Preguntas frecuentes: ¿Qué son las columnas Kanban y cómo se configuran?

Cuando un equipo de desarrollo de software quiere optimizar y administrar mejor su flujo de trabajo, puede usar columnas Kanban para ayudar a lograr este objetivo. Estas columnas son elementos cruciales de los tableros Kanban, que ayudan a los equipos a alcanzar sus puntos de referencia y completar los objetivos del proyecto antes de la fecha límite designada. Aprender sobre estas columnas y cómo funcionan puede ayudarlo a aprovecharlas al máximo para sus propias iniciativas. En este artículo, discutimos qué son las columnas Kanban y por qué es beneficioso configurarlas, incluida información sobre cómo personalizar, revisar y realizar un seguimiento de sus columnas de principio a fin.

¿Qué es una columna Kanban?

Una columna Kanban es un componente de un tablero Kanban, que actúa como un espacio para que los equipos gestionen todo su proyecto de principio a fin. El tablero sirve como un centro que compila todas las tareas y deberes del proyecto en un marco accesible, lo que garantiza que los miembros del equipo puedan ver todos los aspectos del proyecto siempre que necesiten recuperar información crítica. La columna representa una etapa dentro del flujo de trabajo general. El estilo más simple del tablero Kanban emplea tres columnas, que almacenan responsabilidades y tareas similares, llamadas tarjetas, en su etapa respectiva del proceso. Estas tres columnas representan:

  • Tareas pendientes: la columna “Tareas pendientes” incluye todas las cartas que un equipo debe abordar pero que aún no han comenzado.

  • En progreso: la columna “En progreso” incluye tarjetas en las que el equipo del proyecto está trabajando actualmente y no ha completado.

  • Listo: la columna “Listo” es donde coloca las tareas que el equipo ha completado con éxito.

También puede usar carriles horizontales dentro de las columnas si desea separar distintos tipos de trabajo entre sí, como tareas de hardware versus tareas de software. Para asegurarse de que el tablero Kanban satisfaga las necesidades específicas de su equipo y proyecto, puede incluir tantas columnas como desee para ayudar a organizar mejor su flujo de trabajo con mayor precisión y eficiencia. Los proyectos más grandes y complejos pueden requerir un tablero Kanban más grande con más columnas. Debido a esta personalización, la estructura de un tablero y sus columnas pueden verse diferentes de un equipo a otro.

¿Por qué configurar tus columnas Kanban?

Hay muchas razones beneficiosas para configurar sus columnas Kanban, como:

  • Ayuda a organizar el trabajo: el principal beneficio de configurar sus columnas Kanban es que lo ayudan a organizar mejor su flujo de trabajo. Cuando puede organizar su trabajo de manera más eficiente, se vuelve más fácil administrar todo el proyecto como un todo, asegurando que pueda completar su trabajo con mejor calidad y puntualidad.

  • Ayuda con la priorización: cuando tiene sus columnas configuradas correctamente, puede evaluar qué tareas son más importantes en un momento dado. Dependiendo de cómo vaya el proyecto, puede priorizar mejor sus funciones y asegurarse de que el equipo complete primero el trabajo esencial antes de pasar a la siguiente tarea en la cola.

  • Acceso rápido a la información: debido a que las columnas Kanban son herramientas de visualización bastante simples, facilitan el uso de los miembros del equipo si desean acceder a información crítica rápidamente. Esta accesibilidad garantiza que todos puedan encontrar y revisar los detalles deseados sin confundirse con lo que están revisando.

  • Actualizados con frecuencia: un equipo que usa sus columnas Kanban de manera eficiente probablemente las actualice regularmente. Mantener las columnas actualizadas con el progreso actual de cada tarea mejora el proceso general y permite a los miembros del equipo seguir el flujo de trabajo adecuado sin errores accidentales ni tareas fuera de orden.

  • Fácil de configurar: las columnas Kanban son beneficiosas para los equipos de desarrollo de proyectos porque son fáciles de configurar y modificar continuamente. Esto significa que un equipo puede configurar rápidamente su tablero Kanban y luego usar el tiempo que ahorraron para completar otras tareas y operaciones más importantes.

  • Mejora la utilización de recursos: las columnas Kanban ayudan a simplificar cada proceso y etapa dentro de un proyecto, asegurando que el equipo pueda usar mejor sus recursos y reducir la cantidad que desperdician. Los recursos que un equipo puede optimizar con un uso más eficiente pueden incluir productos básicos como el tiempo, la mano de obra y el presupuesto financiero.

  • Identifica cuellos de botella: los cuellos de botella son puntos de congestión que puede encontrar en el proceso de desarrollo de un proyecto y, por lo general, causan retrasos en el flujo de trabajo. La configuración de sus columnas Kanban puede ayudarlo a determinar dónde están los cuellos de botella y cómo puede abordarlos para poder continuar con el proyecto y cumplir con los plazos.

  • Mejora la resolución de problemas: las columnas Kanban pueden ayudarlo a determinar si hay algún problema en el flujo de trabajo y qué podría estar causándolo. Cuando conoce estos problemas, puede tomar decisiones más informadas sobre cómo resolverlos de manera adecuada y oportuna.

  • Responsabiliza al equipo: dependiendo de cómo configure sus columnas Kanban, puede crear carriles o carriles horizontales en su tablero Kanban, que describen las funciones específicas de cada miembro del equipo. Puede usar este método para revisar el progreso de todos y responsabilizarlos si no están completando su parte del proyecto a tiempo.

  • Incluye función de filtro: puede filtrar su tablero para mostrar tareas y tareas específicas en función de diferentes aspectos del proyecto, como dónde se encuentra la tarea en el proceso y quién está trabajando en ella actualmente. Filtrar sus columnas lo ayuda a encontrar la información que desea rápidamente.

¿Cuáles son los requisitos previos para configurar columnas Kanban?

Un requisito previo general para configurar sus columnas es primero tener una idea del tablero de tabla Kanban que desea crear. Por lo general, configura la herramienta de visualización para un grupo o equipo de profesionales de desarrollo de software para satisfacer sus necesidades. Otra condición a completar antes de configurar tus columnas Kanban es establecer el nivel de acceso para cada miembro del equipo, designando los privilegios especiales que tienen para modificar el tablero. Aquí hay tres niveles de acceso a considerar:

  • Administrador del equipo: antes de que pueda establecer la configuración del equipo para sus columnas y tablero, agréguese a la función de administrador del equipo o conviértase en miembro del grupo de seguridad “Administradores del proyecto”. Puede hacerlo utilizando la función “Agregar un administrador de equipo” o configurando los permisos adecuados a nivel de proyecto o colección.

  • Acceso básico: la asignación de un miembro del equipo con acceso básico les brinda las capacidades más comunes, lo que les permite usar todas las funciones de trabajo pendiente y tablero Kanban. Esto garantiza que puedan usar todos los componentes necesarios de las columnas para completar su trabajo de manera eficiente como miembros contribuyentes del proyecto.

  • Acceso de las partes interesadas: este es el acceso que asigna a las partes interesadas u otros miembros que no contribuyen activamente al proyecto pero que brindan comentarios y sugerencias. Un usuario con acceso de parte interesada tiene acceso limitado a las funciones de trabajo pendiente y tablero, lo que le permite realizar modificaciones en los elementos de trabajo, pero no agregar elementos de trabajo ni actualizar tarjetas.

¿Cómo personalizas tus columnas?

Para personalizar sus columnas Kanban, siga estos pasos:

  1. Agregar elementos de trabajo: puede agregar los tipos de elementos de trabajo personalizados que desea completar en su tablero Kanban y dentro de su trabajo pendiente. Los tipos de elementos de trabajo pueden ser cualquier cosa que describa los aspectos con los que interactúa su equipo, como tickets de problemas de clientes o correcciones de errores.

  2. Establece backlogs: es importante que establezcas los backlogs que creas que son esenciales y activos para el equipo. Cuando establece esta distinción, las columnas Kanban solo muestran los trabajos pendientes que su equipo está usando o que probablemente usará en algún momento en el futuro.

  3. Determine el seguimiento de errores: puede personalizar sus columnas identificando cómo el equipo va a realizar un seguimiento de los errores. Los errores tienen diferentes estados dentro del flujo de trabajo y adoptan varias formas, por lo que es importante asignarlos por separado de otros elementos de trabajo para que pueda manejarlos de manera adecuada y oportuna.

  4. Determine el mapa del flujo de trabajo: es importante determinar las columnas que su equipo utilizará para su proceso Kanban y la gestión del flujo de trabajo. Para determinar qué columnas incluir, haga preguntas a los miembros de su equipo como “¿Qué tipo de tareas realizamos regularmente?” o “¿Qué tareas de trabajo son necesarias para cada etapa?”

  5. Modificar los detalles de las columnas: puede personalizar sus columnas modificando los detalles más básicos, como cambiar el nombre de las columnas para que se ajusten a las necesidades específicas de su equipo. También puede realizar otras modificaciones, como agregar columnas, eliminar columnas o incluso dividirlas.

¿Cómo se revisan las columnas existentes?

Para revisar sus columnas existentes, siga estos pasos:

  1. Cambia las tarjetas: Las tarjetas son objetos esenciales dentro de una columna porque describen las tareas y deberes específicos que debe cumplir un equipo. Puede revisar estas tarjetas y, a su vez, la columna en la que residen hasta que su estado se actualice o cambie.

  2. Cambie los permisos: durante el proceso de flujo de trabajo, puede determinar que algunas personas necesitan acceso a ciertas columnas, mientras que otros usuarios no. Puede modificar quién tiene acceso a qué funciones, lo que lo ayuda a identificar las partes que pueden realizar revisiones de columnas específicas.

  3. Cambiar el estado actual: el estado del flujo de trabajo describe la etapa actual en la que se encuentra un elemento dentro del proceso general. Puede cambiar su estado, lo que cambia la columna a la que pertenecen, incluidos propuestos, en curso, resueltos, completados y eliminados.

¿Cómo rastrea el estado de la columna?

Para realizar un seguimiento del estado de sus columnas, siga estos pasos:

  1. Determinar el estado del trabajo: el primer paso para realizar un seguimiento del estado de la columna es identificar en qué estado se encuentra actualmente una tarea de trabajo específica. Marque esto para cada elemento de trabajo o tarea dentro de la columna para darle una idea general sobre el estado general.

  2. Consulte con los miembros del equipo responsables: después de determinar los miembros del equipo responsables de cada tarea dentro de una columna, consulte con ellos para identificar si han completado las tareas. Las respuestas que recibe de ellos indican cuánto ha progresado el equipo en la columna.

  3. Utilice la herramienta de consulta: la herramienta de consulta le permite crear una lista de subconjuntos de los elementos de trabajo dentro de una columna. Esto es útil para revisar, actualizar y generar gráficos.

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