Por qué es importante hacer un presupuesto (Más 7 beneficios de hacer un presupuesto)

Por el equipo editorial de Indeed

16 de noviembre de 2021

Un presupuesto es una de las partes más importantes de tener un negocio. Cuando una empresa tiene su presupuesto bien hecho, puede planificar, asegurándose de tener los ingresos para compensar los gastos. Un presupuesto también permite planificar costos anticipados, como una gran contratación o la necesidad de pagar una nueva pieza de maquinaria para continuar con las operaciones.

Obtenga más información sobre qué es un presupuesto, por qué es importante tener uno, los beneficios y riesgos asociados y algunos consejos para crear un presupuesto.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto sirve como una estimación de los gastos e ingresos durante un cierto período de tiempo, generalmente mensual, trimestral o anual. Un presupuesto le permite al propietario de un negocio planificar los gastos, alcanzar los objetivos comerciales y anticipar cualquier cambio operativo según sea necesario para respaldar el negocio. Un presupuesto ayuda a una empresa a comprender sus costos operativos y puede usarse para realizar un seguimiento del rendimiento.

Lee mas: Preguntas y respuestas: ¿Qué es el presupuesto en los negocios?

Por qué es importante el presupuesto

La mayoría de las empresas tienen varios elementos que deben pagar de manera constante (diaria, semanal, mensual, trimestral, anual o de otro modo) para mantener las operaciones comerciales. Los presupuestos son importantes para asegurar el pago de estos gastos y así la empresa puede prevenir cualquier deuda a largo plazo. Sin un presupuesto, una empresa puede experimentar una serie de consecuencias, incluida la disolución de la empresa. Algunos de los artículos que una empresa puede ser responsable de pagar incluyen:

  • Nómina: esto puede incluir a todos en la empresa, incluso al propietario si actualmente recibe un salario.

  • Alquiler: la mayoría de las empresas alquilan una oficina, un almacén, una ubicación física u otro espacio donde realiza negocios y deben pagar el alquiler puntualmente.

  • Servicios públicos: junto con el alquiler del espacio vienen los servicios públicos de electricidad, agua, internet y teléfono.

  • Seguro: El seguro puede incluir seguro de responsabilidad general, seguro de propiedad y cobertura por desempleo y compensación laboral.

  • Servicios profesionales: una empresa puede tener gastos para mantener la empresa operativa. Estos pueden incluir servicios de TI, gastos de reparación de impresoras, un profesional de impuestos e incluso un equipo de limpieza.

  • Publicidad: es común que una empresa quiera participar en publicidad para aumentar las ventas o el conocimiento de la marca. La publicidad cuesta dinero y puede muy bien ser un gasto regular del que es responsable una empresa.

  • Préstamos: una empresa puede tener préstamos que deben pagar para abrir el negocio, para obtener capital de los inversores y más.

Con un presupuesto adecuado, el propietario de una empresa puede anticipar los gastos, planificar aumentos importantes en los costos e incluso realizar cambios en la empresa según las necesidades operativas. Una empresa también puede obtener objetivos, comunicar prioridades y crear informes para posibles inversores, todo ello con un presupuesto.

Beneficios de presupuestar

Un presupuesto efectivo debe brindarle al propietario de la empresa las herramientas para realizar un seguimiento de cómo le está yendo financieramente a la empresa para que pueda planificar los gastos a corto y largo plazo para todo, desde nuevas contrataciones hasta el costo de expandir las operaciones. Un presupuesto también puede brindar al propietario de una empresa la capacidad de compartir su proceso y presupuesto con un órgano de gobierno, como una junta directiva, y proporcionar actualizaciones de estado importantes a los inversores actuales y potenciales. Esto es lo que puede hacer con un presupuesto:

Prepárese para emergencias

Nunca se sabe lo que puede surgir en el curso de los negocios, por lo que, al igual que en la vida personal, es importante planificar lo inesperado en los negocios. Un presupuesto puede ayudarlo a reservar dinero en caso de una emergencia para que no tenga que obtener fondos de alguna otra parte de las operaciones comerciales.

Atraer inversores

Los inversores quieren ver que una empresa tenga en cuenta sus dólares. Un presupuesto bien formado muestra organización y un compromiso con el negocio que un propietario sin presupuesto no puede exhibir. Cuando un inversionista ve las hojas de presupuesto y puede comprender cuánto dinero prevé generar la empresa y cuáles son sus gastos, puede tener más confianza para invertir.

Lee mas: Guía para comprender el capital de riesgo

Establecer objetivos de ventas

Algunos gastos están asociados con tener un equipo de ventas o procesos de ventas, y el presupuesto puede tenerlos en cuenta. El presupuesto también puede incluir la cantidad de ventas que espera que gane la empresa en un período de tiempo determinado. Con estos elementos en su lugar, puede establecer objetivos de ventas que se alineen con el presupuesto, ajustándolos según sea necesario más adelante.

Cumplir metas financieras

Cada empresa debe tener metas financieras que, si se alcanzan, significan que la empresa tuvo un buen desempeño durante el año y puede continuar sus operaciones con normalidad o incluso expandirse según sea necesario. Sin un presupuesto establecido, es posible que el propietario de un negocio no tenga una idea de cómo le está yendo a la empresa y solo se dé cuenta después de que termine el año de que la empresa no está obteniendo ganancias. Un presupuesto puede mantener al propietario de un negocio y a todas las partes interesadas en el camino correcto para cumplir con los objetivos porque hay una mejor conciencia de dónde ingresa y se gasta el dinero.

Pagar la deuda

Pagar la deuda es un gran beneficio de tener un presupuesto. Un presupuesto debe incluir elementos de línea para cada gasto, siendo la deuda actual solo uno de ellos. Siempre que el propietario de un negocio siga el presupuesto y rinda cuentas de los pagos de deuda mensuales o trimestrales, entonces debería poder pagar la deuda de inmediato.

Lee mas: Comprender el costo de la deuda: definición y ejemplo

Prepara impuestos fácilmente

Ya sea que haga los impuestos comerciales usted mismo o contrate a un profesional, tener un presupuesto puede facilitar la realización de este proceso. Por ejemplo, puede invertir en un software de preparación de impuestos o tener a alguien en retención que pueda presentar los impuestos por usted. Su presupuesto también hará que su proceso sea más rápido, lo que podría ahorrarle dinero.

Tomar grandes decisiones financieras

La mayoría de los dueños de negocios son responsables de las decisiones comerciales más importantes que afectarán el dinero que ingresa y sale de la empresa. Con un presupuesto, es probable que le resulte más fácil tomar las decisiones necesarias, como cuánto puede pagar para aumentar los salarios, si los bonos pueden estar disponibles para los miembros del equipo, qué beneficios puede ofrecer a los empleados o si existe la oportunidad de aumentar las operaciones.

Riesgos de no presupuestar

Debido a que el presupuesto es una parte tan grande e importante del sustento de una empresa, no presupuestar correctamente puede tener algunas consecuencias, que incluyen:

  • No tener un fondo de emergencia.

  • Una incapacidad para expandir las operaciones o expandirse a un nuevo mercado.

  • No poder asegurar dólares de inversión.

  • Posiblemente cerrar la empresa porque se vuelve difícil salir de la deuda.

  • No hacer compromisos a largo plazo con los clientes, vendedores o proveedores, lo que tensa la relación existente.

  • Una incapacidad para obtener préstamos o para hacer una compra grande que sea necesaria para el negocio.

Consejos para crear un presupuesto

Hacer un presupuesto puede ser un proceso complicado al principio, pero considere estos consejos para que sea un poco más fácil crear un presupuesto efectivo:

Conocer los estándares de la industria.

La mejor manera de crear un presupuesto es comprender cuánto cuestan las cosas en su industria. Si bien cada empresa puede ser diferente, generalmente hay un estándar con el que puede comenzar y luego ajustar según las necesidades de su negocio y los gastos e ingresos únicos.

Cuenta de todos los ingresos

Para poder formar un presupuesto bien elaborado, debe contabilizar todos los ingresos. Tener un proceso para asignar ingresos a una categoría de presupuesto garantizará que todo lo que gane se destine a una parte específica de la empresa. De esa manera, disminuye la probabilidad de que su empresa gaste más dinero del que debería. Si descubre que sus ingresos son mayores que sus gastos, es una gran noticia. Es posible que no tenga un lugar para colocar los fondos sobrantes, sin embargo, los ingresos no clasificados pueden ir a un fondo de emergencia.

Reevalúe su presupuesto

Considere mirar su presupuesto al final de cada mes. Ese es el momento de comparar sus números reales con lo que anticipó y estimó cuando creó el presupuesto por primera vez. Puede ver cómo fue su desempeño y luego revisar según sea necesario para mantenerse lo más preciso posible.

Considere las necesidades a largo plazo

Muchos dueños de negocios saben lo que deben pagar en el futuro, especialmente si se trata de un gasto importante. Por ejemplo, si el objetivo de una empresa es asegurar un contrato con el gobierno en dos años, probablemente necesitará presupuestar un gran gasto de contratación o el costo de las actualizaciones de equipos para mantenerse al día con las demandas. Tenga en cuenta esto en su presupuesto con anticipación para que no tenga que endeudarse para cubrir el gasto o optar por no aprovechar la oportunidad por completo.

Invertir en software de presupuesto

El software de presupuesto o la herramienta de gastos e ingresos pueden ayudarlo a mantener su presupuesto libre de errores humanos. Si encuentra el software adecuado para su empresa, puede que le resulte mucho más fácil registrar los dólares de la empresa y obtener un informe detallado de cómo va su presupuesto.

Sobrestimar los gastos

No pasa nada si sobrestima los gastos porque hacerlo lo mantiene preparado para gastos imprevistos y no permite que arruinen su presupuesto. La sobreestimación también puede devolverle dinero al presupuesto que puede colocar en su fondo de emergencia o usarlo para pagarse otro mes en el que los gastos pueden haber sido más altos de lo esperado.

Desglose su presupuesto

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser más beneficioso desglosar el presupuesto por departamento, proporcionando a cada departamento su propio presupuesto a seguir. También puedes desglosar el presupuesto por meses o trimestres, lo que puede ser muy útil para aquellos negocios que, por ejemplo, ingresan una gran cantidad de dinero durante los meses de verano y menos durante el resto del año. Al desglosar su presupuesto, estará en una mejor posición para planificar los meses más lentos y lograr que sus ingresos de verano se estiren aún más.

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