Marco de competencias: qué es y cómo crearlo

Para cualquier organización o empresa, es importante determinar y medir el éxito y la eficacia entre los equipos y los empleados individuales para ayudar a que su negocio tenga éxito. Un marco de competencias puede ayudarlo a establecer las habilidades, actitudes y comportamientos que los empleados necesitan para hacer bien su trabajo. Si está interesado en el liderazgo o la gestión del talento, saber más sobre el marco de competencias y cómo construirlo puede ayudarlo a desarrollar habilidades comercializables para su carrera. En este artículo, exploramos qué es un marco de competencias, cómo desarrollar uno, cuáles son los usos prácticos y los beneficios de un marco de competencias para quienes están en los negocios.

¿Qué es un marco de competencias?

Un marco de competencias es una medida de las habilidades, el juicio, el conocimiento y los atributos de un trabajo o puesto en particular para ayudar a los empleados a desempeñar un rol de manera efectiva y reconocer a los candidatos calificados para las solicitudes de empleo. Define un conjunto de competencias para cada rol en su departamento, negocio o empresa y muestra los valores, comportamientos y requisitos por los que se esfuerza una organización para alcanzar sus metas y objetivos. El marco de competencias esencialmente alinea el desempeño personal con los valores corporativos.

Todas las industrias se benefician de la creación de marcos de competencias, ya sean empresas sin fines de lucro o con fines de lucro. Dependiendo de su negocio u organización, su marco de competencias puede incluir los siguientes elementos:

  • Valores fundamentales: Los valores fundamentales son principios que influyen en las decisiones, acciones y comportamientos. Una organización a menudo los incluye para establecer estándares éticos y códigos de conducta independientemente de una posición o función específica.

  • Competencias básicas: Las competencias básicas a menudo actúan como base del marco y se aplican a todos los roles y miembros del personal.

  • Competencias funcionales: Las competencias funcionales a menudo se definen por las responsabilidades y deberes de una determinada posición, título o función. Dependiendo de la complejidad de un trabajo, puede haber varias competencias funcionales enumeradas o solo unas pocas.

Desarrollar un marco de competencias requiere tiempo, esfuerzo y un enfoque integral. Algunas formas de construir un marco de competencias para su negocio incluyen:

  • Colaborar con consultores externos expertos en la creación de marcos de competencias

  • Crear un marco amplio de competencias para toda la organización y usarlo como base para marcos más específicos moldeados por cada departamento o equipo

  • Usar una plantilla de marco de competencias de habilidades comunes y estandarizadas y personalizarla según las necesidades específicas de su empresa

¿Cuáles son los beneficios de un marco de competencias?

Hay varios beneficios al definir un marco de competencias para su empresa u organización, que incluyen:

  • Crea un enfoque de rendimiento estandarizado para toda la empresa. Un marco de competencias ofrece un esquema claro y accesible de cómo todos los roles se relacionan con el negocio, sus objetivos y el éxito. Cada empleado tiene una referencia para los deberes del trabajo, las habilidades requeridas y una visión de cómo realizar bien su trabajo sin la confusión de las expectativas.

  • Establece una línea base de gestión del talento. Debido a que el marco de competencias revela claramente las expectativas, puede facilitar el trabajo de un equipo de gestión de talentos o de recursos humanos. Puede comparar el desempeño de los empleados con el marco de competencias para reconocer a aquellos que se exceden en su puesto y aquellos que tienen margen de mejora. También puede ayudar a que las conversaciones fluyan sin problemas con la documentación a la que hacer referencia.

  • Favorece la progresión profesional. Un marco de competencias efectivo planifica la movilidad del personal y el cambio organizacional al mismo tiempo que promueve la cultura de la empresa. Puede abordar las brechas de habilidades, invertir en los empleados y delinear los requisitos de progresión profesional. Mantener el talento y tener altas tasas de retención ofrece ahorros de costos y también una mayor reputación de la empresa.

  • Puede integrar recursos humanos y elementos de gestión del talento. Con los marcos de competencias establecidos, puede integrar sus aspectos de gestión de recursos humanos, como la planificación del personal, la contratación, el desarrollo profesional, la gestión del desempeño y las revisiones de compensación para la eficiencia.

Los recursos humanos, los equipos de gestión del talento y los gerentes o líderes a menudo se benefician de la creación de un marco de competencias para la empresa, el departamento o el equipo porque establece expectativas claras para el uso inmediato y en el futuro.

¿Cuáles son los usos prácticos de un marco de competencias?

Un marco de competencias para su empresa u organización tiene muchos usos prácticos, entre ellos:

  • Garantizar que los empleados tengan la experiencia y las capacidades suficientes para realizar el trabajo que se les exige.

  • Reclutar, contratar y capacitar nuevos talentos de manera efectiva

  • Reducir las brechas de habilidades y conocimientos

  • Planificar el crecimiento, la sucesión o la expansión de manera eficaz

  • Proporcionar desarrollo profesional y capacitación en liderazgo.

  • Implementar procesos de gestión del cambio con facilidad y eficacia

¿Cómo se desarrolla un marco de competencias?

Para ayudarlo a desarrollar su propio marco de competencias, considere seguir estos seis pasos, cada uno con acciones específicas:

1. Organizar y preparar

Puede organizar y preparar su marco de competencias definiendo su propósito antes de entrar en detalles. Por ejemplo, un marco para manejar las revisiones de desempeño, evaluar la compensación o establecer aumentos salariales por mérito involucra una amplia gama de roles, habilidades y material en comparación con el desarrollo de uno para cubrir una vacante de trabajo en particular. Tenga en cuenta las necesidades y objetivos tanto a corto como a largo plazo cuando se prepare para su marco de competencias, involucre al personal de todas las áreas de su empresa y capture la diversidad dentro de su organización.

Además, asegúrese de usar competencias relevantes para su marco y solo agregue habilidades que todos los trabajadores deben mostrar. Por ejemplo, si crea un marco de competencias de toda la empresa para ejecutivos, gerentes y el equipo de servicio al cliente, agregar competencias de administración financiera no es relevante para todos los equipos y puede generar confusión. Sin embargo, si crea un marco de competencias para gerentes y superiores, las competencias financieras se aplican a su trabajo.

2. Reúna información del personal

La recopilación de datos para usar en su marco de competencias es un paso importante, y cuanto más recopile, más preciso y completo será su marco. Hay algunas técnicas que puede usar para recopilar información de su personal en preparación para crear un marco de competencias, que incluyen:

  • Observación: puede ver cómo los empleados realizan su trabajo para ver qué desafíos enfrentan, qué funciona bien o qué tareas podrían ser más fáciles con soluciones. Esto es útil para trabajos manuales, funciones que interactúan con clientes o cualquier otra posición que pueda observar físicamente.

  • Entrevistas: Considere la posibilidad de entrevistar a los empleados, ya sea individualmente o en grupo, para obtener información sobre su función y cómo la desempeñan. También puede entrevistar a gerentes y líderes para obtener una perspectiva y tener una visión completa de cómo un rol puede tener éxito.

  • Cuestionarios: las encuestas y los cuestionarios suelen ser formas eficientes de recopilar datos, especialmente para la fuerza laboral que está remota o ubicada en varios lugares. También pueden prestarse bien cuando desea recopilar datos anónimos o confidenciales. Asegúrese de crear preguntas reflexivas que lo ayuden a obtener información valiosa y confiable. También puede utilizar plantillas de cuestionarios de análisis de puestos y personalizarlas.

  • Análisis de puestos: puede realizar un análisis de puestos para descubrir qué comportamientos, habilidades y cualificaciones son necesarios para entrar en su marco de competencias. Considere elementos en su análisis de trabajo, como descripciones de trabajo, estándares regulatorios, políticas y procedimientos organizacionales de la empresa, planes y objetivos comerciales futuros y tasas de satisfacción del cliente.

Independientemente de la técnica que utilice, asegúrese de involucrar a los empleados que realizan el trabajo, de modo que capte lo que implica cada trabajo. Puede comprender completamente un puesto y sus funciones al obtener la opinión del empleado sobre lo que lo hace exitoso en su función y los desafíos que enfrenta.

3. Crea el marco

En esta etapa, agrupa sus hallazgos de comportamientos y habilidades en un conjunto de competencias para cada rol o cargo. Considere construir su marco con estas acciones en mente:

  • Organizar las declaraciones. Agrupe las declaraciones de comportamiento y habilidades en categorías para refinar aún más. Considere algunas como habilidades interpersonales, toma de decisiones, habilidades manuales y habilidades de comunicación.

  • Agregar y revisar subgrupos. Con la estructura básica delineada, revise y agregue subgrupos para cada categoría. Por ejemplo, las habilidades interpersonales pueden tener un subgrupo de competencias como colaboración, voluntad de aceptar comentarios, manejo de conflictos y habilidades para escuchar.

  • Revelar las competencias por nombre. Identifique y nombre las competencias dentro de una categoría específica para capturar todos los elementos de un rol o puesto en particular. Por ejemplo, la colaboración y la voluntad de aceptar comentarios dentro de las habilidades interpersonales pueden enumerar competencias procesables como “Realizar revisiones de desempeño trimestrales para el personal, calificar el progreso de los empleados” o “Generar continuamente clientes potenciales con el equipo de ventas para campañas de marketing efectivas”.

Aquí hay un ejemplo de un marco de competencias genérico para un gerente de recursos humanos:

Selección y gestión del talento:

  • Escribir descripciones de puestos y responsabilidades de funciones específicas

  • Revisar las solicitudes y los currículos de los candidatos

  • Participar en entrevistas grupales e individuales.

  • Identificar las necesidades de formación.

  • Crear e implementar políticas de quejas, medidas disciplinarias y procedimientos de gestión de personal.

  • Cumplir con todas las obligaciones legales de recursos humanos

  • Proyecto de contratos de personal

  • Establecer escalas salariales, paquetes de compensación y procedimientos de aumento basados ​​en méritos

4. Aprobar o revisar según sea necesario

Revise su marco de competencias para establecer si los comportamientos descritos son relevantes y necesarios para que el rol se realice de manera efectiva y logre un alto rendimiento laboral. Puede revisar las competencias según sea necesario o aprobarlas tal como están escritas.

Considere involucrar a aquellos en el puesto o rol para el que está construyendo un marco de competencias. Una encuesta que permita a sus empleados revisar cómo se describe, escribe o describe la competencia puede ayudarlo a refinarla u obtener el acuerdo de los empleados.

5. Comunicarse con los equipos

La comunicación es esencial para garantizar que una organización o empresa conozca un plan de marco de competencias y sea receptivo a él. La gestión del rendimiento puede intimidar a los equipos, así que asegúrese de informarles lo que está desarrollando y por qué, cómo se crea el marco de competencias y cómo se utilizará. Cuanto más comunique y comparta por adelantado, más fluida será la transición y la implementación. Considere abordar un marco de competencias como lo haría con cualquier proceso de gestión de cambios. Sea abierto y honesto para ganarse la confianza y el respeto de sus colegas para lograr un mejor resultado final.

6. Implementar el marco de competencias

Después de comunicar sus planes sobre un marco de competencias, designe cuándo entrará en vigencia. Comparta con los equipos cómo lo actualizará en el futuro y los procedimientos para modificarlo con cambios. A medida que implemente su marco de competencias, tenga en cuenta estos objetivos:

  • Ofrecer formación y coaching. Revise o cree un proceso de capacitación y entrenamiento de apoyo para sus empleados a lo largo de la implementación de su marco de competencias y en el futuro. Puede hacer esto de varias maneras, incluso a través de capacitación en línea, comunicaciones efectivas, apoyo de liderazgo, períodos de gracia, establecimiento de metas o programas de desarrollo profesional.

  • Elogie y recompense las competencias de su equipo. Revise las prácticas y políticas de la empresa para asegurarse de que tiene un método de recompensas o establezca uno si falta. Puede impulsar la moral de los empleados y aumentar la productividad cuando las personas reciben reconocimiento y estímulo por hacer un trabajo bien hecho.

  • Mantenga el marco simple. Un marco de competencias simple y fácil de entender ayuda a garantizar que el documento sea útil para su equipo y promueva la motivación y la productividad. Si partes de su marco de competencias naturalmente requieren más detalles, asegúrese de explicarlo detalladamente para que los equipos lo comprendan.

  • Conecte el marco a los objetivos de la empresa. Vincule las competencias individuales y de equipo con los objetivos organizacionales y los valores de la empresa a menudo para mostrar cómo cada empleado contribuye al éxito general de su negocio. Puede ayudar a generar entusiasmo, productividad, satisfacción de los empleados y tasas de retención cuando las personas se sienten valoradas en el trabajo que realizan.

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