Proceso Phase-Gate: Definición, Elementos, Beneficios y Consejos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

El proceso Phase-Gate proporciona a las empresas un método eficaz para desarrollar un nuevo producto o servicio y llevarlo al mercado. Los métodos de puerta de fase ayudan a guiar sus decisiones en puntos cruciales del proceso de desarrollo. La implementación de métodos de puerta de fase puede hacer que su operación de producción sea más eficiente. En este artículo, discutimos qué es el proceso Phase-Gate, las fases que involucra, los beneficios de usarlo y consejos sobre cómo implementarlo con éxito.

¿Qué es el proceso de puerta de fase?

El proceso de puerta de fase es un enfoque de producción que utiliza una serie de pasos, llamados fases, separados por decisiones de progresión, llamadas puertas. El proceso de puerta de fase proporciona una estructura formal para el progreso de un producto desde la ideación hasta la comercialización. Durante cada fase, un director de proyecto revisa el trabajo realizado según los siguientes criterios:

  • Calidad de ejecución: Esto significa que el trabajo realizado cumple con los estándares de la empresa y produce resultados de calidad suficientemente alta.

  • Justificación comercial: esto significa que el trabajo completado se alinea con un objetivo comercial y tiene un propósito profesional.

  • Plan de acción: los profesionales se aseguran de que el trabajo proporcione un camino factible para completar las etapas posteriores del plan, incluida la disponibilidad de recursos y personal.

Utilizando los criterios anteriores, un director de proyecto decide cómo proceder con el proceso. El director del proyecto puede asignar una de cuatro acciones al proyecto:

  • Ir: Esto indica que el proyecto está progresando de acuerdo con los objetivos y el personal puede pasar a la siguiente fase.

  • Matar: los gerentes asignan esta acción cuando el proyecto no cumple con las expectativas por uno o más motivos en un grado que el gerente considera irreparable, cancelando el proyecto y reasignando personal a un nuevo proyecto.

  • Suspender: este comando de acción significa que el proyecto tiene potencial, pero otros proyectos tienen mayor prioridad, por lo que el administrador del proyecto lo detiene temporalmente.

  • Reciclar: los gerentes asignan esta acción cuando el proyecto no está listo para progresar, sin embargo, puede borrarse con ajustes, por lo que el gerente del proyecto ordena al personal que continúe trabajando en la fase actual para resolver problemas.

¿Cuáles son los elementos en el proceso de puerta de fase?

El proceso de puerta de fase proporciona una progresión natural a través de los elementos del diseño de un nuevo producto. El proceso consta de estas fases elementales:

1. Ideación

La fase de ideación permite a una empresa identificar áreas de interés para el desarrollo de productos. Una empresa puede decidir enfocarse en una necesidad existente dentro del mercado e idear formas de satisfacer esa necesidad de manera más efectiva que su competencia o puede usar esta fase para identificar una nueva necesidad o enfoque que otros no han implementado, creando un nuevo mercado.

Durante la ideación, los miembros del equipo del proyecto pueden estar en contacto con una amplia gama de personas, incluidos otros departamentos dentro de una empresa, personal senior, clientes, proveedores y representantes de grupos demográficos objetivo. Esto proporciona una amplia comprensión del proyecto para ayudar al equipo a crear una idea efectiva o múltiples ideas para elegir.

2. Alcance

La fase de alcance proporciona una evaluación más completa de la viabilidad del producto al examinar el mercado y los competidores dentro del campo. Los empleados evalúan las fortalezas y debilidades relativas de la idea propuesta, así como los riesgos asociados con el proyecto.

Esta fase también incluye decidir sobre el alcance del proyecto. Esto abarca lo que la empresa espera lograr con el producto, como las ventas o los objetivos funcionales, así como cualquier otra consideración de alcance crítico, como el presupuesto y los plazos. Al verificar el alcance en el punto de entrada, es probable que un gerente de proyecto se concentre en la viabilidad de estos objetivos para garantizar que tenga un alcance viable.

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3. Planificación

A menudo, una de las fases más intensivas en mano de obra de un proceso de desarrollo, la fase de planificación consiste en crear un plan práctico para el desarrollo y la comercialización de un producto. Dentro de la fase de planificación, una empresa puede pasar por varias subfases. En primer lugar, el equipo del proyecto se centra en realizar más investigaciones sobre el mercado en el que se lanza el producto. Esto puede incluir realizar encuestas a clientes potenciales, analizar la competencia existente y evaluar las tendencias de marketing dentro del campo.

Con esta información, un gerente de proyecto y su equipo crean un documento de caso de negocios que describe qué es el producto y por qué lo están desarrollando. Este documento incluye información clave, incluido un análisis de la viabilidad del producto propuesto, preocupaciones legales y reglamentarias y consideraciones de salud y seguridad. Después de completar un documento de caso de negocios, el equipo de producción crea el plan para el desarrollo del producto. Un plan detallado puede brindar claridad al personal al delinear claramente las expectativas y las políticas. Una vez completado, el personal realiza una evaluación de viabilidad final del plan antes de avanzar a la siguiente puerta.

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4. Desarrollo

La fase de desarrollo es donde usted y su personal ejecutan su plan y comienzan la producción de su producto. Además de crear los productos físicos, esta fase también es cuando una empresa desarrolla el plan de marketing para el producto. Esto le permite a su personal preparar los materiales de marketing para después del lanzamiento del producto y también crear iniciativas para aumentar el interés en el producto antes de su lanzamiento formal, como campañas promocionales.

5. Pruebas y validación

Las pruebas proporcionan la confirmación de que su producto y sus planes de marketing funcionan según lo previsto y vienen en muchas partes a lo largo del desarrollo. El primer paso en el proceso de prueba es la prueba interna, con el personal y los desarrolladores verificando la funcionalidad del producto. Esto puede incluir tanto la prueba de componentes individuales durante el desarrollo como la función general del producto después de completar los prototipos finales.

Una vez que está lo suficientemente satisfecha con el producto como para presentarlo a los consumidores, una empresa puede comenzar las pruebas de campo, también conocidas como pruebas beta. Durante este paso, puede analizar cómo los clientes usan el producto y responder a los comentarios. De manera similar, los grupos focales permiten probar campañas de marketing para medir la efectividad de los anuncios propuestos. Esto le permite realizar cualquier cambio, si es necesario, para optimizar la implementación del producto.

6. Lanzamiento de producto

Después de realizar los cambios finales en respuesta a las pruebas y la validación, puede lanzar su producto y comenzar a venderlo al público. Durante esta fase, tanto la rama de producción como la de comercialización ejecutan los planes de despliegue. El monitoreo cuidadoso del desempeño durante esta fase es beneficioso y puede permitirle hacer ajustes si es necesario en respuesta a áreas donde los resultados del lanzamiento no cumplen con las expectativas de su plan.

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Beneficios del proceso de puerta de fase

El proceso de puerta de fase puede proporcionar muchos beneficios a una empresa cuando se implementa de manera efectiva. Algunas de las razones clave para considerar la producción de compuertas de fase incluyen:

  • Calidad de producción: el sistema de puerta de fase proporciona una serie de controles de calidad durante todo el proceso de producción. Esto puede ayudar a elevar la calidad general del producto final al abordar los problemas de manera temprana y hacer que cada fase sea lo más efectiva posible.

  • Eficiencia del equipo: un sistema de puerta de fase incluye directivas claras para el personal durante cada fase. Esto reduce la incertidumbre para que el personal pase más tiempo contribuyendo con trabajo significativo al proyecto.

  • Equidad en el lugar de trabajo: las verificaciones involucradas en cada fase del proceso de acceso a la fase brindan una forma justa de evaluar los resultados. Esto ayuda a que las mejores ideas reciban la consideración que merecen y puede ayudar a mantener alta la moral de los empleados al recompensar el buen desempeño.

  • Flujo de trabajo enfocado: para producciones que involucran a varios equipos o departamentos, un enfoque de puerta de fase puede mejorar la cohesión al garantizar que cada tarea proporcionada al personal trabaje hacia el mismo objetivo dentro de la fase de desarrollo actual.

Cómo implementar el proceso de puerta de fase

El proceso de puerta de fase puede mejorar la producción en su empresa. A continuación se explica cómo utilizar el desarrollo de puerta de fase:

1. Evaluar metas

Al crear un proceso de puerta de fase para el desarrollo de un nuevo producto, tener objetivos claramente definidos puede ayudarlo a simplificar el proceso. Comprender cuáles son sus objetivos para el producto, así como cuáles son los objetivos para cada fase durante el desarrollo, le permite proporcionar una evaluación precisa en cada puerta. Es importante tanto para los tomadores de decisiones como para el personal que trabaja en el proyecto comprender el objetivo del desarrollo.

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2. Desarrollar preguntas

El proceso de puerta de fase adopta un enfoque estandarizado para evaluar el progreso en cada puerta. Eso significa que al tomar una decisión sobre si avanzar un proyecto a la siguiente fase, hace las mismas preguntas después de la ideación que después de la prueba. Para lograr esto, cree una lista de preguntas generalizadas que se centren en las ideas centrales que se aplican en todas las fases. Algunas preguntas comunes de evaluación incluyen:

  • ¿El proyecto está alineado con los objetivos de la empresa?

  • ¿Proporciona esto un beneficio a los consumidores?

  • ¿Esto sirve a las necesidades más grandes de la empresa?

  • ¿Está esto alineado con nuestra cuota de mercado actual y objetivo?

  • ¿Puede esta escala para satisfacer la demanda cambiante?

  • ¿Cuál es el nivel de riesgo del proyecto?

3. Crea una escala de puntuación

Las preguntas de desarrollo brindan una evaluación objetiva para que alguien que no respondió las preguntas pueda comprender rápidamente las calificaciones. Una forma sencilla de lograr esto es elegir un sistema de calificación numérica, como responder a cada pregunta en una escala del 1 al 10, donde los números más altos representan un resultado más favorable. Esto le permite juzgar la evaluación general de una puerta rápidamente en función de qué tan alto es el puntaje promedio.

4. Aplicar puntuación en las puertas

Cada vez que un proyecto llega al final de una fase, evalúe el progreso con respecto a sus preguntas de calificación. Puede realizar esta evaluación usted mismo o asignar la tarea a un miembro del personal que participó en la finalización de esa fase. Después de examinar los resultados de las preguntas, determine si el proyecto está listo para avanzar, requiere más trabajo, debe pausarse temporalmente o cancelarse.

Consejos para aplicar el proceso de puerta de fase

A la hora de aplicar el proceso Phase-Gate en tu empresa, estos consejos pueden ayudarte a mejorar los resultados del desarrollo de tu producto:

  • Proporcione roles claros: cuando el personal entiende su rol, proporciona claridad que puede mejorar la producción general y la calidad del producto final.

  • Busque las opiniones de las partes interesadas: reunirse con el personal senior o las partes interesadas al inicio de un proyecto le permite personalizar los planes para garantizar que los altos ejecutivos estén contentos.

  • Considere la cultura de su lugar de trabajo: cambiar a un nuevo modelo de producción puede representar un cambio radical, por lo que es importante tomarse el tiempo para explicar el valor del enfoque de puerta de fase si se sale de las expectativas laborales anteriores de su personal.

  • Evalúe sus recursos y finanzas: la comprensión realista de las capacidades es esencial en el desarrollo de puertas de fase, así que examine tanto sus recursos disponibles como el presupuesto disponible para complementarlos al iniciar un proyecto.

  • Apoye a su personal: Alentar al personal a lo largo del desarrollo y recompensar el trabajo sólido mantiene la moral alta e incentiva niveles continuos de alto rendimiento.

  • Facilite una comunicación clara: para proyectos que involucren a varios equipos o departamentos, fomentar la comunicación y proporcionar líneas de comunicación útiles mantiene al personal trabajando de forma cohesionada.

  • Supervise los resultados a lo largo de la producción: el proceso de puerta de fase ofrece múltiples oportunidades para ajustar el desarrollo, y la evaluación del rendimiento a lo largo del proceso le permite realizar cambios para mejorar el proceso y producir mejores resultados.

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