Preguntas frecuentes: ¿Cómo se utiliza una matriz de prioridades de acción?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de abril de 2022

Cuando tiene múltiples tareas para completar, puede ser abrumador, lo que lo lleva a perder un tiempo valioso estresándose sobre qué tareas son más importantes, qué tareas puede delegar y qué tareas puede completar rápidamente. Al alternar entre tareas, puede perder el enfoque, cometer errores y dedicar más tiempo del necesario a tareas específicas. Una matriz de prioridades de acción puede ayudarlo a organizar sus tareas para completarlas con un plan efectivo. En este artículo, analizamos las preguntas frecuentes sobre qué es una matriz de prioridades de acción y por qué puede ser útil.

Proporcionar perspectiva

Asignar una prioridad para cada tarea puede ayudar a mantener la importancia, relevancia y urgencia de cada tarea en perspectiva. Al asumir tareas para un proyecto, algunas tareas pueden ser más divertidas o más fáciles de completar, atrayendo la atención del equipo. Tener sus prioridades presentadas también puede garantizar que se prioricen las tareas menos deseables.

A veces, su carga de trabajo se ve afectada por las demandas de sus gerentes, quienes tienen plazos en los que quieren trabajar, lo que hace que algunas tareas parezcan más importantes de lo que son, pero organizar sus tareas por prioridad puede ayudarlo a mantenerse enfocado en una tarea, ayudándolo constantemente. mejore el estado de su proyecto sin distraerse con las actualizaciones de estado de su equipo gerencial.

Mejore su productividad

La organización puede mejorar su productividad aclarando los próximos pasos para usted y su equipo. Su equipo puede hacer referencia a la matriz para comprender qué tareas deben completarse y en qué orden. Puede eliminar el tiempo de inactividad creado por esperar asignaciones, pedir consejos y perder impulso entre tareas. También puede pasar más tiempo trabajando en tareas que sabe que son productivas y que contribuyen al resultado de su proyecto en lugar de trabajo ocupado.

¿Cuáles son las cuatro categorías en una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridad tiene cuatro cuadrados separados por impacto y esfuerzo. Puede organizar los cuadrados en una cuadrícula, dos cuadrados de alto y dos cuadrados de ancho. Los dos superiores son de alto impacto y los dos cuadrados bajos son de bajo impacto. Los dos cuadrados del lado izquierdo son de bajo esfuerzo y los dos cuadrados del lado derecho son de alto esfuerzo. Esto crea una matriz de tareas organizadas por sus características. Dentro de cada cuadrado, puede administrar sus tareas de esta manera:

  • Cuadrado superior izquierdo: el cuadro superior izquierdo es para tareas de alto impacto y bajo esfuerzo, por lo que puede completar cualquier tarea rápidamente para mejorar el estado de su proyecto de manera eficiente.

  • Cuadro superior derecho: el cuadro superior derecho es para tareas de alto impacto y esfuerzo, por lo que puede incluir tareas en este cuadro que pueden llevar mucho tiempo o requerir mucha logística, pero que pueden mejorar en gran medida el estado de su proyecto.

  • Cuadrado inferior izquierdo: el cuadro inferior izquierdo es para tareas de bajo impacto y esfuerzo, por lo que las tareas que tienen más probabilidades de estar ocupadas o tareas pequeñas se pueden completar rápidamente.

  • Cuadro inferior derecho: el cuadro inferior derecho es para tareas de bajo impacto y alto esfuerzo, por lo que las tareas que son difíciles o requieren mucho tiempo para completarse y no afectarán drásticamente el estado de su proyecto.

Cómo usar una matriz de prioridad

Puede seguir estos pasos para crear su matriz de prioridades:

1. Haz una lista de tareas

Cree una lista de todas las tareas que necesita para completar su proyecto. Puede preguntar a otros miembros de su equipo oa sus gerentes si tienen alguna sugerencia. Cuantas más tareas incluya en la matriz, más útil será. Incluya tareas que no crea que son muy importantes, ya que pueden encajar en el proyecto de ley de bajo impacto, aunque sus gerentes o compañeros de equipo aún esperan que las complete. Completar su lista puede darle una imagen completa de sus prioridades.

2. Apila cada artículo por impacto

En una escala del uno al diez, clasifique cada tarea según el impacto que puede tener en su proyecto, carrera o estado. Estas clasificaciones pueden ayudarlo a trazar los puntos en su matriz. Cualquier tarea que clasifiques por debajo de 5 tiene un impacto bajo, y cualquier tarea que clasifiques por encima de 5 tiene un impacto alto.

3. Clasifique cada elemento por esfuerzo

El impacto es solo una métrica en la matriz de prioridad de acción, y la otra es el esfuerzo. A continuación, clasifique cada tarea en una escala del uno al diez según el esfuerzo que cree que le llevará completarla. Piense en el tiempo que puede tardar en completarse. También puede considerar si necesita varias personas para consultar sobre el proyecto o cuánta logística o energía creativa resolver. Si clasifica una tarea por encima de cinco, es de alto impacto. Las tareas que clasifica por debajo de cinco tienen un impacto bajo.

4. Traza las tareas

Dibuje su matriz con cuatro recuadros rotulados alto impacto y bajo esfuerzo, alto impacto y alto esfuerzo, bajo impacto y bajo esfuerzo y bajo impacto y alto esfuerzo. Luego, traza cada tarea, con el esfuerzo aumentando a lo largo del eje x y el impacto aumentando a lo largo del eje y. Donde trazas cada punto indica la prioridad.

5. Haz un plan

Una vez que haya trazado cada punto, puede hacer un plan sobre cómo desea completar cada tarea. Por ejemplo, puede delegar tareas de bajo impacto y bajo esfuerzo a asistentes u otros miembros del equipo. Tareas de alto impacto y bajo esfuerzo que puede abordar primero, cobrar impulso y pasar a tareas de alto impacto y alto esfuerzo. Puede abordar tareas de bajo impacto después de haber completado los elementos de mayor prioridad.

6. Revisión

A medida que su proyecto o rol continúa creciendo y asumiendo nuevas tareas, puede actualizar su matriz. Revise sus prioridades a medida que completa las tareas, incluidas las que delega. Algo puede cambiar el impacto cuanto más se acerque a la fecha límite del proyecto. Además, las tareas de alto esfuerzo pueden volverse de bajo esfuerzo a medida que se desarrollan sus habilidades o su oficina incorpora tecnología en sus procesos.

Ejemplo de una matriz de prioridad

Aquí hay un ejemplo de una matriz de prioridad que puede usar para ayudarlo a construir una:

Sally Henderson es asistente personal de una agencia de viajes. Necesita priorizar sus tareas para mantener su productividad. Hizo una lista de cada tarea que su jefe le asignó, las clasificó por impacto y esfuerzo y desarrolló la siguiente matriz:;

Alto impacto y bajo esfuerzo

  • Devolver llamadas de clientes

  • Reservar viaje para agente

Alto impacto y alto esfuerzo

  • Escribir publicaciones de blog publicitarias para el sitio web.

  • Póngase en contacto con posibles proveedores de viajes

Bajo impacto y bajo esfuerzo

  • Reorganizar folletos de viajes

  • Actualizar scripts de correo electrónico automatizados

Bajo impacto y alto esfuerzo

  • Actualice los contactos de los proveedores de viajes en una base de datos digital

  • Cambiar contraseñas de diferentes cuentas profesionales

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