Preguntas y respuestas: ¿Qué es una RFP?

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 24 de noviembre de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 24 de noviembre de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

Comprender cómo dar formato a una solicitud de propuesta, o RFP, lo ayudará a optimizar el proceso para evaluar ofertas competitivas de múltiples proveedores. En este artículo, definimos RFP y ofrecemos pasos clave para escribir uno con una plantilla y un ejemplo como guía.

¿Qué es una solicitud de propuesta?

Una solicitud de propuesta es un documento que una organización envía a posibles proveedores solicitando una oferta formal por un producto, servicio o solución. La RFP también cumple estas tareas:

  • Establece los parámetros y lineamientos del proyecto.

  • Dicta la estructura para la respuesta del proveedor.

  • Especifica la información requerida del proveedor

Cuando un proveedor recibe una RFP, se entiende que su participación en el proyecto requerirá una presentación detallada y bien investigada. El proceso de selección está cuidadosamente estructurado para la imparcialidad. La RFP proporciona transparencia en el proceso de selección y demuestra al público que la organización que evalúa la RFP está haciendo una selección imparcial.

¿Por qué utilizar una RFP para su negocio?

Si tiene un proyecto complejo que requiere servicios de un proveedor externo, puede optar por enviar una RFP, lo que significa que está abriendo este proyecto a ofertas de varias empresas. En respuesta, recibirá varias soluciones potenciales que puede evaluar en cuanto a asequibilidad, funcionalidad y creatividad.

Tener una variedad de opciones puede garantizar que tome la decisión más rentable y rentable para sus necesidades comerciales particulares. Obtener propuestas de varias empresas también podría ayudarlo a familiarizarse con los servicios de los proveedores en caso de que necesite contratar a alguien más en una fecha posterior.

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Cómo crear una RFP

Cada RFP es única, pero algunas inclusiones estándar se aplicarán a la mayoría de los proyectos. Siga estos pasos para crear una solicitud de propuesta completa:

1. Describa su empresa

Comience con una sección de resumen y antecedentes que especifique lo que hace su empresa y analice brevemente la historia de su empresa. En su caso, incluya información sobre:

  • La fundación de su organización.

  • La ubicación de su sede y sucursales

  • El alcance de sus productos y servicios.

  • Factores diferenciales que hacen que tu negocio sea competitivo

  • Tu público objetivo

Esta información permite a los posibles proveedores conocer su negocio para que puedan adaptar sus propuestas a su nicho.

2. Explicar el proyecto

Detalle el proyecto para el que está solicitando propuestas. Establezca objetivos claros y una fecha límite específica para ayudar a los proveedores a determinar cómo asignarán el tiempo y los recursos para el trabajo. Describa tres objetivos que espera lograr con este proyecto, luego deje que el proveedor desarrolle soluciones creativas para lograrlos.

3. Especifica con quién quieres trabajar

Explique lo que espera de los proveedores que respondan a su RFP. Especificar las herramientas, experiencia y conocimientos que debe tener el vendedor. Detalle los sistemas operativos, los lenguajes informáticos y otras áreas de nicho en las que el proveedor debe tener fluidez.

4. Detalla tus necesidades

El objetivo de su RFP es recopilar ofertas estandarizadas que tengan un formato uniforme para facilitar las comparaciones. Resalte la información que debe recibir en cada oferta para que sus proveedores sigan un proceso estándar mientras preparan sus envíos. Si bien desea permitir la creatividad, puede hacerlo en un formato específico que mantenga la propuesta organizada.

Incluya una lista con viñetas de los detalles que necesita, como un resumen del negocio del proveedor, un párrafo que explique cómo el proveedor se adapta de manera única a su nicho y una selección de proyectos anteriores similares.

5. Explique los criterios de evaluación

Enumere los factores clave que considerará al evaluar proveedores para su proyecto, como el costo de los servicios, la experiencia del proveedor y la creatividad de la solución propuesta.

6. Establezca su fecha límite y requisitos de envío

Indicar claramente la fecha límite para la presentación de propuestas para el proyecto. Incluya los detalles necesarios sobre el proceso de envío para que le resulte más fácil recopilar, organizar y evaluar los envíos. Explique cómo y cuándo su empresa revisará los envíos y asegúrese de que los proveedores comprendan claramente el cronograma.

7. Edite su RFP

Edite la RFP con cuidado para asegurarse de que la información sea clara y no haya redundancias. Completar una propuesta es un proceso que lleva mucho tiempo, y una RFP bien estructurada y sin errores ayudará a garantizar que los proveedores sigan dedicados a terminar sus propuestas. Mantenga su RFP lo más concisa posible mientras incluye toda la información esencial.

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Plantilla RFP

[Project name]

[Company name]
[Company address]

[Name of contact person]
[Phone number for contact person]
[Email address for contact person]

1. Resumen y Antecedentes

[Company name] es un [Description of business] en necesidad de [Summary of the project]. [Company name] fue fundado en [Year]. Nuestro negocio proporciona [Description of products and services] a [Description of customer base]. Tenemos sede en [Location] con oficinas en [Locations].

El propósito de esta solicitud de propuesta es identificar un proveedor de servicios que pueda ofrecer el mejor valor a [Company name] al mismo tiempo que proporciona una solución innovadora para nuestros [Project] necesidades.

2. Descripción del proyecto

El propósito de este proyecto es [Description of the project].

Las presentaciones deben cumplir con los siguientes objetivos:

• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3]

3. Alcance de los Servicios

Los licitadores que presenten propuestas para este proyecto deben cumplir con los siguientes criterios:

• [Criteria 1]
• [Criteria 2]
• [Criteria 3]

4. Directrices de la propuesta

Las propuestas deben incluir la siguiente información.

• [Detail 1]
• [Detail 2]
• [Detail 3]

5. Criterios de evaluación

[Company name] evaluará las propuestas con base en los siguientes criterios, enumerados en orden de importancia.

• [Criteria 1]
• [Criteria 2]
• [Criteria 3]

El cronograma de la RFP es el siguiente:

• [Task]: [Date]
• [Task]: [Date]
• [Task]: [Date]

6. Directrices de envío

Los licitadores deben presentar sus propuestas en [format] a [address] por [deadline].

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Ejemplo de RFP

Proyecto: Diseño de Sitio Web Responsivo

Construcción panadero
397 camino concreto
Bloomington, EN 47406

amanda panadero
555-384-3856
abaker@email.com

1. Resumen y Antecedentes

Baker Construction es una empresa de construcción y remodelación personalizada que necesita un diseño de sitio web receptivo. Baker Construction, fundada en 2000, brinda servicios personalizados de construcción de viviendas a los residentes de todo el sur de Indiana. Tenemos nuestra sede en Bloomington y servimos a todas las áreas circundantes, incluidos los condados de Monroe, Morgan, Johnson, Brown, Bartholomew y Shelby.

El propósito de esta solicitud de propuesta es identificar un proveedor de servicios que pueda ofrecer el mejor valor a Baker Construction al tiempo que proporciona una solución innovadora para las necesidades de diseño de nuestro sitio web.

2. Descripción del proyecto

El propósito de este proyecto es crear un sitio web receptivo que permita a los clientes potenciales generar un plano virtual completo y una imagen en 3D para su proyecto deseado. Estamos interesados ​​en brindar a nuestros clientes una herramienta poderosa que les permita experimentar con diferentes materiales, acabados, accesorios y otras opciones antes de contactarnos para un presupuesto en el sitio.

Las presentaciones deben cumplir con los siguientes objetivos:

• Proporcionar herramientas interactivas en línea
• Genera estimaciones aproximadas
• Ofrezca funcionalidad en computadoras de escritorio, teléfonos inteligentes y tabletas

3. Alcance de los Servicios

Los licitadores que presenten propuestas para este proyecto deben cumplir con los siguientes criterios:

• Mínimo de cinco años de experiencia en diseño de sitios web
• Capacidad para proporcionar soporte continuo para mantenimiento y actualizaciones
• Capaz de suministrar tres muestras de proyectos anteriores similares con referencias

4. Directrices de la propuesta

Las propuestas deben incluir la siguiente información:

• Una estructura alámbrica para el diseño básico del sitio
• Una lista de características y funciones que estarán disponibles para el usuario final
• Un cronograma para el desarrollo del sitio con una fecha de finalización a más tardar el 30 de octubre.

5. Criterios de evaluación

Baker Construction evaluará las propuestas con base en los siguientes criterios, enumerados en orden de importancia:

• Costo
• Creatividad
• Cronología

El cronograma de la RFP es el siguiente:

• Distribución de RFP: 14 de abril
• Fecha límite para preguntas: 20 de abril
• Respuestas a preguntas: 1 de mayo
• Envío de RFP: 15 de mayo
• Notificación de proveedores preseleccionados: 1 de junio
• Presentaciones de proveedores: 15 de junio
• Selección de proveedores: 1 de julio

6. Directrices de envío

Los postores deben enviar propuestas en formato PDF a abaker@email.com antes del 15 de mayo. Incluya “Propuesta de sitio web: Baker Construction” en la línea de asunto e incluya el nombre de su empresa e información de contacto en el cuerpo del mensaje.

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