Mantenimiento de datos frente a limpieza de datos: ¿cuál es la diferencia?

Por el equipo editorial de Indeed

18 de octubre de 2021

La gestión de datos es un proceso esencial que permite a las empresas utilizar sus datos para servir a los clientes y trabajar hacia los objetivos. El mantenimiento y la limpieza de datos son dos elementos diferentes de la gestión de datos, pero tienen muchas funciones relacionadas. Aprender sobre los dos puede ayudarlo a desarrollar cronogramas y procedimientos para completarlos regularmente. En este artículo, explicamos qué es el mantenimiento de datos y la limpieza de datos, comparamos los dos y compartimos consejos para procesos eficientes.

¿Qué es el mantenimiento de datos?

El mantenimiento de datos es el proceso de auditar, organizar y corregir datos en sistemas de gestión y bases de datos para garantizar su precisión y accesibilidad. Este proceso es importante porque permite a las organizaciones identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en una preocupación más importante y les permite evitar que ocurran algunos problemas. El mantenimiento de datos es un término general que abarca muchos elementos de datos. Están:

  • Limpieza: la limpieza de datos implica encontrar y corregir datos inexactos.

  • Calidad: administrar la calidad de los datos significa asegurarse de que estén actualizados, sean útiles y precisos.

  • Operaciones: las operaciones de datos son los procesos que utiliza para completar las tareas diarias relacionadas con los datos.

  • Deduplicación: La deduplicación implica eliminar datos duplicados de su sistema.

  • Depuración: la depuración de datos implica la eliminación de datos inutilizables o de baja calidad de su sistema.

  • Monitoreo: el monitoreo de datos implica el seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) para evitar problemas de datos.

¿Qué es la limpieza de datos?

La limpieza de datos, también conocida como limpieza de datos, es un elemento del mantenimiento de datos que implica identificar datos inexactos y corregirlos para garantizar el formato y la información correctos. La limpieza de datos incluye procesos como la eliminación de campos de datos con valores faltantes, la adición de valores faltantes a campos vacíos, el ajuste del formato para mantener la coherencia y la eliminación de caracteres especiales. Puede realizar la limpieza de datos manualmente o utilizando un software especializado.

Mantenimiento de datos frente a limpieza de datos

El mantenimiento de datos y la limpieza de datos están relacionados y tienen muchas similitudes, pero también tienen diferencias importantes. Aquí hay una comparación entre el mantenimiento de datos y la limpieza de datos:

Uso primario

El mantenimiento de datos implica muchos aspectos de la gestión de sus datos, incluida la limpieza. Si bien el objetivo principal de la limpieza de datos es reparar problemas, el objetivo principal del mantenimiento de datos es prevenirlos. Las empresas implementan políticas de mantenimiento de datos para monitorear bases de datos, controlar el acceso a la información y definir procesos para administrarla. Crean estrategias de limpieza de datos para corregir información inexacta dentro de la base de datos de la empresa.

Frecuencia

Todo el proceso de mantenimiento de datos es un esfuerzo continuo. Las organizaciones pueden completar cada paso en diferentes momentos e intervalos, pero el proceso en sí es continuo. Como parte del mantenimiento de datos, la limpieza de datos suele realizarse periódicamente. Según el tamaño de la empresa y la cantidad de datos que gestione, la limpieza de datos puede realizarse una vez al trimestre o con una frecuencia tan baja como dos veces al año.

Proceso

El mantenimiento de datos involucra múltiples procesos, ya que cada elemento tiene un propósito diferente. Por ejemplo, mientras que el monitoreo de datos implica el seguimiento de KPI que informan a una organización sobre el estado de sus datos, la depuración de datos implica analizar y eliminar todos los datos innecesarios del sistema. El proceso de limpieza de datos depende del enfoque de la organización, pero normalmente implica la creación de un plan, la evaluación de los datos, la realización de las correcciones necesarias y la revisión de la precisión de los datos.

Software

Las organizaciones suelen gestionar sus procesos de mantenimiento de datos mediante software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Estos programas, que permiten a las empresas organizar los datos de sus clientes y mantener relaciones, a menudo contienen funciones de gestión de datos que simplifican el proceso de mantenimiento de datos. Las empresas pueden usar el software CRM para completar todos los aspectos del mantenimiento de datos, incluida la limpieza de datos, o pueden usar herramientas separadas para ciertas tareas. Otras opciones incluyen software de limpieza de datos y análisis manual de hojas de cálculo.

Beneficios

Tanto el mantenimiento como la limpieza de datos ofrecen la ventaja de mantener sus datos seguros y precisos. El mantenimiento de datos permite la organización de sus procesos de gestión de datos, mientras que la limpieza de datos garantiza que tenga información actualizada y sin errores. Al mantener los datos correctos y monitorear los procesos de administración de datos, las empresas pueden mejorar sus operaciones comerciales.

Consejos para mantener y limpiar sus datos

Cada organización tiene su propio método para administrar datos y su enfoque puede depender de factores como su industria y el tamaño de la empresa. Aquí hay algunos consejos generales que puede usar para crear estrategias para mantener y limpiar sus datos:

desarrollar un plan

El mantenimiento de datos es un proceso personalizable basado en los objetivos de una organización. Establecer objetivos claros para administrar sus datos puede ayudarlo a desarrollar un plan de limpieza y mantenimiento de datos. Usando sus objetivos, puede crear un marco que le permita determinar qué KPI rastrear, cómo definir una base de datos saludable y cuándo completar cada paso del proceso de mantenimiento de datos.

Estandariza tus datos

Una de las formas más sencillas de evitar errores de datos es estandarizar sus datos. Elija formatos para datos numéricos y de texto y establezca parámetros que solo permitan valores con esos formatos en hojas de cálculo de bases de datos. Si utiliza software de administración de datos, considere agregar, eliminar o solicitar ciertos campos de entrada para mantener la coherencia de los datos. Algunos programas también le permiten prohibir a los usuarios ingresar información duplicada.

Llevar a cabo la capacitación de los empleados

Capacitar a los empleados que tienen acceso a los datos sobre las prácticas de administración de datos de la empresa puede ayudarlo a optimizar sus procedimientos de limpieza y mantenimiento de datos. Considere crear un procedimiento operativo estándar (SOP) y registrarlo en una ubicación accesible para que los empleados puedan consultarlo al administrar, ingresar o recuperar datos. Permitir la retroalimentación de los empleados puede facilitar la identificación de problemas con su sistema de administración de datos actual y resolverlos para mejorar la eficiencia.

Establecer permisos para los usuarios.

La mayoría de las empresas almacenan datos confidenciales sobre sus empleados, clientes u operaciones. Al desarrollar un proceso de mantenimiento de datos, incluir una función de permisos dentro del sistema que utiliza puede evitar el acceso no autorizado que puede provocar el robo o la corrupción de datos. Considere solicitar una contraseña para acceder al software de administración de datos o CRM o restringir el acceso a las hojas de cálculo. Limitar la cantidad de empleados que tienen acceso a los datos de la empresa también puede facilitarle la tarea de minimizar los errores.

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