control de ventas, ya que los empleados pueden ser más o menos receptivos a diferentes tácticas. Por ejemplo, un sistema que requiere informes, reuniones y autoevaluaciones constantes puede volverse tedioso para los empleados y hacer que estén menos motivados en su trabajo. Por el contrario, poca o ninguna orientación o apoyo por parte de la gerencia puede ser igual o incluso más perjudicial, razón por la cual un sistema de control de ventas razonable es una opción óptima.

¿Por qué es importante el control de ventas?

El control de ventas es un concepto importante porque permite que las empresas trabajen de manera eficiente mientras se aseguran de que siempre se mantengan dentro de sus posibilidades financieras. Los sistemas de control de ventas facilitan que los gerentes realicen un seguimiento de las ventas y el progreso, especialmente si implican algún tipo de informe regular o seguimiento del trabajo de los empleados. Para que las empresas alcancen sus objetivos de ventas mensuales, trimestrales o anuales, es crucial que los empleados trabajen bajo un sistema de responsabilidad racionalizado, fácil de seguir y razonable que los motive a mantenerse productivos y lograr el éxito en las ventas. El control de ventas también fomenta la transparencia total dentro de las corporaciones.

Cuando los empleados tienen el requisito de entregar toda su información de ventas a la gerencia, hay menos posibilidades de errores, ya sean intencionales o no, que la empresa podría tener que dedicar tiempo y fondos a corregir. Los sistemas de control de ventas a menudo enfatizan el papel del consumidor, que también puede contribuir al éxito de una empresa. Al alentar a los representantes a poner las necesidades del cliente en primer lugar, están construyendo una reputación para la empresa que prioriza al cliente sobre la corporación, lo que puede tener impactos positivos duraderos en los ingresos de la empresa y en su posición en la industria.

como controlar las ventas

El control de ventas puede verse diferente en todas las industrias, pero las bases de todos los sistemas de control de ventas son las mismas. Aquí hay cinco pasos que puede seguir cuando intente implementar un sistema de control de ventas en la estructura interna de una empresa:

1. Reúnete con ejecutivos

El primer paso al integrar el control de ventas en un negocio es reunirse con ejecutivos corporativos para asegurarse de considerar sus objetivos y visión al crear su sistema. Si tiene un puesto gerencial, considere comunicarse con algunos de sus superiores y presentarles sus ideas preliminares de control de ventas. Pregúnteles qué quieren que logre la empresa en un futuro razonable y cómo creen que los empleados pueden lograr esos objetivos. Reunirse con ejecutivos es una forma de asegurarse de que sus superiores estén de acuerdo con la metodología de control de ventas.

2. Obtenga comentarios de los empleados

El siguiente paso es recopilar comentarios de los empleados sobre un posible sistema de control de ventas. Considere la posibilidad de crear una encuesta o cuestionario en línea donde los empleados puedan expresar sus opiniones y actitudes acerca de que dicho sistema sea parte de sus operaciones laborales diarias. Estos son algunos ejemplos de preguntas que puede hacerles a los empleados para obtener una mejor comprensión de sus sentimientos hacia un sistema de control de ventas y los estándares que incluiría:

  • ¿Cuál cree que es un número de ventas razonable para una semana/mes/trimestre/año promedio?

  • ¿Cómo puede la gerencia alentarlo mejor para tener éxito en las ventas?

  • ¿Cree que los comentarios de los clientes son una medida precisa de sus habilidades de servicio al cliente?

  • En una escala del uno al 10, ¿cuánto apreciaría un sistema de recompensas para las personas con las ventas más altas?

  • ¿Considera que las reuniones individuales con la gerencia son beneficiosas?

3. Establecer objetivos de rendimiento

Una vez que haya adquirido la retroalimentación de los representantes de ventas, el próximo paso al desarrollar un sistema de control de ventas es establecer metas de desempeño para los empleados. Al crear objetivos de desempeño, intente considerar los comentarios de los ejecutivos y los vendedores de la empresa para asegurarse de que la mayoría de las personas se sientan satisfechas con el nuevo sistema. Establezca objetivos que sean razonables pero que proporcionen un desafío adecuado para su departamento de ventas, motivándolos a cumplir y superar sus objetivos iniciales. Al crear objetivos, es importante que pueda medir y comparar con precisión el rendimiento en términos de productividad, eficiencia, ventas y servicio al cliente.

4. Crear pautas de evaluación

Una vez que haya establecido sus estándares de desempeño, el siguiente paso es crear un conjunto de pautas de evaluación que puede usar al medir el desempeño de los empleados. Al crear un sistema de control de ventas, es importante que tenga un conjunto de estándares para comparar el desempeño de los empleados. Cree un cronograma que describa específicamente cuándo los empleados deben cumplir objetivos específicos o cuándo la gerencia planea evaluarlos. Esto genera un sistema de evaluación más confiable y transparente donde los empleados se sienten preparados y en control de su desempeño.

5. Supervisar el rendimiento

El último paso al integrar un sistema de control de ventas en un negocio es utilizar las pautas y la estructura del sistema para monitorear el desempeño de los empleados y contribuir positivamente a los ingresos de la empresa. El objetivo del control de ventas es, por supuesto, mejorar el éxito financiero de una organización y mantenerlos encaminados para cumplir con sus objetivos de ventas e ingresos. Utilice el sistema de control de ventas para motivar a los empleados a trabajar más duro y de manera más eficiente ofreciendo incentivos, como premios, descuentos, bonificaciones o tiempo libre. Informe a la empresa con frecuencia para mantenerlos actualizados sobre el progreso del sistema.

Métodos para controlar las ventas.

Estos son algunos de los métodos principales que usan los gerentes para controlar las ventas dentro de una empresa:

Asignar cuotas de ventas individuales

Un método común de control de ventas es asignar cuotas de ventas individuales a todos los miembros del departamento de ventas. Esto permite que los gerentes tengan en cuenta circunstancias, como la experiencia y la antigüedad, al decidir un objetivo de ventas para cada empleado. Por ejemplo, lo más probable es que un representante de ventas de nivel de entrada para una marca de tecnología no tenga la misma cantidad de ventas en una semana que un vendedor de nivel superior en la misma empresa. La gerencia puede ajustar las cuotas de ventas individuales a lo largo del tiempo, lo que permite a los empleados mejorar y aumentar su cantidad de trabajo.

Reunirse con el departamento de ventas regularmente

Otro método común de control de ventas es reunirse con los empleados periódicamente para discutir sus preguntas e inquietudes con la empresa y sus puestos. Esto permite que los gerentes obtengan una descripción detallada y en primera persona de cómo se siente el departamento de ventas en términos de apoyo corporativo, estándares de la industria y dinámica del lugar de trabajo. La gerencia también puede beneficiarse de reunirse regularmente con el departamento de ventas para comprender mejor quiénes son sus empleados y qué los motiva a tener éxito. Pueden usar estos conocimientos al planificar futuras tácticas o incentivos de control de ventas.

Realizar observaciones consistentemente

Las observaciones también pueden proporcionar a la gerencia información útil sobre cuán efectivo es o no su sistema de control de ventas. Los miembros de la gerencia pueden dedicar horas o días específicos a observar a los empleados mientras hablan con los clientes e interactúan entre ellos. Hay muchas conclusiones a las que la gerencia puede llegar al observar a sus representantes de ventas en el trabajo. Pueden determinar el nivel de ética de trabajo, eficiencia, moral y cultura general de la empresa dentro de ese departamento específico y utilizar estos conocimientos al desarrollar métodos de control de ventas en el futuro.

Asignar territorios de ventas

Otra forma de promover el control de ventas es asignar territorios de ventas a los empleados. Un territorio de ventas es una ubicación designada donde un vendedor puede encontrar y hacer tratos con clientes, pero otros con diferentes territorios no pueden penetrar en el mercado de esa ubicación específica. Al asignar diferentes territorios de ventas, los gerentes pueden disminuir la competencia entre colegas y enfocarse en nuevas áreas donde quizás no tengan tanta competencia, abriendo nuevos mercados para que la empresa genere ingresos. Por ejemplo, es más fácil tener éxito cuando solo cinco vendedores centrarse en un área metropolitana en lugar de que todo el equipo trabaje donde quiera.

Consejos de control de ventas

Estos son algunos consejos que puede seguir para ayudar a integrar el control de ventas en su propio entorno de trabajo:

  • Manténgase en contacto con empleados y ejecutivos por igual para asegurarse de que todos los que participan en el proceso de ventas se sientan satisfechos y tengan la motivación para sobresalir en sus puestos.

  • Brinde a los empleados espacio y libertad para trabajar sin sentir constantemente que la gerencia los está observando.

  • Incorpore incentivos en su sistema de control de ventas para alentar a los empleados a superar sus objetivos y recibir recompensas por su arduo trabajo.

  • Sea claro al definir los estándares de desempeño para que todos entiendan exactamente lo que se espera de ellos en su rol de trabajo.

  • Fomente un entorno en el que los empleados se sientan cómodos al acercarse a la gerencia con sus preguntas e inquietudes para que la empresa funcione de la mejor manera posible.

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