¿Por qué un proyecto se retrasa? (Con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Los proyectos pueden retrasarse cuando un proceso encuentra situaciones inesperadas, tanto interna como externamente. Si un gerente de proyecto comprende las posibles causas de los retrasos en los proyectos, puede resolverlos de manera más efectiva, prepararse mejor para ciertos eventos de antemano y mantener relaciones positivas con los miembros de su equipo y los clientes. Al revisar cierta información crítica sobre los retrasos en los proyectos, puede seleccionar la estrategia de resolución de problemas que mejor se adapte a sus necesidades. En este artículo, discutimos las razones por las que un proyecto puede retrasarse y brindamos algunos consejos para ayudarlo a resolver este problema.

¿Qué hace que un proyecto se retrase?

Estos son algunos ejemplos comunes de situaciones que puede encontrar durante el proceso de un proyecto que pueden hacer que se retrase:

Organización de los materiales del proyecto.

Para producir un entregable con éxito, las diferentes áreas de una empresa a menudo requieren acceso a los mismos artículos. Cuando un departamento retrasa la entrega de materiales, sus acciones pueden afectar la capacidad de otra división para completar sus tareas de manera oportuna, lo que retrasa el proyecto en general. Por ejemplo, considere un equipo de transporte que carga 200 paquetes en un camión, con destino a un centro de distribución. Si tienen un proceso de carga ineficiente, pueden retrasarse. Como resultado, pueden afectar la capacidad del próximo equipo para enviar materiales a los minoristas en la fecha prevista.

Problemas con los requisitos del proyecto

Recopilar y desarrollar un conjunto de requisitos de alta calidad puede ayudar a todo el personal y las partes interesadas a comprender mejor el alcance de un proyecto. Es importante que todos los departamentos involucrados en un proyecto comuniquen sus requisitos a los gerentes de proyectos, ya que los líderes individuales pueden tener diferentes necesidades y perspectivas para resolver. Si un equipo de proyecto recibe información inconsistente, es posible que repita los pasos con más frecuencia, lo que genera demoras. El acceso completo y los pasos detallados del proyecto pueden ayudarlos a ejecutar procesos de manera eficiente y cumplir con un cronograma predeterminado.

Cambios de alcance

Los gerentes de proyecto generalmente crean un documento de alcance antes de comenzar un proyecto oficialmente, pero los clientes pueden solicitar modificaciones inesperadas o agregar nuevos requisitos. Otro departamento de la empresa también puede descubrir nueva información que resulte en una modificación del alcance. Por ejemplo, considere un equipo de marketing que descubre que una empresa rival tiene un nuevo producto con una característica popular, lo que aumenta sus ventas exponencialmente. Si el equipo vuelve a trabajar en la etapa de ejecución para incluir esta característica, el proyecto puede retrasarse para cumplir con esta expectativa.

Estimación y productividad

En las etapas iniciales de un proyecto, los supervisores senior a menudo desarrollan cronogramas basados ​​en estimaciones de tiempo y productividad. Por ejemplo, es importante que las horas de los turnos se correspondan directamente con la duración de cada paso del proyecto y los requisitos a priorizar, teniendo en cuenta las comidas y los descansos. Las estimaciones imprecisas pueden causar problemas de productividad, ya que los empleados pueden concentrarse más en pasos menos críticos o perder oportunidades para conectarse con sus compañeros de equipo. Un cronograma efectivo puede convertirse en un recurso de administración del tiempo para los empleados, ayudando a que un proyecto evite demoras en general.

Utilización y delegación de habilidades

La utilización de habilidades implica la asignación de tareas en función de las capacidades de un equipo de proyecto. Por ejemplo, un gerente de proyectos de marketing podría asignar más responsabilidades de redes sociales a un miembro del personal que incluyó una certificación de redes sociales en su currículum. Si los supervisores senior delegan tareas no coincidentes a un equipo de proyecto, su eficiencia puede disminuir, afectando su capacidad para cumplir con un cronograma. Como resultado, los gerentes de proyecto también pueden asumir más responsabilidades, lo que limita el tiempo que tienen para completar sus tareas originales.

Asignación de recursos

Al comienzo de un proceso, los gerentes suelen estudiar el alcance, los objetivos y el conjunto de tareas de un proyecto para determinar dónde asignar los recursos, incluidos los fondos, los materiales y el personal. Tener suficientes recursos puede ayudar a que un proyecto los distribuya de manera efectiva, lo que permite que todos los departamentos completen sus tareas. Si un proyecto pierde el acceso a un elemento determinado, podría afectar la capacidad de un equipo para producir un entregable a tiempo. Por ejemplo, si un gerente de proyecto solo asigna a un miembro del equipo que tiene licencia para usar una grúa a un sitio de construcción de varios pisos, el cronograma puede atrasarse cuando ese individuo realiza otras tareas.

Circulación de información

Recibir actualizaciones oportunas sobre el alcance o los requisitos de un proyecto puede ayudar a un equipo de proyecto a producir tareas completas de manera eficiente. Si reciben información inconsistente, es posible que produzcan productos insuficientes para los clientes, ya que están incorporando instrucciones desactualizadas. Como resultado, un equipo puede repetir los pasos del proyecto o experimentar algún tipo de conflicto en el lugar de trabajo, lo que puede causar un retraso general en el cronograma. Cuando el personal tiene acceso a información precisa con regularidad, puede garantizar mejores resultados de alta calidad.

Equipo defectuoso

El equipo importante a veces funciona mal durante un proyecto, a menudo porque los materiales son más antiguos y requieren un mantenimiento más frecuente. Si el equipo deja de funcionar durante un proyecto, las operaciones pueden detenerse hasta que el equipo pueda evaluar la situación y realizar un proceso de reparación. Como resultado, el proyecto puede atrasarse en el cronograma, especialmente si ocurren fallas con regularidad y requieren recursos externos para resolverlas. Tener acceso a equipos de alta calidad puede ayudar a un equipo a mantener su productividad y lograr los objetivos de un proyecto.

Problemas de la cadena de suministro

Algunos proyectos requieren la participación de varias empresas en una cadena de suministro, incluidos fabricantes y proveedores. Cuando otra organización experimenta un tipo de retraso, su situación puede afectar la capacidad de un equipo para completar sus tareas de manera oportuna. Por ejemplo, considere un proveedor que está haciendo la transición de un software de inventario a otra marca. Si detienen todos los servicios durante unos días para completar este proceso, un equipo puede disminuir su productividad para poder conservar las materias primas, lo que provocará que el proyecto se retrase.

Cambios personales

Los cambios de personal clave durante el proceso de un proyecto pueden disminuir la eficiencia de un equipo o detener algunos procedimientos importantes. Un empleado entrante generalmente se somete a un proceso de capacitación formal o en el trabajo, lo que significa que puede tomar cierto tiempo para realizar las tareas a una velocidad óptima. Vincularse con otros miembros del equipo también puede llevar algún tiempo, lo que puede causar más errores de comunicación. Si un nuevo miembro del personal se siente apoyado en su proceso de aprendizaje, puede reducir la posibilidad de que un proyecto experimente retrasos.

Clima inesperado

Algunos proyectos requieren ubicaciones al aire libre, como la construcción de estructuras en un sitio de construcción o el movimiento frecuente entre dos instalaciones. Como resultado, el clima a menudo afecta la productividad del equipo de un proyecto en el día a día. Por ejemplo, puede que no sea seguro realizar tareas de construcción cuando hay rayos o una tormenta en la ubicación del proyecto, especialmente si hay algún equipo electrónico presente. Si bien los gerentes de proyecto pueden considerar los informes meteorológicos al diseñar un cronograma, algunos eventos pueden ocurrir inesperadamente, lo que resulta en que un proyecto se retrase.

problemas de presupuesto

Los gerentes de proyecto generalmente manejan muchos componentes de un proceso de planificación presupuestaria, incluida cualquier correspondencia entre una empresa y sus clientes. Si hay gastos inesperados o cualquier costo omitido de un proceso presupuestario sin querer, un proyecto puede perder el acceso a recursos vitales para completar los pasos y cumplir con los requisitos. Los problemas de presupuesto también pueden ocurrir cuando un cliente cambia sus requisitos, ya que solo incluyeron los costos de los recursos iniciales en el plan original. Cuando los miembros del proyecto pueden volver a trabajar en un presupuesto de manera efectiva, pueden reducir mejor la posibilidad de demoras.

Consejos para resolver un proyecto atrasado

Considere los siguientes consejos para ayudar a resolver un proyecto que está experimentando retrasos:

  • Determinar la causa de los retrasos. Tómese un tiempo para reflexionar sobre el proceso del proyecto e investigar las posibles razones para que pueda determinar mejor una solución ideal. Puede ser útil programar una reunión con su equipo para obtener múltiples perspectivas.

  • Revisar el horario de turnos. Si descubre que las estimaciones de tiempo anteriores pueden haber causado retrasos en el proyecto, considere revisar el cronograma de su equipo junto con sus predicciones. Para ayudar a seleccionar una nueva estrategia, puede intentar usar un software de gestión de proyectos.

  • Desarrollar un plan de gestión de riesgos. Esta estrategia implica identificar cualquier problema o situación antes de que ocurra y luego desarrollar los pasos para resolverlos. Los planes de gestión de riesgos pueden ayudar a su equipo a dar mejor cuenta de los eventos que pueden retrasar un cronograma, incluido el clima tormentoso, el mal funcionamiento del equipo y los problemas de la cadena de suministro.

  • Planificar horas extras. Si un proyecto requiere tiempo o recursos adicionales, puede preguntar a los miembros del equipo si podrían considerar trabajar algunas horas extra. Esta estrategia puede beneficiar especialmente a los proyectos que experimentan cambios de alcance, ya que puede concentrarse en un paso particular para volver a trabajar.

  • Ampliar el plazo del proyecto. Dependiendo de las circunstancias, puede ser útil incorporar el retraso en el horario oficial. Extender una fecha límite puede garantizar mejor que el personal tenga tiempo suficiente para abordar los requisitos después de que ocurra un evento inesperado, como un cambio de alcance o un incidente climático.

  • Revise sus recursos de personal. Reúnase con miembros individuales del equipo para saber si un proyecto utiliza conjuntos de habilidades de manera efectiva. También puede solicitar comentarios sobre la delegación de tareas para ver si algún componente del proyecto puede beneficiarse de soporte adicional, como un miembro adicional del personal o diferentes sistemas técnicos.

  • Ajustar los parámetros del proyecto. Si ya cambió otros elementos, como el cronograma de un proyecto o la estrategia de asignación de recursos, puede volver a trabajar en la etapa de planificación antes de continuar. Puede reunirse con los supervisores para revisar el documento original y determinar qué elementos siguen siendo constructivos frente a los que requieren una revisión.

  • Proporcionar un horario actualizado en un área común. Puede ser útil publicar cualquier actualización de un horario en la sala de profesores o enviar actualizaciones diarias por correo electrónico para que todos los miembros del equipo puedan recibir información precisa. Tenga cuidado de anunciar su proceso de programación durante las etapas iniciales para abordar las preguntas.

  • Programe un taller de capacitación para los miembros del equipo. Para garantizar mejor que todo el personal comprenda los parámetros de un proyecto, puede organizar una sesión de capacitación sobre el alcance, los requisitos y los objetivos. También puede usar este tiempo para resolver cualquier conflicto en el lugar de trabajo y hacer una lluvia de ideas sobre estrategias para evitar más retrasos.

  • Comunicarse con los clientes regularmente. Si un proyecto tiene partes interesadas del cliente, es importante incluirlas en cada paso del proceso y luego actualizarlas cuando sea necesario. Como resultado, pueden refinar sus expectativas y brindar información valiosa, lo que puede ayudarlos a evitar retrasos en el cronograma.

  • Incluya a los miembros del equipo durante la etapa de planificación. Para delegar tareas y estimar plazos de manera más eficaz, considere involucrar al equipo en la fase de planificación inicial. Pueden comunicar sus preferencias y proporcionar una perspectiva adicional, lo que puede aumentar las tasas de productividad de un proyecto.

  • Compra equipo nuevo. Puede beneficiarse de invertir en nuevos equipos para un proyecto, especialmente si todo el progreso puede obstaculizar su estado operativo. Tenga en cuenta incluir este costo en un plan presupuestario o vuelva a elaborar un plan presupuestario para saber si es posible realizar una nueva compra.

  • Seleccionar recursos alternativos. Al resolver un problema de la cadena de suministro, a menudo es útil elegir al menos una empresa alternativa a la que pueda contactar para obtener recursos y soporte adicionales. Por ejemplo, puede asociarse con un segundo proveedor o ponerse en contacto con una empresa de contratación en caso de que necesite más personal.

  • Desarrolle un sólido proceso de incorporación. Si espera algún cambio de personal durante la duración de un proyecto, puede ser útil preparar un proceso de incorporación en profundidad para ayudar a los nuevos miembros del equipo a sentirse seguros en su puesto. Considere la posibilidad de coordinarse con un profesional de recursos humanos de la empresa para desarrollar mejor un procedimiento eficaz.

  • Priorizar los plazos y los puntos de referencia de tiempo. Si un proyecto tiene varios pasos, puede priorizar las asignaciones de alta prioridad y observarlas de cerca durante el proceso. Algunos ejemplos pueden incluir la administración de contratos, la recepción de fondos o la prueba de un prototipo.

  • Seguimiento del proceso del proyecto con frecuencia. Después de resolver los problemas de programación de un proyecto, tenga en cuenta realizar un seguimiento de los pasos del proyecto a intervalos regulares. Como resultado, puede identificar situaciones persistentes antes de que puedan afectar el progreso de un proyecto nuevamente.

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