Preguntas frecuentes: ¿Qué son las cuentas de reconciliación?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Para garantizar la salud fiscal de su empresa, los dueños de negocios suelen utilizar la conciliación de cuentas para realizar un seguimiento de las entradas y salidas de dinero y organizar su información financiera. Sin embargo, cualquier persona que necesite realizar un seguimiento de sus depósitos y retiros financieros puede usar las cuentas de reconciliación para comparar dos registros y garantizar que sean precisos y completos. En este artículo, discutimos la definición de cuentas de reconciliación y respondemos algunas preguntas frecuentes sobre el concepto.

¿Qué son las cuentas de reconciliación?

Las cuentas de conciliación son las dos cuentas financieras involucradas en el proceso de conciliación de cuentas. En este proceso, el propietario de una empresa o un contador compara los registros financieros internos de su negocio, generalmente de su libro mayor, con registros externos de entidades de terceros como bancos y compañías de tarjetas de crédito. Revisan los depósitos y retiros para asegurarse de que la información y los saldos de ambas cuentas coincidan. Al hacer esto, los dueños de negocios pueden verificar que sus registros financieros sean precisos y completos, y saber cuánto dinero tienen.

Si bien una persona que realiza la conciliación de cuentas puede esperar algunas diferencias entre los registros internos y externos debido a cosas como retrasos en los tiempos de depósito y cheques pendientes, si encuentra una diferencia sin explicación, puede ser una señal de error o fraude. Al identificar las discrepancias entre las cuentas, los dueños de negocios a menudo pueden encontrar la causa y corregirlas. Es posible que deban alertar a otra institución del problema, solicitar el dinero que se les debe y corregir sus libros de registro. Al realizar la conciliación, el propietario de un negocio explica todo lo que encontró en un estado de conciliación de cuenta.

¿Cuál es la diferencia entre la conciliación personal y empresarial?

Si bien muchos dueños de negocios realizan conciliaciones regulares de cuentas para asegurarse de tener una buena comprensión de sus finanzas y poder preparar sus registros para posibles auditorías, las personas también pueden usar el proceso de conciliación para revisar sus finanzas personales. Estas son las principales diferencias entre la reconciliación personal y la reconciliación comercial:

reconciliación personal

Con la conciliación personal, una persona compara sus registros financieros personales, como recibos, con declaraciones de fuentes externas como bancos, compañías de tarjetas de crédito y otras instituciones financieras, para asegurarse de que están de acuerdo. De esta manera, pueden confirmar que las cantidades correctas de dinero entran y salen de sus cuentas. Al realizar la conciliación, las personas pueden determinar si las instituciones financieras han cometido errores en sus cuentas, si los proveedores les han cobrado de más y si ha habido retiros de dinero fraudulentos. También pueden tener una idea general de sus hábitos de gasto.

Aquí hay algunas transacciones de finanzas personales que una persona puede querer revisar para asegurarse de que sean precisas:

  • Renta del apartamento

  • Pagos de hipoteca

  • Préstamos para automóviles

  • Suscripciones

  • Comestibles

  • Ropa

  • Comidas en restaurante

Conciliación empresarial

Los dueños de negocios generalmente tienen una situación financiera diferente y más compleja para su negocio que la gente para sus finanzas personales. En la conciliación comercial, los dueños de negocios comparan sus registros financieros internos, sus libros o el libro mayor con los estados externos de los bancos y otras instituciones financieras para asegurarse de que estén de acuerdo. A menudo usan software de contabilidad o un contador para hacer esto, lo que puede hacer que el proceso sea más fácil y rápido.

Al realizar la conciliación, los dueños de negocios pueden verificar que cada uno de sus registros de transacciones sea correcto y ajustar las entradas del diario si es necesario. También pueden confirmar la exactitud de sus documentos financieros, como declaraciones de ingresos, balances y estados de flujo de caja. Los objetivos principales del propietario de una empresa en la conciliación de cuentas suelen ser garantizar que sus cuentas financieras estén libres de errores, verificar si hay fraude y preparar sus registros para los auditores.

Aquí hay algunas transacciones financieras que el propietario de un negocio puede querer revisar para asegurarse de que sean precisas:

  • Pagos en el arrendamiento de un espacio comercial

  • Pagos de clientes

  • Gasto en suministros e inventario

  • cheques de empleados

¿Cuáles son los beneficios de la conciliación de cuentas?

El proceso de conciliación de cuentas ayuda a empresas y personas a detectar errores y casos de fraude en sus cuentas. Algunas diferencias entre cuentas pueden deberse a retrasos en el tiempo, como cheques pendientes y pagos retrasados. También pueden deberse a tarifas bancarias, como la impresión de cheques y los cargos por servicio de cajero automático. Sin embargo, es beneficioso realizar la conciliación de la cuenta para detectar los siguientes problemas:

  • Sobregiros en cuentas de efectivo

  • Sobrecargos en transacciones

  • Casos de fraude en transacciones con tarjetas de crédito

  • casos de robo

  • Errores en el registro de ingresos y gastos

  • Gastos inadecuados como malversación de fondos

La conciliación de cuentas afecta el éxito de un negocio, ya que les permite a los dueños de negocios confirmar que su dinero va a los lugares correctos. También puede ayudar al contador de una empresa a crear estados financieros detallados para la empresa, que informan el rendimiento financiero general de una empresa a las partes interesadas. Por ejemplo, los balances reflejan el dinero gastado en un negocio y los activos comprados con ese dinero. A veces es un requisito que las empresas concilien sus cuentas para evitar sanciones de los auditores. Al identificar errores en la conciliación de cuentas, las empresas pueden informarlos de manera oportuna y ahorrar dinero.

¿Cómo concilio mis cuentas?

Estos son algunos pasos para conciliar sus cuentas:

1. Compara las cuentas internas con las externas

El primer paso para la conciliación de cuentas es comparar sus registros financieros internos con los externos. Los registros internos pueden significar rastreadores de gastos personales y recibos de compras para el público, pero para las empresas, generalmente significa un libro mayor. Los registros externos pueden ser extractos bancarios, extractos de tarjetas de crédito y cualquier otro registro financiero que hayan proporcionado terceros. Revise cada transacción en los documentos relevantes para asegurarse de que la cantidad que ha gastado sea igual a la cantidad registrada. Puede comparar los valores y anotar las diferencias que encuentre.

2. Encuentra y corrige cualquier discrepancia

Después de comparar las cuentas de reconciliación y observar cualquier discrepancia, puede encontrar las causas de cada diferencia. Espere una cantidad de tiempo adecuada para que ciertas transacciones aparezcan en sus extractos bancarios. Por ejemplo, si emitió un cheque en los últimos días del mes, es posible que su banco tarde más tiempo en procesarlo. Por algunas diferencias, es posible que usted, un proveedor o su banco hayan cometido un error. Considere llamar al proveedor o a su banco para verificar un cargo si no está seguro.

3. Considere usar el enfoque analítico

Además del método de revisión de documentación, existe otro método de conciliación de cuentas llamado revisión analítica. En este enfoque, los dueños de negocios usan la actividad de su cuenta anterior para estimar la cantidad en dólares que debería haber en sus cuentas. Puede comparar la cantidad en su cuenta en función de los ingresos proyectados para encontrar posibles errores en su contabilidad.

4. Pruebe el método de contabilidad de doble entrada

Hay otra forma de conciliación de cuentas que involucra el método de contabilidad de doble entrada. La contabilidad de partida doble es el proceso en el que una empresa registra cada transacción que tiene como débito y como crédito en sus registros financieros. Por ejemplo, cuando la empresa realiza una venta, puede registrarla como un débito en la cuenta por cobrar y un crédito en la cuenta de ingresos por ventas. Los créditos y débitos siempre suman cero.

Asegurarse de que los créditos y débitos en sus cuentas se equilibren es una forma de conciliar sus cuentas. Al hacer este tipo de conciliación, las empresas pueden crear un balance y un estado de resultados y evitar errores en su contabilidad. Es importante que una empresa mantenga registros detallados de cada transacción que ocurra para que puedan crear informes de conciliación y otros documentos financieros críticos.

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