Pasos para contratar a un empleado 1099 (además de qué formularios se requieren)

Por el equipo editorial de Indeed

12 de abril de 2021

Las empresas a menudo contratan a 1099 empleados porque pueden ayudar a completar tareas no esenciales rápidamente y permitir que las empresas crezcan y se desarrollen más fácilmente. Si espera trabajar con contratistas independientes, puede ser beneficioso comprender sus principales beneficios y la forma más eficiente de contratarlos. En este artículo, discutimos qué es un empleado 1099, por qué las empresas los contratan y le brindamos una lista de pasos sobre cómo contratarlos usted mismo y qué papeleo necesitará.

¿Qué es un empleado 1099?

Un empleado 1099 es un individuo que ofrece sus servicios a empresas y organizaciones como autónomo. El término “1099” se refiere a ciertos formularios que una persona debe completar para clasificar su trabajo y su posición actual con la empresa como contratista independiente. Al contratar a un empleado 1099, las empresas a menudo negocian un contrato que describe los términos del proyecto y el pago por completar la tarea. Los trabajadores autónomos trabajan hasta que cumplen su contrato, momento en el que la empresa decide si renueva o rescinde sus servicios.

¿Por qué contratar a un empleado 1099?

Aquí hay algunas razones por las que contratar a un empleado 1099 podría ser beneficioso para una empresa u organización:

Ahorro financiero

La contratación de contratistas independientes puede ayudar a las empresas y organizaciones a ahorrar dinero en varias áreas comerciales, incluido el espacio y el equipo de oficina, los seguros y los paquetes de beneficios, así como la capacitación y el desarrollo adicionales. Debido a esto, las empresas a menudo solo pagan a los trabajadores independientes por sus servicios inmediatos y, a menudo, no requieren costos adicionales para ayudarlos a realizar sus funciones.

mantenimiento sencillo

Las empresas que emplean trabajadores independientes pueden tener un tiempo más fácil con la incorporación y el pago. Esto se debe a menudo a que se requiere menos papeleo y verificaciones de antecedentes para los contratos independientes. La nómina también es más fácil de mantener porque no requiere retenciones de impuestos y solo ocurre en los tiempos predeterminados descritos en el contrato.

Flexibilidad

Cuando las empresas contratan personas por contrato, tienen la capacidad de contratar personas que se especializan en ciertos campos o prácticas. Esto puede permitir que las empresas contraten a empleados capacitados profesionalmente que pueden ayudar en circunstancias especiales. Por ejemplo, si una empresa necesita un diseñador gráfico para que le ayude a crear nuevas promociones de marketing, puede contratar a un profesional para que le ayude hasta que el trabajo esté completo.

Cómo contratar a un empleado 1099

Aquí hay una lista de pasos que puede seguir para ayudarlo a contratar a un empleado 1099:

1. Clasificar correctamente al individuo

Puede ser importante para las empresas clasificar con precisión a la persona que están contratando porque puede ayudarlas a informar correctamente la relación laboral al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Una definición precisa de la relación laboral puede ayudar a las empresas a proteger sus activos y evitar futuras complicaciones legales. Al clasificar el estado de un individuo con una empresa, el IRS a menudo aplica un sistema para ayudarlo, que utiliza tres factores diferentes:

Control de comportamiento

El control del comportamiento ayuda a identificar cuánto control tiene la empresa sobre el trabajo del empleado y cómo lo logran. Esto puede incluir definir si la empresa brinda capacitación adicional, si permite que el empleado elija su propio horario y si el empleado puede elegir en qué orden realizar su trabajo.

Control financiero

El control financiero define cómo la empresa gestiona los pagos y las finanzas. Esto puede incluir si la empresa paga los gastos de los empleados, si el empleado envía facturas por su pago y si proporciona sus propias herramientas y equipos para el trabajo.

Factores de relación

Los factores de relación identifican si se ha creado un contrato y qué beneficios o información específicos incluye. Por ejemplo, si la empresa proporciona días de vacaciones y seguro médico, el IRS podría clasificar a la persona como empleado a tiempo completo o parcial en lugar de trabajador independiente.

2. Verifique las credenciales y el historial de empleo

Verificar las credenciales y el historial laboral del empleado puede ser beneficioso para las empresas porque les permite comprender qué tan bien el individuo puede contribuir a su proyecto u objetivo. Esto puede ayudar a las empresas a garantizar que el trabajador independiente tenga la educación y la capacitación adecuadas para el trabajo y puede ayudar a comparar el precio de venta con su experiencia laboral.

Para algunos puestos, el estado también puede requerir que se complete una verificación de antecedentes, específicamente si el contratista independiente está trabajando con personas mayores, niños o personas discapacitadas.

3. Crea un contrato

La creación de un contrato completo para trabajadores independientes puede ayudar a las empresas a clasificarlos para el IRS y establecer pautas para el proyecto o asignación que los contratistas independientes puedan seguir fácilmente. Puede ser beneficioso para el contrato incluir información detallada sobre los planes de pago, la duración del empleo y cualquier acuerdo de confidencialidad necesario.

Si el freelancer está diseñando y desarrollando un trabajo creativo, también puede ser importante aclarar quién posee los derechos de propiedad intelectual.

4. Pídales que completen los formularios adecuados

Cuando se busca oficialmente contratar a un contratista independiente para una empresa o negocio, puede ser importante para ellos completar la documentación necesaria antes de comenzar, así como realizar un seguimiento de los formularios que deben completarse después de cumplir con sus responsabilidades. Estos formularios pueden incluir:

contrato escrito

Antes de que el freelancer comience su trabajo, puede ser importante que la empresa negocie completamente el contrato y que el individuo firme que comprende y acepta las estipulaciones y los requisitos del proyecto. Una vez que se firma el contrato, puede ser beneficioso para la empresa conservar una copia del documento para sus registros.

Formulario W-9

El W-9 es un formulario de impuestos que el IRS requiere que los contratistas independientes completen. El formulario solicita el nombre del contratista y el número de identificación fiscal e identifica si el trabajador independiente es elegible para trabajar en los Estados Unidos. Puede ser importante para las empresas y los negocios tener una copia del formulario W-9 de cada contratista independiente en el archivo.

1099-MISC

Normalmente, se requiere el formulario 1099-MISC si la empresa u organización le pagó al trabajador independiente más de $600 por sus servicios en un año. Si es así, la empresa debe enviar el formulario a su trabajador independiente a fines de enero, detallando cuánto recibió el individuo durante el año.

5. Integrarse en la empresa

La integración de los trabajadores independientes en la cultura de la empresa puede ayudarlos a desempeñar sus funciones de manera más eficaz y aumentar su satisfacción laboral. Cuando contrata a un contratista independiente, puede ser útil tener una reunión inicial, ya sea en persona o virtualmente, para darle la bienvenida a la empresa y transmitirle información importante, como la misión y el objetivo de la empresa con su asignación completa.

También puede ser útil presentarles a otros empleados y proporcionarles una lista de personas a las que pueden contactar con ciertas preguntas o inquietudes sobre su proyecto. Esto puede ayudarlos a sentirse incluidos e involucrados en el desarrollo de la empresa y permitirles completar su contrato de manera más eficiente.

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