Planificación y programación: definiciones y consejos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

La planificación y la programación son dos pasos importantes en el desarrollo de proyectos que permiten a las empresas desarrollar los objetivos del proyecto y entregar resultados de calidad. Si espera desarrollar un nuevo proyecto empresarial, es importante comprender las diferencias entre la planificación y la programación y cómo cada uno contribuye al éxito del proyecto. En este artículo, discutimos qué es la planificación, qué es la programación y las principales diferencias entre ellos.

¿Qué es la planificación?

La planificación es una de las primeras etapas del desarrollo de proyectos donde las empresas y los negocios determinan cómo van a lograr algo. Durante la fase de planificación, muchos gerentes de proyectos crean un plan de acción que los ayuda a ver qué pasos deben completar antes de que puedan alcanzar la meta del proyecto. Por ejemplo, si una empresa inicia una nueva campaña de marketing con el objetivo de agregar diez nuevos clientes dentro del año, usaría la etapa de planificación para determinar la mejor manera de alcanzar ese objetivo.

¿Qué es la programación?

La programación es el acto de averiguar quién llevará a cabo ciertos pasos del plan de acción de un proyecto y cuándo. Durante la fase de programación, las empresas examinan sus recursos y determinan cuáles son necesarios para completar la meta del proyecto y si necesitan adquirir más, incluidos equipos, miembros del equipo y tiempo. A medida que crean un cronograma, las empresas también examinan cuándo deben completarse ciertos puntos del proyecto, creando puntos de control importantes. Usando esos puntos de control, el equipo del proyecto determinará si el proyecto está alguna vez retrasado y si necesitan hacer ajustes para alcanzar su objetivo.

Planificación frente a programación

Si bien la planificación y la programación son importantes para la finalización de un proyecto, tienen diferentes propósitos para ayudar al proyecto a lograr sus objetivos. La fase de planificación tiene lugar antes de que comience el proyecto. Luego, los gerentes de proyecto usan el plan desarrollado para presentar o presentar la idea a los ejecutivos y gerentes de la empresa. Sin embargo, la programación es uno de los primeros pasos para cumplir con el proyecto, ya que los gerentes de proyecto determinan sus recursos y asignan roles específicos. Una vez que se completa el cronograma, el proyecto comienza oficialmente cuando el equipo se enfoca en completar el primer paso del plan de acción.

Durante la programación, las empresas a menudo confían en la información de la etapa de planificación para crear el cronograma y delegar recursos de manera eficiente. Por ejemplo, si una empresa sabe que su plan de acción requiere más profesionales de marketing de los que tiene actualmente, podría programar la ayuda de consultores de marketing en diferentes puntos del proyecto. También es posible que, durante la programación, algunos gerentes descubran que no pueden completar el proyecto en el tiempo asignado. Si eso ocurre, es posible que los gerentes de proyecto deban revisar la etapa de planificación para determinar si necesitan extender la fecha límite o revisar el proyecto.

Planificación y programación en la fuerza de trabajo

Algunas empresas asignan dos empleados separados para liderar las responsabilidades de planificación y programación durante la creación de un proyecto. Cuando las empresas crean dos puestos separados, a menudo se debe a que los dos roles requieren conjuntos únicos de habilidades. Al planificar, las personas a menudo necesitan poderosas habilidades de evaluación de riesgos y conocimientos de investigación y desarrollo para comprender lo que la empresa puede lograr. Durante la programación, las personas necesitan sólidas habilidades administrativas y habilidades con el presupuesto y la gestión del tiempo para garantizar que completen el proyecto a tiempo con dinero y recursos de sobra.

Sin embargo, algunas empresas colocan las responsabilidades de ambos roles en una sola posición. Cuando una empresa asigna las funciones de planificación y programación a una sola persona, es importante que ese empleado tenga poderosas habilidades de comunicación para que pueda colaborar de manera eficiente con otros departamentos de la empresa. Buscar el asesoramiento y el conocimiento de los diferentes departamentos de la empresa, como contabilidad, marketing e investigación y desarrollo, puede permitir que las personas realicen sus funciones de manera efectiva y se aseguren de que el proyecto sea exitoso.

Pasos principales para planificar y programar un proyecto

Estos son algunos de los pasos clave que toman las empresas cuando inician inicialmente un nuevo proyecto:

1. Establecer el alcance del proyecto

El primer paso para planificar el proyecto es determinar el alcance del proyecto. El alcance del proyecto es todo lo que la empresa puede crear o lograr efectivamente antes de la fecha límite del proyecto. Durante la lluvia de ideas o características para el proyecto, los gerentes y ejecutivos del proyecto tendrán que evaluar todas las ideas y decidir si la empresa puede desarrollar esas ideas sin perder la calidad del proyecto.

Por ejemplo, si una empresa estuviera creando una nueva aplicación móvil que ayudara a los clientes a realizar un seguimiento de sus citas con el médico, un empleado podría sugerir una función para la aplicación que llame al médico si el cliente llega tarde. Si al director del proyecto le gusta la idea, tendrá que determinar si la función se ajusta al alcance del proyecto o si es demasiado trabajo para completar antes de la fecha límite del proyecto. Una vez que el equipo decide oficialmente el alcance, pueden identificar claramente el objetivo principal del proyecto y lo que define su éxito.

2. Desarrollar el plan de acción

Después de establecer los objetivos principales del proyecto, la empresa puede desarrollar el plan de acción del proyecto mediante la identificación de sus principales tareas. Al desarrollar el plan de acción, los gerentes de proyecto a menudo dividirán el proyecto en objetivos más pequeños y manejables para ayudarlos a determinar los roles principales y los puntos de control del proyecto. Por ejemplo, si una empresa quiere crear un nuevo tipo de software de computadora, el primer paso de su plan de acción podría ser delinear las funciones del software y su próximo paso podría ser crear un producto mínimo viable (MVP) con fines de prueba.

3. Determinar los recursos

Antes de crear el cronograma y comenzar el proyecto, es importante comprender qué recursos requerirá el proyecto. Los recursos pueden incluir muchos artículos únicos, incluidos miembros del equipo, materiales, maquinaria, equipo de oficina y más. Determinar qué recursos necesita el proyecto es importante porque puede ayudar al director del proyecto a desarrollar un presupuesto preciso y crear un cronograma más fácilmente. Por ejemplo, si una empresa desea desarrollar y crear un nuevo tipo de linterna energéticamente eficiente, algunos de los recursos que podrían necesitar pueden incluir software de renderizado 3D, maquinaria de fabricación y materiales prototipo.

4. Crea el horario

Al crear el cronograma, la mayoría de los gerentes de proyecto combinan el conocimiento del plan de acción con la lista de recursos necesarios para determinar el presupuesto y el cronograma más efectivos. Al crear un cronograma, es importante que los gerentes de proyecto comprendan cuántos recursos requiere el equipo para cada paso del plan de acción y aproximadamente cuánto tiempo tomará cada paso. Comprender estos dos detalles puede ayudar a los gerentes de proyecto a dar a cada paso del plan de acción suficiente tiempo para que el equipo lo complete y también desarrolle un presupuesto de proyecto efectivo.

Software de planificación y programación

Al desarrollar el plan y el cronograma del proyecto, algunas empresas pueden usar un software de planificación y programación impresionante para ayudar a que el proceso sea más rápido y eficiente. Algunas empresas proporcionan software a las empresas que les permiten colaborar entre sí y crear planes de acción y cronogramas impresionantes para administrar el proyecto de manera efectiva. Sin embargo, no todo el software permite a las empresas realizar fácilmente ajustes importantes durante el proyecto, lo que puede generar algunos desafíos o posibles retrasos para el equipo.

Para evitar retrasos y permitir una organización más manual, algunas empresas utilizan hojas de cálculo para crear un plan y un calendario personalizables que pueden beneficiar enormemente al equipo y al director del proyecto. Aunque hay menos funciones automatizadas, si el gerente necesita cambiar algún plazo importante o los pasos del plan de acción, es posible que le resulte más fácil ajustarlos manualmente que tratar de trabajar con la automatización de un software.

Consejos para coordinar la planificación y la programación

Aquí hay algunos consejos adicionales para coordinar la planificación y la programación en su carrera:

Reunir recursos primero

Después de la etapa de planificación, es importante que las empresas primero recopilen o comprendan sus requisitos de recursos antes de comenzar la fase de programación. Aunque una empresa puede tener una lista de los recursos que espera utilizar, es importante que sepa cuánto de cada recurso ya tiene y dónde obtendrá los demás. Cuando la empresa entiende de dónde provienen los recursos o si actualmente tiene suficiente, puede prevenir problemas mayores en el futuro y mejorar la eficiencia del proyecto.

Priorizar la eficiencia

Priorizar la eficiencia del proyecto durante la programación puede ayudarlo a evitar redundancias y minimizar los retrasos en el proyecto. Por ejemplo, si sabe que dos departamentos de la empresa pueden necesitar el uso de una determinada pieza de equipo, es conveniente programar el uso de ese equipo en diferentes momentos para que cada departamento nunca tenga que esperar a que otro termine su trabajo.

También es importante definir claramente las funciones principales y asignar pasos específicos del plan de acción a los diferentes departamentos. Cuando cada departamento sabe exactamente lo que está haciendo, la empresa puede asegurarse de que no haya dos personas trabajando en la misma tarea y posiblemente causando retrasos en el proyecto.

Prever grandes desafíos

Al planificar y programar, es beneficioso tratar de predecir cualquier desafío importante que pueda enfrentar el proyecto. Prever los desafíos puede ayudar a los gerentes de proyectos a proporcionar la cantidad correcta de recursos y tiempo para cada tarea y mejorar la productividad del proyecto. Si un gerente tiene problemas para determinar cualquier desafío importante que pueda enfrentar una tarea, es útil darle a esa tarea tiempo adicional para completarla en caso de que surja algún problema inesperado.

Centrarse en la comunicación

Al desarrollar el plan y el cronograma, es importante que el equipo de planificación y programación se comunique constantemente entre sí. Proporcionar comentarios sobre el trabajo de los demás puede ayudar a cada equipo a mejorar y desarrollar sus ideas. Por ejemplo, al crear el cronograma, es posible que un paso en el plan de acción no sea posible en términos de presupuesto o recursos. Si esto ocurre, el equipo de programación podría hablar con el equipo de planificación para revisar el plan de acción y el alcance del proyecto.

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