Planificación de reuniones: cómo administrar y consejos generales para reuniones

Por el equipo editorial de Indeed

27 de octubre de 2021

Las reuniones de planificación pueden ayudar a establecer los objetivos y el cronograma de una iniciativa o proyecto de la empresa. Si está dirigiendo la reunión, deberá invitar a otros empleados a ser parte de la reunión. Las reuniones de planificación son importantes porque dan un sentido claro de dirección al grupo sobre los pasos necesarios para terminar el proyecto.

En este artículo, respondemos qué es una reunión de planificación, cuándo tener una, cómo administrar las reuniones de planificación y consejos para llevar a cabo una reunión con éxito.

¿Qué es una reunión de planificación?

Una reunión de planificación es cuando un grupo de empleados de una empresa se reúne para discutir planes para un nuevo proyecto. Durante la reunión de planificación, los participantes crearán planes, se comprometerán con el plan y discutirán el alcance del proyecto. El objetivo de una reunión de planificación es tomar decisiones importantes y asignar tareas a cada miembro del equipo para que puedan trabajar en ellas a lo largo del cronograma que el grupo ha desarrollado.

Cuándo tener una reunión de planificación

Dado que el propósito de una reunión de planificación es decidir los próximos pasos para un nuevo proyecto, debe realizar una una vez que tenga una idea para una iniciativa en el lugar de trabajo. Trate de planificar la reunión cuando la mayoría de los empleados y gerentes que estarán involucrados tengan tiempo para dedicarse a reunirse para discutir los primeros pasos. Organice una reunión de planificación una vez que el liderazgo le haya dado un presupuesto y las partes interesadas clave hayan aprobado el proyecto. Discutirá los objetivos, el alcance del proyecto y el cronograma que debe seguir el equipo, por lo que cuanto antes pueda tener una reunión de planificación, mejor.

Cómo gestionar una reunión de planificación

Para asegurarse de que su reunión sea lo más productiva y eficiente posible, siga estos pasos para administrar una reunión de planificación:

  1. Formar un comité de planificación

  2. Incluye un rompehielos

  3. Establecer una línea de tiempo

  4. Decidir sobre los proveedores

  5. Asignar tareas y fechas de vencimiento

1. Formar un comité de planificación

Su comité de planificación debe incluir a cualquier persona que será responsable de parte de la iniciativa, así como a cualquier persona que necesite tomar decisiones importantes para impulsar el proyecto. Si descubre que se perdió a un empleado, siempre puede solicitar que asista a la próxima reunión y proporcionarle las notas de la reunión para que esté tan informado como todos los demás en el grupo.

2. Incluye un rompehielos

Es probable que algunos asistentes a la reunión no se conozcan entre sí, por lo que comenzar con un rompehielos puede hacer que todos se sientan más cómodos entre sí. Los rompehielos también ayudan a introducir un poco de diversión en el día para que la reunión pueda comenzar bien con asistentes comprometidos.

3. Establece un cronograma

Toda buena iniciativa o proyecto tiene un línea de tiempo para que todos los involucrados se adhieran. El cronograma debe ser realista, manejable por todas las partes y permitir cualquier desviación que su grupo pueda encontrar. Además, tenga en cuenta los otros proyectos en los que pueden estar trabajando los miembros del equipo.

4. Decidir sobre los proveedores

Como grupo, decidan si necesitarán contratar proveedores externos para completar el proyecto. Establezca un presupuesto de proveedores y discuta cuántos proveedores necesitará. Por ejemplo, si está planeando una fiesta de fin de año en la oficina para toda la empresa, es posible que necesite proveedores de comida y entretenimiento. Si está actualizando el sitio web de la empresa, es posible que deba trabajar con una empresa de SEO que se especialice en la optimización de motores de búsqueda de contenido en línea.

5. Asigna tareas y fechas de vencimiento

A medida que avanza la reunión, asigne tareas a los miembros del grupo. Considere usar un sistema de gestión de proyectos o poner a un miembro del grupo a cargo de guiar a todos hacia la finalización del proyecto. Al final de la reunión, programe una reunión de seguimiento para que todos cumplan con el cronograma y sepan de qué son responsables.

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10 consejos para llevar a cabo con éxito una reunión

Es importante mantener a los empleados comprometidos mientras están en una reunión. Aquí hay 10 mejores prácticas para llevar a cabo una reunión efectiva y eficiente con su equipo:

  • Invitar solo a los empleados necesarios

  • Recordar a todos la reunión.

  • desarrollar una agenda

  • Preparar a los asistentes

  • Comience a tiempo y cumpla con el cronograma

  • Cubre solo lo necesario

  • Fomentar discusiones en equipo

  • Utiliza diferentes métodos

  • Decidir la mejor manera de llevar a cabo la reunión.

  • Compartir notas de reuniones

Invitar solo a los empleados necesarios

La mejor manera de garantizar que los empleados se mantengan comprometidos es invitándolos a una reunión solo cuando se los necesita. Trate de invitar solo a los empleados necesarios para que todos los asistentes sean parte interesada en el proyecto o plan que discutirá el grupo. Esto debería ayudar a que la reunión avance a un ritmo más rápido, fomentar discusiones colaborativas y mantener informados a todos los empleados.

Recordar a todos la reunión.

Es una buena práctica recordarles a todos sobre la reunión. Recuérdeles dónde y cuándo se llevará a cabo la reunión y todo lo que deben llevar consigo. Esto ayudará a que todos estén mejor preparados, lleguen a tiempo y vengan con puntos de discusión para el grupo.

desarrollar una agenda

Para ayudar a que la reunión transcurra sin problemas, desarrollar una agenda seguir. Si bien es aceptable desviarse de la agenda, tener una agenda lo mantendrá concentrado en la tarea. También lo ayudará a seguir un horario y solo ocupará el tiempo que necesita para la reunión. Considere compartir la agenda con todos los asistentes antes de la reunión para que sepan qué esperar y puedan venir preparados con puntos de discusión si así lo desean.

Su agenda puede incluir el objetivo de la reunión, los asistentes que espera y los temas que cubrirá. Si hay asistentes que son responsables de ciertos temas, coloque sus nombres junto al tema en la agenda para que estos empleados puedan prepararse para cubrirlo durante la reunión.

Preparar a los asistentes

Prepare a los asistentes haciéndoles saber cómo se desarrollará la reunión. Comparta si la reunión será una presentación o una discusión grupal en la que los asistentes deberán participar. Hágales saber si deben tomar notas o si tendrán diapositivas disponibles después de la reunión. Trate de asegurarse de que entiendan las expectativas que pueda tener para ellos en lo que respecta a qué tan preparados están para la reunión.

Manténgase a tiempo

Ser oportuno significa dos cosas:

  1. Comenzar a tiempo y cumplir con el cronograma. Esto demuestra que eres consciente y respetuoso del tiempo de todos y que te preparaste para la reunión de la que estás a cargo.

  2. Discutir temas relevantes. Si hay un tema determinado del que todos en la oficina están hablando, una reunión puede ser una plataforma ideal para abordar cualquier problema, pregunta, inquietud o idea. Es posible que desee priorizar los temas relevantes por encima de todo.

Al comenzar a tiempo, adherirse al cronograma y discutir temas relevantes, los asistentes también deben ser respetuosos con el tiempo a cambio y menos distraídos por los retrasos o las desviaciones de la agenda.

Cubre solo lo necesario

Su reunión debe tener un tema general, ya sea cómo mejorar un proceso en el lugar de trabajo, un nuevo procedimiento para responder a las consultas de los clientes o una reunión de motivación sobre la cultura de la empresa. Trate de mantenerse en el tema para asegurarse de que todos en la reunión permanezcan enfocados y que use el tiempo de la reunión de manera eficiente.

Fomentar discusiones en equipo

Una reunión puede ser más atractiva si fomenta las discusiones en equipo. También brindan a los empleados la oportunidad de colaborar o presentar nuevas ideas al grupo. Todavía puede alentar la participación del equipo durante una presentación de diapositivas incorporando una parte de preguntas y respuestas de la reunión.

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Utiliza diferentes formatos

Puede ser útil incorporar diferentes formatos y estrategias en la reunión para mantener a los asistentes interesados. Intente utilizar la tecnología para presentar videos, gráficos y otros elementos que mantengan a la gente interesada. También puede considerar tener un par de sesiones de trabajo durante una reunión más larga para que los empleados puedan levantarse, moverse, tomar un refrigerio o un poco de agua y conversar con sus compañeros de trabajo.

Decidir la mejor manera de llevar a cabo la reunión.

Dependiendo de quién asista, el espacio que tenga y la tecnología disponible, decida la mejor manera de llevar a cabo la reunión. Puede realizar una reunión por teléfono o videoconferencia, en persona o incluso una combinación en la que incluya a cualquier empleado remoto por video en vivo.

Compartir notas de reuniones

Asigne a alguien para que tome notas de la reunión y comparta esas notas con todos los asistentes después de la reunión. Esto servirá como recapitulación y pieza de referencia para todos si tienen preguntas persistentes o necesitan un repaso de lo que discutieron. Asegúrese de incluir elementos de acción y fechas de vencimiento, si corresponde.

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