Partes de una Carta Comercial: Ejemplos de los 7 Componentes

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 20 de junio de 2022 | Publicado el 4 de febrero de 2020

Actualizado el 20 de junio de 2022

Publicado el 4 de febrero de 2020

En algún momento de su carrera profesional, es posible que deba escribir una carta comercial formal para enviar o solicitar información a una persona, organización, agencia o cliente. Si bien la mayoría de las comunicaciones comerciales en estos días se realizan virtualmente o por teléfono, las cartas comerciales siguen siendo un método importante de correspondencia profesional en algunas industrias.

Las cartas comerciales tradicionales tienen un formato específico que permite a los destinatarios comprender fácilmente la información que desea transmitir. Estas partes incluyen su información de contacto y la de ellos, así como el cuerpo de su carta.

En este artículo, describiremos cada una de las siete partes clave de una carta comercial con ejemplos para que puedas elaborar fácilmente la tuya cuando llegue el momento.

Formato de carta comercial

descripción de la imagen

Formato de carta comercial

  1. Fecha

  2. Nombre y dirección

  3. Saludo

  4. Párrafo inicial

  5. Párrafo final

  6. Cierre y firma de cortesía

Componentes de la carta comercial

Independientemente de dónde se encuentre en su carrera o en qué campo se encuentre, saber como dar formato a una carta comercial Es vital. Debe usar cartas comerciales cuando envíe documentos a una agencia gubernamental, presente solicitudes formales, envíe documentos profesionales o diseñe una carta de presentación. Un formato de carta comercial profesional generalmente incluye siete elementos clave. Esto es lo que debe incluir en cada carta comercial:

1. Encabezado de carta

El encabezado de la carta, que normalmente se encuentra en la esquina superior izquierda de la página, le presenta al destinatario e incluye información contextual importante, como su nombre, dirección de remitente, número de teléfono, correo electrónico y fecha. Solo incluye la información que tu audiencia necesita. Al escribir el encabezado de su carta, omita una línea entre su información de contacto y la fecha. Omita otra línea, luego incluya la información de contacto de su destinatario. Omita otra línea, luego comience su carta. Por ejemplo:

alicia washington
Oficinas de Burbank y Brooks
Calle Burbank 105
a.washington@email.com

21 de junio de 2021

Sra. Riley Jones
Tecnología del río
90991 River Tech Dr. Ste 1

Estimada Sra. Jones,

No es necesario que incluya una dirección de remitente si la carta está impresa en papel con membrete que incluye la dirección. El membrete es el logotipo de una empresa que suele estar en la parte superior central de los documentos comerciales que están relacionados con una empresa, agencia gubernamental u otra organización.

Relacionado: Cómo escribir un correo electrónico profesional

2. Dirección del destinatario

Deje una línea adicional entre la fecha y la dirección del destinatario, y debe estar en el margen izquierdo. Debe incluir el nombre de la persona a la que le envía la carta comercial, incluido el prefijo de su nombre. Asegúrese de que su nombre esté escrito correctamente y que la dirección esté lo más completa posible para asegurarse de que reciban la carta. La dirección debe mostrarse en una ventana de sobre estándar cuando el papel se dobla en tercios.

3. Asunto

El asunto debe ser breve y directo, y representar claramente al destinatario de qué se trata la carta. Si tiene un número de referencia, como un número de reclamo, número de caso o número de referencia, debe incluirlo en esta línea. El sujeto no tiene que escribirse como una oración completa.

Relacionado: Cómo escribir una línea de asunto de correo electrónico que obtenga respuestas

Su asunto también puede comenzar con “RE:” para mostrar que está escribiendo en respuesta o con respecto a una conversación o solicitud anterior. Por ejemplo, una línea de asunto podría decir “RE: Número de reclamación 129523 – Presentación de documentos e información de póliza”. Esto le permite al lector encontrar su reclamo y le permite saber qué esperar en el resto de la carta comercial.

4. Saludo

El saludo debe ser formal y cortés. Es mejor comenzar con un saludo profesional como “Estimado” y el prefijo de la persona si lo sabe. Por ejemplo, no escribirías “Estimado Taylor Spenser” si sabes que es médico. En ese caso, escribirías “Estimado Dr. Spenser”. Evite usar prefijos de género si es posible; use el nombre de la persona en su lugar. Por ejemplo, “Estimado Taylor Spenser”, en lugar de “Estimado Sr. Spenser”.

Si no sabe quién recibirá su carta directamente, debe usar otras referencias, como su título, equipo, organización o función laboral. Por ejemplo, “Estimado gerente de recursos humanos”, “Estimado departamento de recursos humanos” o “Estimado reclutador de la empresa”. Si es posible, evite usar “A quien le interese“, ya que puede parecer impersonal o anticuado.

Relacionado: Saludos profesionales por correo electrónico que funcionan (Más 7 para evitar)

5. Cuerpo

El cuerpo es donde escribes los detalles de tu carta comercial. Comience con una breve introducción que explique por qué los está escribiendo. La introducción debe ser de una o dos oraciones y debe tener los detalles más importantes. El resto del cuerpo incluye los detalles de su carta.

El cuerpo debe centrarse en por qué estás escribiendo y debe ser lo más directo y cortés posible. Separe cada párrafo alineado a la izquierda saltando un espacio. Termina el cuerpo con un párrafo de resumen de dos oraciones para aclarar por qué estás escribiendo y agradecerles por su consideración. Asegúrese de que el párrafo de cierre sea adecuado para el tono de la carta. Un buen párrafo de recapitulación podría ser: “Gracias por actualizar mi reclamo y analizar las circunstancias. Espero saber de usted pronto”.

Relacionado: Cómo escribir buenas cartas (con ejemplos formales e informales)

6. Cierre de cortesía

Siempre termine una carta comercial con un cierre profesional. Algunos ejemplos son “Sinceramente”, “Saludos cordiales” y “Gracias”. Debe tener su cierre en su propia línea, con la primera letra en mayúscula y una coma al final.

Lee mas: 22 ejemplos de cierre de cartas comerciales

7. Firma

Deje de dos a cuatro líneas entre la línea de cierre y escriba su nombre para que pueda firmar la carta comercial. Su nombre debe ser su primer nombre, la inicial del segundo nombre (si tiene una) y su apellido. Incluya cualquier sufijo adecuado a su nombre, como MA o MD. Si está escribiendo para una empresa u organización, debe incluir su posición inmediatamente debajo de su nombre escrito. Una vez que imprima la carta comercial, firme su nombre inmediatamente encima de su nombre escrito con tinta azul o negra.

Relacionado: Carta de presentación: descripción general y ejemplos

Mejores prácticas de cartas comerciales

Aquí hay algunas otras cosas que debe tener en cuenta al escribir su carta comercial:

formato de documento

Las cartas comerciales están diseñadas para que la dirección del remitente y la dirección del destinatario aparezcan en las ventanas de un sobre estándar de nueve pulgadas. Debe imprimir su carta comercial en papel sin rayas de 8.5 “x 11” y tener márgenes de una pulgada en todos los lados. Asegúrate de revisar tu carta comercial varias veces para detectar posibles errores ortográficos o gramaticales. Debe utilizar una fuente estándar como Times New Roman.

Cada sección debe estar separada saltando una línea y todo debe estar alineado a la izquierda. Las cartas comerciales pueden ser tan largas como las necesites, así que no necesitas poner todo lo que necesitas decir en una sola página.

Relacionado: Consejos para escribir una carta comercial de dos páginas

Recintos

Si envía cualquier otro documento con la carta comercial, puede informar al lector de qué más se incluye escribiendo “Adjuntos” o incluyendo los nombres de los documentos bajo el encabezado “Adjuntos”. Esto debe separarse omitiendo una línea debajo de su nombre escrito y debe estar alineado a la izquierda, en línea con los encabezados de fecha y dirección.

Relacionado: Cómo dar formato a una carta con un archivo adjunto

Otros formatos

Algunas organizaciones pueden usar un formato ligeramente diferente, como sangrar los párrafos en el cuerpo de su carta o usar una fuente específica. Si su organización usa una plantilla diferente, debe seguirla para que cualquier correspondencia comercial de la organización sea uniforme y consistente.

Múltiples destinatarios

Si va a enviar su carta comercial a varias personas, imprima una para cada una de ellas y envíela directamente por correo. Asegúrese de cambiar el nombre, la dirección y el saludo del destinatario cada vez que imprima la carta. También debe incluir “CC:” y los nombres de las otras personas que reciben una copia de la carta para que todas las personas a las que envíe la carta sepan quién más tiene una copia.

Relacionado: Cómo escribir una carta a varias personas (con ejemplos)

escribiendo a un grupo

Si está escribiendo a un grupo, como una junta directiva o una reunión de partes interesadas, debe escribir una carta dirigida al grupo y enviada a su dirección oficial. Su saludo también debe dirigirse a todo el grupo. Por ejemplo, un saludo grupal podría ser “Estimada Asociación de Propietarios de Willow Park”.

Relacionado: 45 saludos de correo electrónico diferentes para usar en el trabajo

Plantilla de carta comercial

Aquí hay una plantilla de carta comercial que puede usar como guía cuando necesite crear una propia:

[Name]
[Company name]
[Street address]
[City, state and zip code]
[Phone number]
[Fax number]
[Email address]

[Date]

[Recipient’s name]
[Company name]
[Street address]
[City, state and zip code]

[Subject]

Querido [Recipient’s name]:

[Body paragraph 1]

[Body paragraph 2]

[Closing paragraph]

Sinceramente,

[Your name and suffixes]
[Position in company]
[Your company name]

[Enclosures]

Relacionado: Plantillas para cartas comerciales (con consejos y ejemplos)

Ejemplos de cartas comerciales

Aquí hay un ejemplo de una carta comercial, incluido el formato adecuado y el uso correcto de las palabras:

Sra. Eliza Stockton
1351 Sauce llorón Lane
Menfis, TN 37501
555-555-5555
estockton@email.com

16 de octubre de 2019

Sra. Juanita Rodríguez
Agencia de seguros Greene
3516 calle principal
Greensboro, Carolina del Norte 27401

RE: Reclamación 96792-01

Estimada Sra. Rodríguez:

Le escribo para solicitar varios documentos relacionados con el reclamo 96792-01. Necesito una copia de los términos completos de la póliza de seguro, los resultados del examen de seguimiento y los registros de pago más actualizados.

Me preocupa que al menos una cita se haya facturado incorrectamente, lo que ha provocado que mi cuenta se vuelva morosa. A medida que avanzamos con mi tratamiento, quiero tener una comprensión firme de lo que cubre mi póliza de seguro. También quiero saber qué médicos e instalaciones médicas se consideran dentro de la red.

Puede enviar los documentos por correo postal o correo electrónico. Gracias por su tiempo y consideración en este asunto. Espero con interés escuchar de usted pronto.

Sinceramente,
Eliza Stockton

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.