Pizarra remota (definición y características a considerar)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

La colaboración es una parte crucial de la mayoría de las industrias. Ahora que el mundo está más interconectado que nunca, los profesionales encuentran formas nuevas e innovadoras de colaborar. Si usted o sus compañeros de trabajo están trabajando en diferentes lugares, puede ser útil aprender sobre la pizarra y cómo usarla de manera efectiva. En este artículo, explicamos qué es la pizarra remota, describimos cómo funciona, compartimos qué la hace efectiva y definimos la colaboración sincrónica y asincrónica.

¿Qué es la pizarra remota?

La pizarra remota es cuando los profesionales usan pizarras interactivas para el trabajo remoto, como trabajar desde casa o a largas distancias. Las pizarras remotas tienen el mismo propósito que las pizarras que puede encontrar en la pared de una sala de juntas, ya que ambas son formas en que los miembros del equipo pueden generar sugerencias e ideas. La diferencia es que las pizarras remotas están disponibles como aplicaciones o herramientas basadas en navegador, a las que las personas pueden acceder y contribuir desde cualquier lugar.

Por qué usar una pizarra remota

Aquí hay algunas razones para considerar el uso de una pizarra remota para la lluvia de ideas:

Promueve la colaboración

Si alguna vez ha sido parte de una reunión, sabe que las personas comparten mucha información y puede ser difícil proporcionar información o recordar todos los asuntos discutidos. El uso de una herramienta, como una pizarra interactiva, donde cualquiera puede compartir fácilmente sus pensamientos e ideas en tiempo real, puede hacer que la reunión sea más colaborativa y efectiva. Con una conexión a Internet, esta colaboración puede extenderse mucho más allá de una sala de juntas. Las pizarras remotas brindan una salida colaborativa para conectar equipos dispersos en una oficina, una región o incluso el mundo.

Hace que las reuniones sean más interesantes.

Si está trabajando de forma remota y está en reuniones de video tradicionales todo el día, es posible que hablar y escuchar constantemente sea agotador. Muchos encuentran que la pizarra remota es un método más emocionante de colaboración. Permite que todos se involucren y tiene herramientas disponibles para proporcionar información de otras maneras además de hablar. Puede compartir notas, gráficos, informes de ventas y videos. Puede integrar muchas aplicaciones, lo que le permite encontrar innumerables formas de ser creativo al presentar información, haciéndola más interesante para sus colaboradores.

Conveniente y económico

Las pizarras remotas son herramientas cómodas para los usuarios y económicas para las empresas. Las empresas que permiten a los empleados trabajar de forma remota utilizan con frecuencia estas pizarras. Permiten que los equipos tengan reuniones improvisadas ya que los miembros no necesitan estar en una ubicación precisa. Los empleados pueden apreciar la flexibilidad de no tener que ir al sitio para una reunión. Esta herramienta también puede evitar que las empresas gasten dinero innecesario en gastos de viaje y construyan espacios de trabajo en múltiples ubicaciones. En lugar de que los empleados se comuniquen con una oficina, pueden abrir una aplicación desde su computadora portátil donde sea que estén.

Cómo usar una pizarra remota

Siga estos pasos para usar una pizarra remota:

1. Elija una aplicación o sitio web

Antes de usar una pizarra remota, haga una lista de lo que quiere lograr usando una. Considere las funciones disponibles e investigue un poco para determinar qué opciones parecen adecuadas para sus necesidades. Una vez que descargue la aplicación o inicie sesión en el sitio web, familiarícese con la pizarra y asegúrese de que sea fácil de usar.

2. Crea una pizarra

A continuación, cree una pizarra. A menudo, hay varias plantillas para elegir que pueden satisfacer diferentes necesidades. Si encuentra una plantilla que le gusta y planea usarla nuevamente en el futuro, puede guardar la plantilla en sus favoritos.

3. Agregar contenido

Ahora es el momento de agregar contenido. Puede cargar documentos, hojas de cálculo, videos y varios otros tipos de medios para hacer que su tablero sea emocionante y lo ayude a explicar temas complicados. Siempre puede editar o eliminar cualquier contenido que agregue al tablero.

4. Invite a sus compañeros de trabajo y hagan una lluvia de ideas juntos

Una vez que su tablero esté listo, invite a sus compañeros de trabajo y comience el proceso colaborativo de intercambio de ideas. Los participantes pueden usar notas adhesivas para documentar ideas y temas para revisar, que aparecen en la pizarra en tiempo real. Cuando un usuario contribuye a la pizarra, todos los cambios aparecen resaltados. Cada participante también tiene un cursor único, lo que hace que la pizarra sea fácil de seguir.

5. Exportar y guardar

Una vez que haya terminado de usar una pizarra, puede exportar y guardar el documento. Asegúrese de guardarlo con un título claro, como Pizarra del informe de riesgos de agosto de 2021, para que sea fácil de localizar. Comparta el documento con sus compañeros de trabajo si es necesario.

Qué características hacen que una pizarra remota sea efectiva

Al considerar qué pizarra remota usar para las necesidades de su negocio, asegúrese de que tenga algunas de estas características:

  • Accesibilidad: esta característica le permite compartir su pizarra dentro de un equipo o exportarla si es necesario.

  • Espacio infinito en el tablero: tener espacio de escritura ilimitado ayuda a evitar que su equipo se quede sin espacio para escribir y, como resultado, no pueda documentar información importante.

  • Integración con aplicaciones de terceros: esta característica le permite usar y compartir la información almacenada en otras aplicaciones en la pizarra.

  • Toma de notas: la capacidad de tomar notas permite que cualquier miembro del equipo contribuya con sus ideas como notas adhesivas colocadas en la pizarra.

  • Compartir pantalla: esta característica le permite compartir documentos y otros trabajos con sus colaboradores.

  • Compatibilidad con lápiz óptico: es posible que la compatibilidad con lápiz digital o lápiz óptico no sea una necesidad, pero proporciona un método alternativo para contribuir a la pizarra, que algunas personas pueden considerar más fácil y conveniente.

  • Plantillas y marcos: esta característica le permite usar plantillas preconstruidas o crear sus propios marcos que ayudan a mantener su pizarra organizada.

  • Integración de videoconferencias: esta característica le permite ver a sus colaboradores en la pizarra.

Colaboración sincrónica

La colaboración sincrónica es cuando dos o más personas trabajan juntas en tiempo real. Las personas pueden estar en la misma habitación o al otro lado del país. Por ejemplo, si está en una llamada de videoconferencia con su gerente de ventas regional, que se encuentra en un estado diferente, se trata de una colaboración sincrónica. Algunos otros ejemplos de colaboraciones sincrónicas incluyen:

  • Reuniones en persona

  • Llamadas telefónicas

  • Video/audioconferencias

  • Hacer una pregunta a su compañero de equipo en el otro extremo de la sala de reuniones

  • Conversaciones durante las pausas para el almuerzo

La colaboración sincrónica puede ser mejor para las personas orientadas al equipo que disfrutan trabajar directamente con sus compañeros de trabajo. Tener fuertes habilidades para hablar y escuchar puede ayudarlo a navegar este tipo de colaboración de manera efectiva. A medida que avanza la tecnología, las nuevas formas de colaborar con compañeros de trabajo en tiempo real son cada vez más populares. La pizarra remota con compañeros de trabajo que trabajan desde diferentes ubicaciones puede ser una forma muy eficaz de comunicarse y alcanzar los objetivos.

Colaboración asíncrona

La colaboración asíncrona es cuando dos o más personas trabajan juntas, pero no sucede en tiempo real, lo que significa que el tiempo pasa entre la correspondencia. Por ejemplo, si tiene una pregunta de un cliente y no requiere una respuesta inmediata, puede enviarle un mensaje de texto. Te responden rápidamente dos minutos después. Esta comunicación es una colaboración asincrónica a medida que pasa el tiempo entre el envío del mensaje y la interpretación del mensaje por parte del cliente. Este tipo de colaboración a menudo ocurre de forma remota y no está planificada. Algunos otros ejemplos de colaboraciones asincrónicas incluyen:

  • Correo electrónico

  • Letras

  • Mensajes de texto

  • Mensajes directos

  • Grabaciones de video

Las colaboraciones asincrónicas pueden ser mejores para los profesionales independientes que están motivados. Si bien la comunicación puede seguir siendo esencial para completar sus tareas, puede trabajar en un horario que le convenga y recopilar y compartir información por correo electrónico en lugar de reuniones. Este método de colaboración también crea un rastro en papel al que cualquier persona involucrada puede hacer referencia cuando sea necesario. Con las colaboraciones asincrónicas, el enfoque no está en el método para lograr resultados, sino en los resultados del trabajo.

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