Planificación de la capacidad del equipo: qué es, por qué es importante y estrategias

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

La planificación de la capacidad del equipo permite a una empresa planificar los horarios de trabajo de los miembros del personal. La planificación eficaz de la capacidad del equipo le permite proporcionar al personal objetivos que requieren todo su esfuerzo sin dejar de ser alcanzables. La planificación puede permitirle maximizar el rendimiento del personal y, por lo tanto, aumentar potencialmente la productividad de su equipo. En este artículo, analizamos qué es la planificación de la capacidad, por qué es importante, en qué se diferencia de la planificación de recursos y las estrategias para una planificación eficaz de la capacidad del equipo.

¿Qué es la planificación de la capacidad del equipo?

La planificación de la capacidad del equipo es un proceso para evaluar las horas de trabajo disponibles para los miembros del personal y las necesidades de la empresa para planificar el uso eficiente de las horas de los empleados. La planificación exitosa de la capacidad del equipo permite que los miembros del personal se desempeñen al máximo mientras los guía hacia el orden de finalización más efectivo para las tareas. La planificación de la capacidad del equipo puede ayudarlo a coordinar el trabajo de sus empleados cuando tiene elementos interconectados para garantizar que los requisitos previos finalicen antes de que otro empleado los necesite.

¿Cuál es la importancia de la planificación de la capacidad del equipo?

La importancia de utilizar la planificación de la capacidad del equipo incluye:

Asignación eficiente de habilidades

Al supervisar un gran personal, es probable que sus empleados posean una amplia gama de habilidades y especialidades. La planificación de la capacidad del equipo le permite evaluar las habilidades de sus empleados e identificar el mejor uso para cada miembro de un equipo. Colocar al personal en puestos que requieren habilidades que son fuertes para ellos puede permitirles rendir al máximo, lo que beneficia tanto a la empresa como al empleado.

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Mayor compromiso de los empleados

Establecer expectativas con la planificación de la capacidad del equipo también puede ayudar a mantener o aumentar los niveles de compromiso de los empleados. La planificación precisa le permite encontrar un nivel de expectativa que requiere que el personal trabaje productivamente para alcanzar sus objetivos. Esto reduce las oportunidades para que el personal se aburra o se desconecte al mantenerlos desafiados durante la semana laboral.

Objetivos más realistas

Así como es importante proporcionar suficiente desafío al personal para mantenerlo comprometido, también es beneficioso no pedir demasiado al establecer objetivos. Proporcionar metas realistas para el personal puede ayudarlos a evitar el exceso de trabajo. Esto puede permitir que el personal mantenga sus estándares de desempeño y obtenga satisfacción al saber que están cumpliendo con sus expectativas con su trabajo.

Mayores niveles de productividad

Debido a que su personal permanece comprometido sin sobrecargarse de trabajo, la planificación efectiva de la capacidad del equipo equilibra la maximización de las horas de trabajo con el mantenimiento de los niveles de rendimiento, lo que se combina para producir mejores resultados. Cuando aumenta la productividad en sus diversos departamentos y empleados, puede tener un gran impacto en la eficacia general de su empresa.

Reputación profesional más fuerte

El uso de la planificación de la capacidad del equipo puede ayudarlo a aumentar su estatus con los clientes o dentro de su industria. La planificación exitosa le permite a su equipo cumplir con los plazos de manera consistente mientras mantiene altos estándares de calidad. Al demostrar que su empresa es confiable y confiable, puede construir una reputación como un excelente socio profesional o proveedor de servicios.

Costos operativos reducidos

Otra forma en que la planificación de la capacidad de su equipo puede tener un impacto significativo en sus resultados, además de aumentar la producción, es mediante la reducción de gastos. Usar a su personal de manera más eficiente le permite realizar las mismas tareas mientras dedica menos horas de trabajo. Esto reduce los costos salariales en un proyecto, de modo que puede medir cualquier producción resultante con un gasto menor, lo que aumenta el margen de beneficio del proyecto.

Diferencia entre la planificación de la capacidad del equipo y la planificación de recursos

La planificación de la capacidad del equipo y la planificación de los recursos son funciones similares pero distintas. En la planificación de la capacidad del equipo, el enfoque principal está en la disponibilidad de habilidades de los miembros de su personal y cómo asigna el trabajo al personal para aprovechar al máximo esas habilidades. La planificación de la capacidad del equipo también puede incluir la toma de decisiones de contratación y la priorización del trabajo para generar los resultados más valiosos posibles. Es una herramienta importante para abordar su oferta de horas de trabajo disponibles y las demandas de proyectos abiertos.

La planificación de recursos aborda los recursos físicos disponibles para su empresa. Esto puede incluir materias primas, maquinaria, suministros de oficina y otros materiales que su personal necesita para completar su trabajo. La planificación de recursos se centra en la utilización de recursos para ayudarlo a aprovechar al máximo los recursos disponibles.

Estrategias para la planificación de la capacidad del equipo

Estas estrategias pueden ayudarlo a que sus próximos esfuerzos de planificación de la capacidad del equipo sean exitosos:

Llevar a cabo la planificación de recursos

Si bien la planificación de recursos y la planificación de la capacidad del equipo son elementos únicos de la planificación de la empresa, tienen una relación mutuamente beneficiosa. La planificación de recursos le permite obtener una evaluación precisa de los recursos físicos disponibles para su personal e identificar áreas en las que su personal tiene necesidades que actualmente no está satisfaciendo. La rectificación de cualquier deficiencia en la disponibilidad de recursos le permite preparar mejor a su personal para el éxito, mientras repara las áreas que no puede abordar mediante la adquisición de nuevos recursos y la asignación de capacidad de equipo adicional.

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Crear equipos multifuncionales

Al formar equipos dentro de una empresa, las decisiones que tome al asignar miembros del personal pueden tener un impacto significativo en el desempeño general de su personal. Una excelente opción para planificar de manera efectiva las asignaciones de trabajo de su equipo es crear equipos multifuncionales en los que las habilidades de los miembros del equipo cubran una amplia gama.

Un grupo multifuncional de empleados hace que un equipo sea más flexible y capaz de manejar una gama más amplia de tareas en un proyecto. La funcionalidad cruzada permite que los equipos asignen el trabajo para adaptarse a las fortalezas de cada miembro para que puedan operar de la manera más eficiente posible.

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Prioriza tus proyectos

Al planificar para su equipo, es posible que descubra que tiene más trabajo del que su equipo puede completar durante un período determinado. Cuando ocurren estas situaciones, es importante priorizar, en lugar de asignar más trabajo del que es probable que complete su equipo.

Priorizar proyectos le permite establecer objetivos alcanzables y al mismo tiempo asegurarse de que los proyectos importantes finalicen antes de sus fechas límite. Puede priorizar en función de cuál tiene la fecha límite más cercana o las consecuencias más graves por la entrega tardía, o puede priorizar en función del valor que proporciona cada proyecto. Al clasificar la importancia de sus proyectos, puede maximizar efectivamente la capacidad de trabajo de su equipo.

Proporcionar líneas abiertas de comunicación.

La comunicación es importante dentro de una empresa en todo momento, pero especialmente cuando se planifica. Las líneas abiertas de comunicación le permiten comprender mejor los deseos y necesidades de sus empleados. Al hablar con el personal sobre sus proyectos actuales y cómo se sienten acerca de los niveles de trabajo actuales, puede usar sus respuestas para ayudar a guiar la planificación de la capacidad de su equipo. Esto le permite hacer un plan de equipo que se adapte a las fortalezas y preferencias de los miembros de su personal, para brindarles una situación laboral que les ofrezca la mejor oportunidad para tener éxito y producir resultados sólidos.

Documentar el proceso a fondo.

Al producir un plan de capacidad del equipo, la documentación puede desempeñar un papel crucial. Además de beneficiarse del uso de documentos de trabajos y acuerdos anteriores para cualquier proyecto incorporado en el plan, la creación de documentos para su plan puede ayudarlo a implementarlo de manera más efectiva. Proporcionar un documento escrito del plan proporciona una referencia para los miembros del personal cuando tienen confusión sobre sus expectativas.

Crear planes de contingencia

Al desarrollar un plan para su personal, es beneficioso considerar las posibles fuentes de riesgo en su plan, lo que puede alterar su capacidad para seguir el plan inicial. Los planes de contingencia le permiten reaccionar más rápidamente cuando necesita adaptarse. Realizar un análisis de riesgos en los resultados de la planificación de la capacidad de su equipo puede permitirle identificar las complicaciones que son más probables o que pueden tener el mayor impacto. Estas son las áreas donde las contingencias pueden ser más beneficiosas al brindar una respuesta inmediata si es necesario.

Supervisar la implementación

Después de completar su plan y ponerlo en práctica, monitorear el desempeño del personal en su plan puede ayudarlo a aumentar aún más la producción. Además de permitirle hacer ajustes a los planes actuales cuando identifica áreas en las que su equipo podría desempeñarse mejor, el monitoreo también proporciona información valiosa para el futuro. Usando las lecciones de su ronda actual de planificación de la capacidad del equipo, puede tomar decisiones más informadas la próxima vez que realice la planificación para producir resultados aún más sólidos.

Plan de horas no laborables

Al realizar la planificación de la capacidad del equipo, puede parecer lógico planificar cada hora que sus empleados están en el reloj. Sin embargo, un enfoque realista de la planificación incluye la elaboración de un presupuesto para las horas libres. Estas horas pueden incluir tareas laborales, como completar deberes administrativos simples que no forman parte directamente de la producción en un plan, y personales, incluidos descansos y distracciones.

Puede destinar la asignación de entre el 60 y el 80 por ciento de las horas de un empleado a trabajar activamente en las asignaciones del plan. Esto proporciona al personal un amplio margen para actividades no laborales, lo que le permite a su equipo cumplir con los plazos y, al mismo tiempo, brindar pequeños descansos y oportunidades para otras responsabilidades. Esto puede ayudar a los empleados a sentirse frescos, de modo que la calidad de la producción se mantenga alta y feliz, para ayudar con el desarrollo y la retención de los empleados.

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