Plazos competitivos: definición, pasos y consejos

Por el equipo editorial de Indeed

18 de octubre de 2021

Cuando tiene múltiples proyectos para completar, es importante implementar una estrategia que lo ayude a cumplir con los plazos a tiempo. Trabajar con plazos competitivos es una oportunidad para que mejore sus habilidades organizativas, de gestión del tiempo y de comunicación. Aprender a manejar cronogramas simultáneos puede ayudarlo a prepararse mejor para administrar sus fechas límite con confianza y eficiencia. En este artículo, analizamos cuáles son los plazos que compiten entre sí y por qué es importante administrarlos, incluidos los pasos para ayudarlo a cumplir con sus plazos y sugerencias para respaldar sus esfuerzos de administración.

¿Qué son los plazos competitivos?

Los plazos contrapuestos describen una situación en la que una persona tiene dos o más plazos que debe cumplir en una fecha simultánea o dentro de un plazo muy cercano. Esta es una situación desafiante porque tiene una cantidad limitada de tiempo para completar cada tarea. Por lo tanto, una persona con plazos competitivos puede trabajar más de su horario normal para asegurarse de que se completen todos sus proyectos.

La solución a este tipo de situaciones es una adecuada gestión y organización de su tiempo y productividad del flujo de trabajo. También es esencial desarrollar un plan de acción práctico para optimizar aún más cada tarea y hacer uso de los recursos disponibles.

¿Por qué es importante saber cómo administrar los plazos competitivos?

Hay varias razones por las que es importante gestionar los plazos competitivos, como:

  • Optimiza su flujo de trabajo: si desea administrar sus plazos competitivos con éxito, optimizar su flujo de trabajo para cada proyecto es esencial para lograr sus objetivos. Una vez que pueda cumplir con cada punto de referencia e hito en su proceso, puede tener más seguridad de que puede cumplir con cualquiera de sus fechas de entrega.

  • Mejora las habilidades organizativas: la gestión de múltiples plazos es una oportunidad para que desarrolle sus habilidades organizativas a medida que descubre nuevas formas de completar su trabajo en una situación desafiante. A medida que mejoren sus habilidades de organización, es posible que le resulte más fácil manejar los plazos competitivos en el futuro.

  • Brinda reconocimiento laboral: después de manejar con éxito los plazos competitivos, los miembros de su equipo y la gerencia pueden reconocer sus habilidades como un profesional diligente y altamente efectivo en el campo. Esto puede resaltar su credibilidad, lo que puede contribuir a que reciba valiosos elogios por sus logros.

  • Reduce el desperdicio de recursos: Reducir la cantidad de recursos que usa, como dinero, tiempo y mano de obra, puede ayudarlo a asignarlos a otros asuntos comerciales. La gestión de plazos contrapuestos conduce a la optimización de sus recursos, asegurando que no utilice ninguno de ellos en exceso para una tarea que no es una prioridad.

Cómo cumplir con los plazos competitivos

Aquí hay cuatro pasos para ayudarlo a cumplir con los plazos competitivos:

1. Comunica tu situación

Cuando tiene que abordar varios plazos que compiten entre sí, es importante transmitir su situación al gerente del proyecto. Divulgue todos sus plazos y las principales tareas que está tratando de completar a tiempo. Compartir esta información con su gerente no solo les ayuda a comprender mejor sus circunstancias, sino que les permite pensar en una solución práctica que satisfaga las necesidades de todos. Su gerente también puede ayudarlo a priorizar sus tareas o darle tiempo extra.

2. Compile y priorice su flujo de trabajo

Después de hablar con su gerente, haga una lista de todas sus tareas, ya que visualizarlas puede facilitar el seguimiento de su progreso. Esta lista puede cambiar en diferentes puntos del proceso, pero asegúrese de asignar un valor de prioridad a cada tarea actual y nueva. Esto describe qué tareas son las más importantes para que pueda priorizar su flujo de trabajo en consecuencia. Aquí hay cuatro niveles de prioridad que puede asignar a sus tareas:

  • Prioridad crítica

  • Máxima prioridad

  • Prioridad media

  • Baja prioridad

3. Crea una línea de tiempo precisa

Después de asignar a cada tarea su valor de prioridad, cree una línea de tiempo y coloque la tarea en la línea de tiempo según su fecha de vencimiento. Ya sea que cree una línea de tiempo física o digital, asegúrese de poder cambiar cada tarea a medida que avanza en sus proyectos competitivos. Además de las fechas de vencimiento, también puede incluir otra información, como cuánto tiempo tarda en completar una tarea específica o cuánto tiempo tiene para hacer ajustes antes de que sea demasiado tarde para realizar más modificaciones. Esto le ayuda a visualizar su progresión de principio a fin.

4. Pide ayuda

Pídale ayuda a su gerente oa sus colegas. Conseguir que algunos de los miembros de su equipo lo ayuden con ciertas tareas y deberes puede eliminar algunas de sus cargas y garantizar aún más el éxito de sus asignaciones. Considere crear un documento compartido de todos los proyectos y tareas para completar. Con esto, puede rastrear quién maneja qué tarea y cuándo se completa.

Consejos para cumplir con los plazos competitivos

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a cumplir con los plazos competitivos con éxito:

  • Negocie sus plazos: si cree que sus plazos están demasiado cerca en la línea de tiempo para completarlos con éxito, entonces hable con el gerente del proyecto para ver si puede negociar para mover uno o más plazos a fechas diferentes. Si bien no hay garantía de que pueda obtener la aprobación para esto, cambiar o retrasar las fechas puede ayudar a aliviar parte de la presión de su carga de trabajo.

  • Establezca expectativas prácticas: Establezca expectativas realistas de lo que puede lograr y transmita esa realidad a sus colegas y a su gerente. Una vez que comprendan las condiciones actuales de su carga de trabajo, pueden ayudarlo a adaptarse a sus necesidades para que pueda completar todo dentro de un marco de tiempo realista.

  • Manténgase flexible: con tantos plazos compitiendo entre sí, trate de mantenerse flexible en circunstancias fluctuantes. La flexibilidad le permite manejar cambios imprevistos y abordarlos adecuadamente sin sacrificar su flujo de trabajo o calidad.

  • Mantenga su profesionalismo: mientras busca alcanzar sus objetivos, mantenga una actitud profesional y positiva de principio a fin. Acepta la carga de trabajo como un desafío para desarrollar tus habilidades, ayudándote a aliviar un poco el estrés y mostrando tu capacidad para mantener la calma y el equilibrio bajo presión.

  • Haga recortes si es necesario: Trate de pensar de manera práctica en lo que es alcanzable teniendo en cuenta su carga de trabajo y el tiempo disponible. Para asegurarse de cumplir con los objetivos principales de su proyecto, elimine algunas tareas de la parte inferior de la lista de prioridades y continúe produciendo su trabajo más importante con la más alta calidad.

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