Mapeo de procesos: qué es y cómo puede ayudar a su empresa

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

El mapeo de procesos proporciona a las empresas un método para mejorar el rendimiento, desde el análisis hasta la producción. Las técnicas de mapeo existen en una variedad de formatos, con diferentes estilos que se adaptan mejor a diferentes tareas. Comprender las ideas centrales del mapeo de procesos, así como los múltiples enfoques del mapeo, puede permitirle ajustar sus técnicas de mapeo de procesos a sus necesidades profesionales. En este artículo, analizamos el mapeo de procesos comerciales, los beneficios de usar mapas de procesos y técnicas para aplicar el mapeo de procesos con éxito en su empresa.

¿Qué es el mapeo de procesos de negocio?

El mapeo de procesos de negocios es un método para crear un diagrama visual de un proceso de negocios. Una empresa puede usar el mapeo de procesos en muchos departamentos como una herramienta de planificación y una ayuda de referencia que el personal puede verificar durante la ejecución de un proyecto para asegurarse de que están siguiendo el plan. Aunque la información incluida en un mapa de procesos difiere según el estilo, las principales categorías de información en un mapa de procesos son:

  • Qué acciones comprenden los pasos de un plan

  • Cuando esas acciones ocurren durante el proceso.

  • ¿Qué miembros del personal son responsables de completarlos?

Por ejemplo, una empresa de software puede utilizar un mapa de procesos para trazar el desarrollo de una nueva pieza de software. El mapa final podría incluir nodos que muestren los diferentes módulos del software, incluido quién es responsable de codificarlos, cuándo debe entregar cada codificador su código y las expectativas para cada módulo.

Beneficios del mapeo de procesos

El mapeo de procesos puede ser una herramienta útil para mejorar el desempeño en una empresa de varias maneras. Algunas de las razones más beneficiosas para considerar el uso de mapas de procesos en sus proyectos incluyen:

  • Establecimiento de expectativas: un mapa de procesos puede permitirle a usted y a su personal examinar cada paso de un proceso y determinar su enfoque preferido en cada sección. Este mapa define claramente las expectativas sobre el proyecto y sus objetivos para que todos los miembros del personal entiendan el proceso que ha mapeado.

  • Proporcionar materiales de referencia: El mapa también puede ser útil durante la ejecución de un proceso. Si un empleado necesita verificar cuál es su próxima tarea, puede consultar el mapa de procesos para identificar lo que requiere el plan, lo que puede reducir la pérdida de tiempo.

  • Establecimiento de estándares de trabajo: un mapa de procesos puede crear expectativas para un proyecto, incluidos los objetivos que un empleado o equipo debe alcanzar. Esto puede mantener los estándares en el nivel deseado y el proceso general en el cronograma propuesto.

  • Reducción de errores: Minimizar los errores en el lugar de trabajo es una de las formas más efectivas de aumentar la calidad de la producción y la rentabilidad de una empresa. Un proceso completamente documentado puede reducir la posibilidad de cometer errores y aumentar los niveles generales de calidad.

  • Evitar el trabajo redundante: un mapa de procesos puede ayudar a cada miembro del equipo a comprender su rol específico. Esto puede permitir que cada empleado contribuya con un trabajo único al proyecto, lo que puede maximizar el rendimiento de su equipo.

  • Mantener el cumplimiento normativo: al operar un negocio, es importante permanecer dentro de todas las regulaciones y leyes de supervisión. El mapeo de procesos es una herramienta efectiva para mantener el cumplimiento porque puede ayudarlo a tener en cuenta las especificaciones requeridas y garantizar que su personal siga las pautas de cumplimiento.

  • Aumento de la producción: el mapeo de procesos puede permitir que el personal mejore la calidad de producción de los procesos en su empresa y elimine las ineficiencias. Las mejoras pueden causar una finalización más rápida y un mayor número de producción.

  • Mejorar los procesos de revisión: Después de completar un proceso, considere tener una sesión de revisión para identificar las fortalezas y debilidades y realizar mejoras para esfuerzos futuros. Un mapa de procesos puede ayudarlo a evaluar las fases del proceso y puede actualizar el mapa para corregir áreas en las que identifique una mejor forma de operar.

Técnicas de mapeo de procesos

El mapeo de procesos proporciona métodos para visualizar procesos que cubren una amplia gama de responsabilidades y acciones. Si bien las tareas específicas asociadas con la creación de un mapa de procesos pueden variar según sus necesidades, existen técnicas comunes para la mayoría de los procesos de mapeo de procesos, que incluyen:

Estableciendo objetivos

La creación de objetivos claros es un paso importante para muchos mapas de procesos. Comprender cuál es su objetivo con un procedimiento le permite ajustar el mapa del proceso para lograr mejor sus objetivos. Puede optar por reunirse con las partes interesadas de la empresa o con los altos ejecutivos al establecer los objetivos de la empresa para discutir sus objetivos para la empresa y sus expectativas para usted.

Evaluar el personal y los recursos

Revisar los recursos de su empresa y la disponibilidad del personal puede mejorar la efectividad de sus esfuerzos de mapeo de procesos. Al planificar un proceso, es posible que deba tener en cuenta la disponibilidad de horas de trabajo para los empleados, los recursos físicos y la financiación del proceso. Reunirse con los jefes de departamento de los equipos puede ayudar a mejorar la precisión de las evaluaciones y producir mapas de procesos más valiosos.

Crear grupos de trabajo

Agrupar al personal en equipos de trabajo puede ser una técnica beneficiosa para el mapeo de procesos. Su mapa de procesos puede abordar grupos de personal rápidamente, lo que le permite asignar nodos a equipos, en lugar de miembros individuales del personal. Los grupos de trabajo pueden ser intradepartamentales, como un equipo de programadores que trabajan en un proyecto de desarrollo. También pueden ser multifuncionales, con personal de varios departamentos trabajando en un proceso que requiere una amplia gama de habilidades.

Elegir un estilo de mapeo

Hay muchos enfoques para crear un mapa de procesos, cada uno con sus propios beneficios. Algunas de las opciones más comunes para un mapa de procesos incluyen:

  • Cinco por qué: también conocido como árbol de por qué, este plan de resolución de problemas implica trazar un problema inicial, luego preguntar por qué existe ese problema y escribirlo debajo del primer problema. Repita este proceso para el problema de nivel inferior, agregando nodos adicionales hasta que identifique el problema inicial que requiere un plan de tratamiento.

  • Mapas de Business Process Map Notation (BPMN): BPMN utiliza formas de nodos, flechas y etiquetas específicas para crear un mapa de procesos. Como enfoque estandarizado para crear un mapa de proceso de estilo diagrama de flujo, un mapa BPMN es una excelente opción para los planes que requieren coordinación con otras empresas o contratistas.

  • Diagramas de flujo de datos: un diagrama de flujo de datos traza el flujo de información durante un proceso. Esto puede ayudarlo con el intercambio y la distribución de información, y ayudar a garantizar que tenga las capacidades técnicas para sus planes.

  • Diagramas de espina de pescado: este proceso de resolución de problemas implica primero identificar los componentes que contribuyen a un problema. Luego puede evaluar cada componente individualmente para identificar posibles factores contribuyentes y crear un plan para solucionar posibles problemas.

  • Mapeo de prioridades de gravedad, urgencia y tendencia (GUT): un gráfico GUT permite que una empresa con muchos proyectos simultáneos determine sus prioridades al asignar recursos. Una evaluación de GUT puede determinar los daños potenciales e identificar los problemas que necesitan una asignación de recursos inmediata.

  • Modelo de Entradas-Procesos-Salidas (IPO): Un modelo IPO divide un mapa en tres frases. Las entradas incluyen todos los datos que respaldan un plan, mientras que el proceso involucra la ejecución y las salidas enumeran la producción esperada para la ejecución.

  • Diagramas de Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes (SIPOC): como un mapa de proceso basado en gráficos, el diagrama SIPOC presenta una columna para cada uno de sus elementos titulares. Cada columna contiene una lista de elementos que coinciden con ese elemento o un diagrama de flujo que representa los componentes de ese sector al ejecutar un plan.

  • Diagramas de lenguaje de modelado unificado (UML): utilizados principalmente por empresas que desarrollan software, los diagramas UML son una serie de estilos de gráficos que proporcionan una estructura universal para el mapeo de procesos. Hay 14 tipos de diseño UML, que incluyen opciones de diagrama estructural y de comportamiento para representar mejor un proceso.

  • Mapeo de flujo de valor (VSM): un VSM proporciona un gráfico del método actual para completar un proceso en su empresa. Esta es principalmente una herramienta analítica que le permite corregir las ineficiencias en su proceso para aumentar la eficacia.

Distribución de mapas de procesos

Brindar acceso a sus mapas de procesos puede aumentar el beneficio que brindan a la empresa. Después de desarrollar un mapa de procesos para un proyecto, considere distribuir copias a los equipos para que puedan acceder a los mapas de procesos mientras trabajan en un proyecto. La distribución de copias físicas o la disponibilidad de un mapa digital puede permitir que el personal verifique el mapa del proceso rápidamente, lo que puede guiar su flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.

Revisar el rendimiento del mapa

Al terminar un proyecto y evaluar sus resultados, examine cómo su mapa de procesos para el proyecto afectó la ejecución. Identificar los puntos fuertes del mapa de procesos puede ayudarlo a determinar qué métodos de trabajo repetir en el futuro. También puede identificar lugares donde puede mejorar su proceso para aumentar la eficacia de futuros mapas de procesos.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.