Preguntas y respuestas: ¿Por qué es tan importante la gestión de archivos? Beneficios adicionales

Por el equipo editorial de Indeed

12 de julio de 2021

Hay muchos métodos que una empresa puede utilizar para mejorar su organización y eficiencia. Uno de estos métodos es la gestión de archivos, que permite a una empresa almacenar sus archivos de forma organizada y garantizar la organización y la productividad. Si cree que usted o su empresa se beneficiarían de una organización adicional, podría considerar implementar un sistema de administración de archivos para almacenar y organizar sus documentos. En este artículo, analizamos qué es la administración de archivos, por qué es importante, sus beneficios y los componentes clave de una administración de archivos eficaz.

¿Qué es la gestión de archivos?

La gestión de archivos es el proceso de nombrar, almacenar y organizar archivos en un sistema o programa que facilita la localización de documentos. La mayoría de las empresas utilizan una forma digital de gestión de archivos, pero la gestión de archivos físicos sigue siendo beneficiosa para ciertas empresas. Organizar archivos digitalmente es útil porque muchos sistemas ofrecen la opción de organizar archivos por usted, lo que facilita y agiliza el almacenamiento y la localización de documentos. La gestión de archivos digitales también es útil porque usted y sus empleados pueden acceder a los archivos en casi cualquier dispositivo, independientemente de la hora o el lugar, lo que es especialmente valioso para los trabajadores remotos.

Las empresas suelen organizar sus archivos en un sistema jerárquico, lo que significa que utilizan carpetas secundarias o subcarpetas para una mayor organización. Dentro de su carpeta principal, puede tener varias subcarpetas que contienen diferentes categorías de documentos. Por ejemplo, puede tener una carpeta principal para impuestos y subcarpetas para impuestos en un año específico y otros formularios de impuestos específicos.

¿Por qué es importante la gestión de archivos?

Hay muchas razones por las que es importante que una empresa utilice un sistema de gestión de archivos eficaz, entre ellas:

Organización mejorada

Independientemente del tamaño de una empresa, la mayoría de las organizaciones tienen mucha información para almacenar, incluida información financiera, de inventario, de productos y de empleados. La gestión de archivos puede ayudar a almacenar, recuperar y compartir información dentro de una organización. Por ejemplo, una empresa puede almacenar muchos archivos en una carpeta, lo que reduce la cantidad de desorden dentro de un sistema de almacenamiento digital.

Ubicación centralizada de documentos

Tener todos los documentos de su empresa en una ubicación centralizada puede simplificar el proceso de recuperación de documentos. En lugar de examinar cientos de archivos, un empleado puede buscar un nombre de carpeta y encontrar fácilmente el documento deseado. Esto simplifica la organización de documentos en lugar de almacenar documentos en múltiples ubicaciones, como hilos de correo electrónico, computadoras personales o unidades flash.

Eficiencia incrementada

La gestión del tiempo y la eficiencia son componentes esenciales de la productividad de una empresa. La gestión de archivos aumenta la eficiencia al reducir el tiempo que los empleados necesitan para encontrar documentos. También reduce el tiempo dedicado a recrear archivos si un empleado no puede encontrar un documento original. Aunque volver a escribir un documento solo puede tomar unos minutos en algunos casos, esta pérdida de tiempo puede volverse problemática si se repite varias veces en un día laboral. La gestión de archivos garantiza que los empleados puedan seguir siendo productivos y evitar la repetición de tareas.

Comunicación mejorada

Muchos programas de administración de archivos incluyen útiles herramientas de comunicación, como cuadros de chat, sistemas de etiquetado y la capacidad de comentar documentos. Esto es importante porque los empleados pueden hacerse preguntas sobre ciertos documentos o comentar errores dentro de un documento. A través de estas herramientas, los empleados generalmente pueden editar documentos de forma colaborativa y, por lo tanto, comprender por qué un miembro del equipo realizó un determinado cambio o sugerencia.

Errores de archivo reducidos

La administración de archivos puede reducir la cantidad de errores de archivo que experimenta su equipo. Si una empresa almacena sus documentos físicamente, es necesario un sistema de archivo organizado para evitar documentos extraviados. El extravío de documentos también puede ocurrir digitalmente, especialmente si un empleado nombra u organiza los archivos de manera incorrecta. Un sistema de gestión de archivos reduce los errores al ofrecer claridad y orientación al buscar archivos.

acceso controlado

El acceso a la información es importante porque garantiza que los empleados puedan acceder a los documentos necesarios para realizar sus tareas. El acceso a la información también ayuda a las empresas a controlar qué personas tienen la capacidad de ver datos confidenciales. Muchos sistemas de administración de archivos digitales tienen bloqueos o controles que otorgan acceso únicamente a los empleados que necesitan ciertos documentos para trabajar. Si necesitan acceso a un determinado documento que no pueden acceder, pueden pedirles a sus gerentes que les concedan el acceso adecuado.

Beneficios de la gestión de archivos

Estos son algunos de los beneficios que un sistema eficaz de gestión de archivos puede ofrecer a las empresas:

Procesos estandarizados

Los procesos estandarizados son beneficiosos para una empresa porque pueden reducir los errores y aumentar la productividad. La gestión de archivos puede ayudar a estandarizar los procesos de una empresa al garantizar que todos sepan cómo almacenar y recuperar documentos de la misma manera.

Correos electrónicos reducidos

Muchas empresas utilizan el correo electrónico para comunicarse, lo que puede generar una gran cantidad de mensajes que saturan las bandejas de entrada de los empleados. Tener un sistema de administración de archivos efectivo puede reducir la cantidad de correos electrónicos enviados porque los empleados tienen acceso a los mismos documentos y saben cómo recuperar los documentos que necesitan.

Mayor rendición de cuentas

Las empresas también pueden aumentar la responsabilidad a través de una gestión de archivos eficaz. Por ejemplo, si un empleado comete un error en un proyecto, su gerente puede ayudarlo a identificar qué salió mal al ver juntos los documentos relevantes. Esto puede ayudar a los empleados a aprender de los errores y mejorar su desempeño en el futuro.

Seguridad mejorada

Los archivos extraviados pueden generar problemas de seguridad para las empresas, especialmente si un empleado almacena accidentalmente un documento importante en un foro público. La administración de archivos puede ayudar a aumentar la seguridad mediante la creación de carpetas en las que los empleados pueden almacenar documentos fácilmente. Si un empleado sabe exactamente dónde colocar los archivos, puede reducir las posibilidades de que los coloque en una carpeta incorrecta.

Componentes de una gestión eficaz de archivos

La gestión de archivos puede ayudar a una empresa a aumentar su organización, pero para lograrlo, es importante que los empleados conozcan los componentes de un sistema de gestión de archivos eficaz. Algunos componentes de una gestión de archivos eficaz pueden incluir:

Consistencia

Cuando crea u organiza su programa de administración de archivos, es importante ser coherente con las ubicaciones en las que coloca sus documentos. Esto implica crear un sistema para su metodología de gestión de archivos y ser coherente con ella. Por ejemplo, si crea una carpeta para las finanzas de su empresa y la titula “finanzas”, pero luego crea una carpeta similar y la etiqueta como “presupuesto”, eso puede causar confusión entre los empleados, especialmente si coloca archivos específicos en el primer lugar. carpeta y otros en la segunda.

Número de carpetas

Un componente importante de la administración de archivos es comprender la cantidad adecuada de carpetas que usted y su empresa necesitan. Si tiene muy pocas carpetas, es posible que sus empleados tengan que clasificar muchos documentos dentro de las pocas carpetas que tiene. Si tiene demasiadas carpetas, sus empleados pueden buscar en varias carpetas para encontrar el archivo que buscan. Por lo tanto, es importante que su sistema de administración de archivos tenga suficientes carpetas para abarcar sus documentos y subcarpetas claramente etiquetadas que guíen naturalmente a un empleado que intente encontrar un archivo.

Nombres precisos de archivos y carpetas

La gestión eficaz de archivos a menudo implica nombres precisos de archivos y carpetas. Por ejemplo, si su empresa planea publicar el primer documento de comunicado de prensa este año, puede ser beneficioso etiquetarlo como “Comunicado de prensa n.° 1 2021” bajo el nombre de la carpeta “Comunicados de prensa”. Si tiene claras sus prácticas de etiquetado, sus empleados pueden ser más eficientes y productivos mientras completan sus tareas.

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