Planificación de la Ejecución: Definición, Pasos y Consejos

Los gerentes de proyecto son profesionales que organizan y supervisan proyectos para organizaciones. Si es gerente de proyectos o está considerando convertirse en uno, una herramienta que puede usar es un plan de ejecución. Aprender más sobre el proceso de planificación de la ejecución podría ayudarlo a organizar su próximo proyecto. En este artículo, explicamos qué es la planificación de la ejecución, por qué es importante y brindamos pasos y consejos para ayudarlo a crear un plan de ejecución del proyecto para su empresa o cliente.

¿Qué es la planificación de la ejecución?

La planificación de la ejecución, también llamada planificación de la gestión de proyectos, implica la creación de una estrategia para nuevos proyectos. Es una de las primeras etapas en la gestión de proyectos. Durante esta etapa, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo toman una idea inicial y crean un plan de ejecución por escrito. Ocurre después de la etapa de inicio del proyecto, donde los miembros del equipo piensan en nuevos diseños y proyectos, y antes de la etapa de ejecución, donde los miembros del equipo completan las tareas planificadas.

Por ejemplo, en una productora, un plan de ejecución puede involucrar el diseño inicial del producto, el presupuesto y el plan de comunicación. Durante esta etapa del proyecto, los miembros del equipo determinan sus metas, cronograma, costos y responsabilidades. Después de planificar estos componentes, el proyecto puede pasar a la etapa de ejecución, donde el equipo de producción construye los artículos.

Importancia de la planificación de la ejecución

La planificación de la ejecución es una parte esencial de la gestión de un proyecto. Este paso permite a los gerentes y equipos de proyectos crear métodos y estrategias antes de que comience la fase de ejecución del proyecto. Un plan de ejecución fuerte puede tener los siguientes beneficios:

Ayuda a los equipos a establecer y cumplir objetivos.

A través de la planificación de la ejecución, los equipos de proyecto pueden establecer objetivos. Estos incluyen grandes objetivos del proyecto, así como hitos más pequeños a lo largo del proyecto. Por ejemplo, cuando un equipo de construcción crea un plan de gestión de proyectos, su objetivo final podría ser completar el proyecto de construcción en una fecha determinada. También pueden establecer hitos para seguir el progreso a lo largo del proceso. Por ejemplo, es posible que los miembros del equipo deseen comprar un terreno, agregar muros y ajardinar la propiedad.

Establecer objetivos e hitos claros puede ayudar a los equipos a alcanzar sus metas. Pueden usar estos objetivos para medir su desempeño y hacer ajustes si es necesario. Esto puede ayudarlos a tener éxito.

Aumenta la eficiencia

La planificación de la ejecución puede ayudar a los directores de proyectos a mejorar la eficiencia general. Un plan de ejecución incluye un presupuesto de costos, un plan de personal y una estrategia de comunicación. Estas herramientas pueden ayudar a los equipos a reducir costos y mejorar sus técnicas de colaboración, lo que puede aumentar la productividad.

Minimiza los riesgos

Parte de un plan de ejecución es una evaluación de riesgos. Durante este paso, los miembros del equipo identifican los riesgos potenciales del proyecto, analizan el impacto que podrían tener los riesgos y determinan qué tan probables son los riesgos. Los gerentes de proyecto pueden usar esta evaluación para crear una estrategia de gestión de riesgos, que puede ayudarlos a minimizar sus desafíos potenciales.

Mejora la comunicación

Durante el proceso de planificación de la ejecución, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas colaboran para crear una estrategia para los métodos. Los profesionales pueden dar su opinión y hacer preguntas para mejorar el plan. Además, durante esta etapa, el equipo crea un plan de comunicación. En esta sección, el equipo puede decidir la frecuencia con la que desea reunirse para evaluar el progreso del proyecto. Tomarse el tiempo para planificar la comunicación y las reuniones puede ayudar a mejorar la colaboración durante el proyecto.

¿Qué incluir en un plan de ejecución de un proyecto?

Puede personalizar un plan de ejecución de proyecto para satisfacer las necesidades individuales de su proyecto. Los elementos comunes a incluir en un plan de ejecución del proyecto pueden incluir:

  • Alcance del proyecto: El alcance del proyecto, también llamado plan de alcance o declaración de alcance, describe lo que el equipo espera lograr durante el proyecto en términos específicos. Por ejemplo, si un equipo desea mejorar sus ingresos por ventas, el alcance puede especificar que el equipo planea aumentar las ventas de teléfonos en un 10 % durante el próximo año.

  • Metas: La sección de metas describe los principales objetivos, hitos y mediciones. Incluye objetivos a largo plazo e hitos a corto plazo que el equipo planea rastrear y medir a lo largo del proyecto.

  • Plan de recursos: en la sección de recursos, los miembros del equipo enumeran los recursos que necesitarán para completar el proyecto. También pueden planificar fuentes o proveedores para obtener estos recursos.

  • Plan de dotación de personal: El plan de dotación de personal enumera los miembros del equipo involucrados en el proyecto, su función y su información de contacto. También puede contener información sobre la tarea de la que es responsable cada miembro del equipo.

  • Presupuesto: El presupuesto incluye información detallada sobre los costos de cada paso del proyecto. También puede contener información sobre financiación e inversiones para ayudar a los directores de proyectos a asignar sus fuentes de ingresos.

  • Cronograma del proyecto: El cronograma del proyecto muestra cuándo el equipo planea lograr tareas o hitos individuales. También puede contener información sobre las reuniones del equipo y la fecha de vencimiento de las actualizaciones de progreso.

  • Plan de comunicación: en el plan de comunicación, el director del proyecto puede indicar cuándo y con qué frecuencia el equipo se comunicará entre sí y con las posibles partes interesadas.

Cómo crear un plan de ejecución del proyecto

Si está creando un plan de ejecución del proyecto, considere seguir estos pasos:

1. Discuta los detalles de fondo

El primer paso en la etapa de planificación de la ejecución es discutir las ideas iniciales y los detalles de fondo con los miembros relevantes del equipo. Esto puede incluir inversores, partes interesadas o una junta ejecutiva. Durante esta etapa, una persona puede discutir lo que incluiría el proyecto. Por ejemplo, en una empresa de marketing, un director de proyecto puede sugerir un nuevo proyecto de campaña. Pueden compartir los detalles con sus gerentes para determinar si quieren planificar el proyecto.

2. Recopile comentarios

Durante la etapa de planificación inicial, las partes interesadas y los miembros del equipo pueden proporcionar comentarios para ajustar la idea inicial. Por ejemplo, si una empresa de tecnología quiere crear una nueva computadora, las partes interesadas pueden solicitar más detalles sobre el proyecto. También pueden ofrecer sugerencias, como aconsejar a la empresa que fabrique una computadora más rápida o más eficiente energéticamente.

3. Establecer el objetivo final

Antes de escribir los hitos específicos y los planes de recursos, puede ser útil pensar en el objetivo final. Considere colaborar con su equipo para definir el resultado final deseado. Puede usar esta idea para planificar hacia atrás dividiendo la meta grande en pasos más pequeños. Por ejemplo, si su objetivo es mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, puede utilizar este objetivo para crear medidas e hitos específicos, como la introducción de un nuevo software de mensajería instantánea.

4. Elige a los miembros del equipo

A continuación, puede crear una lista de miembros del equipo que pueden trabajar en el proyecto. Piensa en todos los profesionales que puedes necesitar para completar tus objetivos. Por ejemplo, si está gestionando un proyecto de producción, puede colaborar con un equipo de diseño, profesionales de investigación, un ingeniero de materiales y un equipo de financiación.

Durante esta etapa, puede recopilar la información de contacto del miembro del equipo para ayudar a mejorar la comunicación. Además, puede asignar un título de proyecto para cada persona. Por ejemplo, puede seleccionar un asistente de gestión de proyectos o un líder de diseño de proyectos. Estos títulos pueden ayudar a su equipo a planificar en consecuencia para realizar todas las tareas.

5. Determinar hitos y objetivos

Después de crear tareas individuales para los miembros del equipo, considere cómo planea medir y realizar un seguimiento de los éxitos de su equipo. Piense en las secciones dentro de su proyecto. Por ejemplo, al diseñar un proyecto de campaña de marketing, sus hitos pueden incluir la creación de un sitio web, la adición de un logotipo y gráficos y la redacción del contenido del sitio web. Trate de dividir estas grandes secciones en hitos medibles. Considere cómo planea rastrear y medir sus resultados.

6. Crea el cronograma del proyecto

Usando su lista de hitos, puede crear un cronograma del proyecto. Considere cuándo espera que los miembros de su equipo completen cada hito. Esto puede ayudarlo a crear plazos para ciertas tareas, lo que puede ayudarlo a completar todo el proyecto a tiempo.

7. Crea un presupuesto

Un presupuesto es una herramienta financiera importante que puede ayudarlo a administrar y planificar los gastos de su proyecto. Para crear un presupuesto, primero, considere los recursos de financiación. Luego considere todos los costos que puede encontrar durante el proyecto. Considere los materiales, el equipo, las herramientas de marketing y los salarios por hora. Trate de hacer coincidir cada costo con una fuente de financiamiento para asegurarse de que pueda cubrir todos los gastos.

8. Divide y designa tareas

Trate de dividir las tareas en pequeños componentes y deléguelas o asígnelas a los miembros de su equipo. Considere quién será el responsable de cada tarea. Al hacer un plan para cada miembro del equipo, puede ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad de su equipo.

9. Evaluar riesgos

En la evaluación de riesgos, puede ayudar a planificar para reducir los desafíos antes de que ocurran. Para evaluar el riesgo, considere los peligros o desafíos potenciales que su equipo puede enfrentar durante el proyecto. Luego considere qué riesgos son los más importantes o cuáles tendrían el mayor impacto en su proyecto. Si es posible, cree un plan que lo ayude a eliminar el riesgo. Por ejemplo, si un riesgo potencial es que los miembros del equipo no se comuniquen de manera efectiva, puede ayudar a eliminar este riesgo creando un plan de comunicación sólido.

Si no puede evitar el riesgo, intente crear una estrategia que le ayude a reducir el impacto general del riesgo. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, un riesgo puede ser que el clima pueda afectar la etapa de construcción. Puede ayudar a planificar este riesgo ajustando la fecha límite del proyecto o creando un plan para diferentes patrones climáticos.

10. Planificar los próximos pasos y la estrategia de comunicación

Hacia el final de su planificación de ejecución, puede describir el plan de comunicación general. Esto incluye cómo los miembros del equipo se comunicarán entre sí con respecto al proyecto. Además, considere cómo se comunicarán los equipos. Puede elegir reuniones en persona, llamadas telefónicas, correos electrónicos diarios o informes de progreso mensuales.

Consejos para una planificación de ejecución exitosa

Aquí hay algunos consejos que puede usar para ayudarlo a crear un plan de ejecución exitoso:

  • Documenta tu proceso. Crear un documento escrito durante la planificación de la ejecución puede ayudarlo a usted y a su equipo a tener éxito. Considere escribir un plan de ejecución y compartirlo con inversores y miembros del equipo para ayudar a mejorar la productividad.

  • Comunicarse regularmente con las partes interesadas. Las partes interesadas son las personas involucradas e interesadas en el resultado de su proyecto, incluidos los miembros del equipo, los inversores y los clientes. Considere compartir información regularmente con estas personas para mejorar la comunicación y refinar su proyecto durante la ejecución.

  • Deje tiempo suficiente para una planificación cuidadosa. La creación de un plan de ejecución detallado puede llevar algún tiempo, pero puede ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero durante la etapa de ejecución. El cronograma puede variar según el tamaño de su proyecto, pero considere dejar al menos algunas semanas para una investigación y planificación cuidadosas.

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