Preguntas frecuentes: ¿Cuáles son los criterios de éxito para la gestión de proyectos?

Su capacidad para lograr metas y alcanzar objetivos de desempeño específicos en un proyecto es un determinante clave del éxito de ese proyecto. Establecer criterios para evaluar las tareas en el trabajo es una herramienta útil en la gestión de proyectos. Aprender a definir y medir los criterios para un proyecto exitoso puede ayudarlo a mantener altos estándares de calidad y realizar un seguimiento de su desempeño. En este artículo, explicamos los criterios exitosos para proyectos en el lugar de trabajo y respondemos preguntas comunes sobre cómo establecer y registrar sus criterios para el éxito.

¿Cuáles son los criterios de éxito para la gestión de proyectos?

Los criterios exitosos para la gestión de proyectos son puntos de referencia que utiliza para determinar si el trabajo cumple con las expectativas y satisface las necesidades del usuario final. Los criterios del proyecto pueden establecer la calidad y la cantidad de un producto que está produciendo, la eficiencia de las personas en un equipo y otros aspectos de un proyecto en un equipo. Para que los criterios del proyecto tengan éxito, establece estándares sobre qué objetivos lograr en un proyecto y garantiza que esos estándares se alineen con la satisfacción del cliente. Es importante definir y revisar los criterios del proyecto para confirmar que produce resultados exitosos para usted y su equipo.

¿Cómo se definen los criterios de éxito de un proyecto?

Al comienzo de un nuevo proyecto, uno de los primeros pasos es establecer criterios de éxito para determinar cuándo el proyecto está completo y cumple con las expectativas. Los criterios exitosos son diferentes para cada proyecto, pero hay algunos pasos básicos que puede revisar al definir los criterios para una nueva asignación:

1. Reunirse con clientes y partes interesadas

Comience reuniéndose con clientes, clientes y partes interesadas para conocer sus expectativas para un proyecto. Hable con el usuario final del proyecto para conocer su visión del éxito. Esto puede enseñarle sobre sus criterios de satisfacción del cliente y su cronograma ideal para recibir el proyecto final. Aprender esta información le proporciona una guía general que puede usar para definir sus criterios para el alcance y el éxito del proyecto.

2. Recopile comentarios de los miembros del equipo

Comuníquese con los miembros de su equipo y otros empleados de su organización para establecer criterios para los procesos internos, la eficiencia y la satisfacción del equipo. Mientras que las conversaciones con los clientes lo ayudan a definir criterios para la calidad de sus entregas, las conversaciones con colegas lo ayudan a crear criterios de éxito para sus procesos, políticas y procedimientos mientras trabaja y administra un proyecto. Esto mejora sus flujos de trabajo, desarrolla las mejores prácticas y mejora las operaciones de su equipo para proyectos futuros.

3. Investiga a los competidores

Defina criterios para la calidad de sus entregables y determine si las funciones que ofrece dentro de su proyecto cumplen con los estándares de la industria investigando a sus competidores. Aprender acerca de lo que compañías similares en su industria brindan a los clientes puede brindarle información adicional sobre lo que esperan los clientes y las partes interesadas, además de lo que mencionan en sus reuniones iniciales. Estudie aspectos de sus ofertas, como el rango de precios, los niveles de calidad, los tiempos de entrega y las tasas de respuesta, y defina sus propios criterios de éxito para ser competitivo con otras empresas de su sector.

4. Revisar las limitaciones de tiempo

Los horarios y los plazos son algunos de los criterios más importantes para el éxito. Determine sus limitaciones de tiempo para cada proyecto y los entregables dentro de esos proyectos. Preste atención a las tareas dependientes dentro de una asignación, como los entregables que debe enviar a un departamento antes de que puedan comenzar con otro aspecto del proyecto del cliente. Cree un cronograma detallado y tenga claro que cada fecha límite contribuye a cumplir con los criterios de éxito de un proyecto.

5. Evalúa tus recursos

La capacidad de completar un proyecto dentro de los recursos disponibles es otro punto de referencia común para el éxito. Al definir los criterios de su proyecto, revise sus recursos disponibles, incluidas las horas de mano de obra y el presupuesto para cada parte de un proyecto. Como parte de sus criterios de éxito, puede considerar establecer un presupuesto máximo y luego establecer criterios adicionales para niveles más altos de éxito. Por ejemplo, completar un proyecto y usar el 100 % del presupuesto puede ser satisfactorio, pero usar solo el 90 % del presupuesto otorga una calificación de desempeño excelente.

6. Registre y publique las expectativas

Después de recopilar toda la información para definir los criterios de éxito del proyecto, anote estas expectativas y publíquelas en algún lugar al que puedan acceder todos los participantes del proyecto. Registrar sus criterios para el éxito mantiene la responsabilidad y permite que todos midan su comportamiento y resultados contra los criterios a lo largo del proyecto. Durante las reuniones de equipo y las evaluaciones, recuerde al grupo estos criterios y enfatice elementos y definiciones específicos cuando sea relevante.

¿Por qué son importantes los criterios de éxito del proyecto?

Los criterios de éxito del proyecto son importantes porque le permiten administrar el proceso de producción y controlar los resultados de un proyecto. Esto asegura flujos de trabajo eficientes y mejora las posibilidades de satisfacción del cliente. Dentro del lugar de trabajo, tener criterios de éxito del proyecto hace que todos en el equipo rindan cuentas, promoviendo la equidad y el trabajo en equipo. También mejora el funcionamiento del equipo y refina las operaciones con el tiempo.

Fuera del equipo, los criterios del proyecto promueven una reputación positiva de la empresa. Aumenta la calidad de los productos y servicios, lo que da como resultado que los clientes reciban productos que satisfagan sus necesidades. Tener criterios consistentes para el éxito también garantiza que brinde un nivel confiable de servicio a sus clientes cada vez que trabajan con su equipo.

¿Cuáles son los tipos de criterios de éxito?

Puede seleccionar tantos criterios individuales para el éxito como necesite para cada proyecto, pero a menudo pertenecen a las mismas categorías. Los principales tipos de criterios de éxito para un proyecto son:

  • Costo: estos son los recursos que gasta para completar el proyecto.

  • Alcance: Estos son los temas, características y entregables que incluye en el proyecto.

  • Tiempo: Esta es la cantidad de tiempo que utiliza para completar el proyecto.

Por ejemplo, los criterios para un proyecto de blogs pueden incluir escribir 15 publicaciones que obtengan 10 000 visitas cada una y enviarlas todas dentro de un mes. Tener 15 publicaciones es un objetivo de alcance, lograr 10,000 vistas también está en la categoría de alcance y el mes límite es un objetivo de tiempo.

¿Cómo se documenta el éxito de un proyecto?

A medida que completa un proyecto, registre información sobre los comportamientos de los empleados y las presentaciones de proyectos para documentar el progreso de su equipo en comparación con sus criterios iniciales de éxito. Aquí hay algunas maneras de documentar su éxito:

  1. Cada vez que complete un entregable o cumpla con uno de sus objetivos de criterios clave, registre su progreso en una hoja de cálculo.

  2. Utilice paneles de gestión de proyectos con características específicas que le permitan realizar un seguimiento y documentar los objetivos de su proyecto a medida que los alcanza.

  3. Escriba evaluaciones de empleados y proyectos para determinar quién contribuye a qué criterios de éxito.

  4. Guarde los comentarios de los clientes para cada proyecto para conocer las métricas de calidad y satisfacción del cliente.

¿Cómo evalúa el éxito del proyecto?

Al final de un proyecto, evalúa su éxito comparando sus resultados con sus criterios iniciales de éxito. Haga una lista de cada uno de sus criterios para el éxito, luego determine hasta qué punto logró esos objetivos. Encuentre una forma medible de evaluar cada tipo de criterio. Esto puede ser más fácil para algunos tipos que para otros. Por ejemplo, el presupuesto y el cronograma tienen puntos de corte claros y directos para determinar si cumplió con los criterios. La satisfacción del cliente es más cualitativa, por lo que es posible que desee utilizar una encuesta u otra herramienta de medición para cuantificar sus datos.

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