Nómina Quincenal: Definición, Comparativa y Elegir la Nómina Adecuada para Usted

Por el equipo editorial de Indeed

20 de julio de 2021

Elegir el cronograma de nómina óptimo para su negocio puede ahorrarle dinero y aumentar la satisfacción de los empleados. Muchas empresas utilizan un cronograma de nómina quincenal debido a sus costos contables más bajos y las deducciones simplificadas de los empleados. Al proporcionar cheques de pago uniformes y uniformemente distribuidos, la nómina quincenal también puede ayudar a los empleados a administrar sus gastos mensuales con mayor facilidad. En este artículo, analizamos la nómina quincenal, la comparamos con otros programas de pago y brindamos consejos para elegir un programa de pago adecuado para su empresa.

¿Qué es un período de pago?

Un período de pago es un cronograma recurrente que una empresa usa para pagar a los empleados. Los períodos de pago pueden ser semanales, quincenales, quincenales y mensuales. Durante un período de pago, los empleadores registran y pagan a los empleados por sus horas de trabajo. Si un período de pago se ve afectado por días feriados u otros eventos, los empleadores contabilizan los días que incluyen tiempo libre pagado o feriados bancarios para que al empleado se le pague dentro de la cantidad de tiempo correcta.

¿Qué es una nómina quincenal?

Una nómina quincenal paga a los empleados dos veces cada mes. Las empresas distribuyen los cheques de pago en fechas establecidas, pero el día de la semana variará de un mes a otro. Las fechas de pago son comúnmente el primero y el quince de cada mes o el quince y el último día de cada mes. La nómina quincenal produce 24 cheques de pago consistentes por año.

La nómina quincenal para empleados asalariados exentos es sencilla. Los salarios se dividen en 24 períodos de pago, proporcionando a los empleados asalariados 24 pagos iguales durante todo el año. Para los empleados no exentos, las empresas deben realizar un seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado, incluidas las horas extra. Como el número de semanas laborales y horas laborables varía cada mes, algunas semanas laborales se dividen en dos períodos de pago, lo que hace que el cálculo de las horas extra sea más complejo. El mantenimiento preciso de registros para las horas de los empleados no exentos se vuelve extremadamente importante en un programa de nómina quincenal.

¿Cuáles son otros tipos de calendarios de pago?

Además de la quincenal, existen otros tres tipos de calendarios de nómina:

Semanalmente

Con un cronograma de nómina semanal, a los empleados se les paga una vez por semana en un día específico, lo que da como resultado 52 cheques de pago por año calendario. El viernes es un día de pago semanal de uso común. Las empresas de minería, recursos naturales, servicio de alimentos, manufactura y construcción utilizan planes de pago semanales. Los empleados en estas industrias pueden trabajar horas irregulares, perder tiempo de trabajo debido a las malas condiciones climáticas o trabajar horas extras.

Las horas extras son fáciles de calcular con un programa de pago semanal ya que la semana laboral es la misma que el período de pago. Los empleados pueden ver rápidamente los cálculos de pago de horas extras y regulares en sus cheques de pago. Este programa de pago también es más fácil para los empleados con presupuestos limitados. En este sistema, el personal de contabilidad debe calcular los impuestos, los beneficios y las horas extras todas las semanas, lo que hace que un cronograma semanal sea la opción más costosa para la nómina. Los cheques de pago semanales también son más pequeños debido a su mayor frecuencia.

Quincenal

Con un programa de pago quincenal, a los empleados se les paga cada dos semanas en un día específico de la semana, lo que da como resultado 26 cheques de pago por año calendario. La nómina quincenal es popular debido a la facilidad del cálculo del cheque de pago. Los empleados por hora pueden cobrar el pago de horas extra rápidamente en un programa de pago quincenal.

Un cronograma de nómina quincenal cuesta más porque hay más cheques de pago para procesar que en una nómina mensual o quincenal. El personal de contabilidad debe asegurarse de que los cheques de pago y los costos comerciales se alineen para cada mes determinado. Una nómina quincenal da como resultado dos meses que tienen tres cheques de pago cada año. Las empresas deben presupuestar cuidadosamente para dar cuenta de estos meses adicionales de cheques de pago. Los empleados deben planificar pagos automáticos de facturas con un cronograma de nómina quincenal, ya que los cheques de pago pueden caer en diferentes fechas a lo largo del mes.

Mensual

En un programa de nómina mensual, a los empleados se les paga una vez al mes en una fecha específica, lo que da como resultado 12 cheques de pago iguales por año calendario. En un programa mensual, el día de pago suele ser el último día del mes. La nómina mensual es el programa de pago menos común. Las empresas de servicios financieros y los empleados con salarios altos suelen utilizar planes de pago mensuales.

Con solo 12 cheques de pago por año, los programas de pago mensuales tienen el costo de procesamiento más bajo de cualquier programa de pago. Los cronogramas de pago mensual también crean menos trabajo para el personal de contabilidad, ya que las fechas de nómina coinciden con los beneficios mensuales y los impuestos sobre la nómina. Los empleados pueden encontrar que los calendarios de pago mensual dificultan la elaboración de presupuestos. Muchos estados prohíben los calendarios de pagos mensuales debido al impacto en los trabajadores con salarios bajos o por hora.

Ventajas de la nómina quincenal

  • Las fechas de pago son siempre las mismas. Como los cheques de pago se emiten en las mismas fechas todos los meses, los empleados pueden administrar fácilmente sus gastos personales mensuales. Los pagos con tarjeta de crédito, los gastos de alquiler y otros gastos regulares se pueden programar en torno a fechas de pago fijas todos los meses.

  • Los cheques de pago son más grandes que con un horario semanal o quincenal. Por el mismo salario anual, un cheque de pago quincenal será ligeramente más alto que un cheque de pago quincenal. Esta disparidad se debe a los dos controles anuales adicionales creados en un horario quincenal.

  • Una nómina quincenal cuesta menos de procesar. Un cronograma de nómina quincenal da como resultado menos cheques para procesar en comparación con un cronograma de pago quincenal o semanal. La nómina quincenal también requiere menos tiempo y recursos del departamento de contabilidad. El personal de contabilidad no necesita administrar las horas de transferencia de un mes al siguiente, ya que cada período de pago comienza y termina en el mismo mes calendario.

  • Las deducciones son simples con un cronograma quincenal. Las deducciones mensuales de la nómina, como la jubilación y los beneficios médicos, se dividen fácilmente entre dos cheques de pago. Tanto el personal de contabilidad como los empleados pueden verificar la precisión de las deducciones y realizar un seguimiento de ellas durante todo el año.

Consejos para elegir un calendario de nómina

Comprenda las regulaciones de su estado

Todos los estados excepto Alabama, Florida y Carolina del Sur tienen regulaciones de frecuencia de pago. Las regulaciones estipulan la frecuencia de pago mínima permitida en su estado, aunque puede pagar a sus empleados con más frecuencia de lo que permite la ley.

Los estados que requieren que los cheques de pago sean como mínimo quincenales incluyen:

  • Arizona

  • Arkansas

  • Distrito de Columbia

  • Georgia

  • Indiana

  • Kentucky

  • Luisiana

  • Maine

  • Maryland

  • Misisipí

  • Misuri

  • Nueva York

  • Oklahoma

  • Ohio

  • Rhode Island

  • Tennesse

  • Vermont

  • Virginia del Oeste

  • Wyoming

Algunos estados tienen diferentes requisitos de nómina para diferentes ocupaciones. Por ejemplo, las leyes de Nevada estipulan que los empleados ejecutivos, profesionales y administrativos pueden tener un cronograma de pago mensual, mientras que todos los demás empleados deben ser quincenales o con mayor frecuencia. En Nueva York, los trabajadores manuales deben recibir un pago semanal, pero el pago quincenal es aceptable para los trabajadores administrativos. Algunos estados que permiten cheques de pago quincenales incluyen estipulaciones sobre períodos de pago mínimos obligatorios. Por ejemplo, Maine y Arizona prohíben los períodos de pago de más de 16 días.

Considere la estructura salarial de sus empleados

Compare el número de empleados asalariados versus empleados por hora cuando decida una estructura de nómina. Una empresa con una gran cantidad de empleados por hora puede beneficiarse de un programa de pago semanal o quincenal. Si su empresa tiene predominantemente empleados asalariados, un programa de pago quincenal, quincenal o incluso mensual puede ser adecuado. También puede pagar diferentes clasificaciones de empleados en diferentes horarios de pago, como quincenalmente para empleados por hora y quincenalmente para empleados asalariados.

Trabaje dentro de las limitaciones de su presupuesto de nómina y recursos

El cálculo de la nómina y el procesamiento de cheques requiere una gran cantidad de tiempo y recursos de los empleados. Considere la posibilidad de utilizar un programa de pago quincenal para reducir la cantidad de tiempo dedicado a calcular las horas extra, los beneficios, los impuestos y los informes.

Si decide subcontratar su procesamiento de nómina a un contador o servicio de nómina, pregunte sobre las tarifas de servicio para las ejecuciones de nómina. Algunos proveedores de nómina cobran tarifas de servicio por cada ejecución de nómina, mientras que otros no lo hacen. Los proveedores de nómina en línea también pueden permitirle automatizar su nómina para ahorrar dinero.

Comprender las necesidades de los empleados

Procesar la nómina mensualmente puede disminuir sus costos de contabilidad y procesamiento. Los cronogramas de pago mensual pueden requerir que los empleados sean más estratégicos con el pago de facturas y la administración del dinero. Dependiendo de cuánto tiempo lleve el proceso de incorporación, es posible que los nuevos empleados tengan que esperar un mes o más para recibir su primer cheque de pago. Los empleados con cronogramas de nómina quincenal pueden beneficiarse de cheques de pago más grandes y consistentes.

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