Los beneficios de usar la gestión remota de proyectos para su equipo

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

La gestión remota de proyectos le permite supervisar un equipo de empleados que trabajan en dos o más ubicaciones. La gestión de empleados a distancia requiere un cambio de enfoque para tener en cuenta las diferentes circunstancias de trabajo. Comprender las razones por las que puede necesitar administrar un proyecto de forma remota y los beneficios de hacerlo puede ayudarlo a decidir si es la opción correcta para su empresa. En este artículo, discutimos qué es la gestión remota de proyectos, las razones para implementarla y los beneficios que puede brindar, junto con consejos para ayudarlo a hacerlo de manera efectiva.

¿Qué es la gestión remota de proyectos?

La gestión remota de proyectos es el proceso de llevar a cabo las responsabilidades de gestión de proyectos para un personal que incluye uno o más empleados que trabajan en una ubicación diferente a la del director del proyecto. Esto puede incluir varios equipos que trabajan en múltiples ubicaciones compartidas, equipos compuestos por empleados que trabajan desde casa o una combinación de ambos. La gestión remota de proyectos requiere un enfoque único para brindar orientación a los miembros de un equipo.

Razones para la gestión remota de proyectos

Hay muchas circunstancias en las que una empresa puede decidir utilizar la gestión remota de proyectos para uno o más equipos dentro de la organización. Las circunstancias pueden obligar a trabajar a distancia. También puede utilizar la gestión remota de proyectos para ampliar sus opciones al cubrir puestos en el equipo o debido a un cambio en el espacio de oficina disponible o en el presupuesto.

Beneficios de la gestión remota de proyectos

Son muchos los beneficios de la gestión remota de proyectos que pueden convertirla en la mejor opción para tu empresa o equipo de trabajo. Algunas de las principales razones para considerar elegir la gestión remota de proyectos incluyen:

Reducción de los costos operativos

Administrar una fuerza de trabajo remota le permite a una empresa reducir el costo requerido del espacio de oficina porque no es necesario proporcionar una ubicación física para todos los empleados. La transición al trabajo remoto puede liberar dinero en el presupuesto, que de otro modo podría asignarse para pagos de alquiler o propiedad. Para las empresas cuyos empleados trabajan de forma remota utilizando sus propias computadoras y dispositivos móviles, esto puede aumentar aún más los ahorros al eliminar del presupuesto recursos como la electrónica y los escritorios.

Proporcionar flexibilidad

El trabajo remoto puede aumentar la personalización disponible para un gerente de proyecto y su personal. Los empleados que trabajan desde casa pueden personalizar sus estaciones de trabajo en mayor medida que cuando trabajan en una oficina. Trabajar de forma remota también puede facilitar la organización de reuniones de equipo, ya que la falta de un viaje a una ubicación compartida puede ayudar a que sea más fácil encontrar un tiempo común de disponibilidad para los participantes.

Promover el equilibrio entre la vida laboral y personal

Proporcionar a los empleados un buen equilibrio entre la vida laboral y personal es importante como gerente y puede contribuir a la efectividad de muchos otros beneficios asociados con la gestión remota de proyectos. Debido a que el trabajo remoto permite que muchos empleados trabajen desde sus propios hogares, puede facilitarles encontrar un equilibrio aceptable. Con solo eliminar los desplazamientos de los empleados, puede proporcionar al personal con desplazamientos largos un aumento significativo en su tiempo personal cada semana.

Mejorar el enfoque

Los empleados que trabajan de forma remota pueden beneficiarse de un mayor enfoque proporcionado por trabajar fuera de una oficina ocupada. Un empleado que trabaja desde casa no tiene compañeros de trabajo moviéndose durante todo el día, lo que genera posibles distracciones. Esto puede ayudar a mantener al personal enfocado en sus proyectos asignados durante todo el día para que puedan completarlos de manera más rápida y efectiva.

Aumentar las opciones de personal

Una de las diferencias más significativas entre un equipo de proyecto remoto y un equipo de proyecto en persona es la capacidad de reclutar miembros que no están disponibles para el trabajo en persona. Al contratar para un equipo remoto, tiene el potencial de contratar personas que vivan en cualquier parte del planeta, siempre que puedan estar disponibles en línea cuando sea necesario para discusiones remotas. Esto conduce a un grupo de empleados potenciales más grande, lo que le permite contratar personal superior que puede producir resultados más sólidos.

Mejorar la felicidad de los empleados

Para muchos empleados, trabajar desde casa puede ser una experiencia feliz. Tiene muchos beneficios tanto para el empleado como para la empresa. Además de brindar felicidad a su personal, los empleados que se divierten también pueden beneficiar a una empresa de varias maneras, incluida la longevidad del empleo y el aumento del nivel de rendimiento.

Mejorar la retención de empleados

Mantener a su personal más valioso es esencial como gerente de proyecto. Los empleados que han demostrado su valía aportan valor a su equipo, mientras que contratar a un nuevo empleado puede provocar una pérdida de producción a medida que el nuevo empleado se adapta a las funciones y responsabilidades de su empresa. Debido a que trabajar desde casa puede contribuir a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y a la felicidad general de los empleados, puede ayudarlo a retener a sus empleados más valiosos y evitar la necesidad de un proceso de contratación potencialmente costoso.

Aumento de la productividad

La productividad y la calidad del trabajo son métricas esenciales para evaluar al determinar si el trabajo remoto es ideal para su empresa. Muchos empleados sienten que su productividad es mayor cuando trabajan de forma remota. Al combinar mayores niveles de productividad con costos de propiedad más bajos, el trabajo remoto puede generar una rentabilidad significativamente mayor.

Consejos para la gestión remota de proyectos

Si está implementando la gestión remota de proyectos dentro de su empresa, estos consejos pueden ayudarlo a que el proceso sea una experiencia positiva:

Habla con tu equipo

Antes de comprometerse con una estructura para sus planes de gestión de proyectos remotos, tenga conversaciones con sus empleados y miembros del equipo para escuchar sus opiniones. Esto puede ayudarlo a comprender mejor sus expectativas, necesidades y trabajo remoto para personalizar sus planes y aprovechar al máximo a cada empleado. Esto proporciona a su equipo una plataforma para el éxito y puede ayudarlos a generar mejores resultados para la empresa.

Mantente en contacto

Debido a que la gestión remota de proyectos no le permite ver a su personal en persona durante todo el día, es importante mantener abiertas las líneas de comunicación digitalmente. Esto puede incluir registros a través de comunicación escrita como correo electrónico, mensajes de texto o un protocolo de chat de la empresa o contactarlos por teléfono o mediante aplicaciones de chat en línea. Esto lo mantiene informado sobre el progreso realizado por los miembros del equipo a lo largo de la semana y les brinda la oportunidad de hacerle las preguntas que necesitan para mantener informadas a todas las partes durante un proyecto.

Acomodarse a las necesidades individuales

Debido a que la personalización del trabajo remoto es uno de los beneficios que brinda, es importante aprovecharla acomodando a su personal como individuos. Personalizar su enfoque para que coincida con las necesidades de cada empleado puede posicionarlos mejor para el éxito dentro de sus propias funciones y mejorar los niveles generales de rendimiento. Utilice sus conversaciones con el personal antes y durante un proyecto, así como sus observaciones sobre su desempeño en el proyecto, para identificar formas de ajustar sus interacciones para garantizar el éxito.

Establecer opciones de colaboración remota

Al administrar un equipo de forma remota, es importante contar con herramientas para facilitar la colaboración remota. El software y las aplicaciones en línea que permiten discusiones grupales e individuales, así como las herramientas de administración de proyectos en línea, le permiten compartir información y progresar fácilmente. Al implementar una nueva forma de colaboración en línea, puede ser beneficioso realizar una reunión de equipo o enviar materiales de capacitación al equipo para permitir que cada miembro del personal aprenda cómo obtener la máxima eficacia de cada herramienta de colaboración.

Celebrar reuniones de equipo

Al administrar un equipo de forma remota, las reuniones grupales pueden ser una herramienta importante para mantener informados a todos los miembros del equipo y trabajar juntos de manera constructiva. Reuniones programadas, como una sesión de colaboración semanal, al comienzo de la semana, lo que le permite comunicarse con los miembros del equipo y el equipo para comunicarse entre sí. Estas reuniones también brindan una oportunidad para que los miembros del equipo hagan sugerencias para ayudar a sus compañeros de trabajo a encontrar soluciones a los problemas que han encontrado o solicitar la ayuda que necesitan para rendir al máximo durante la semana.

Se Flexible

Al implementar un nuevo sistema dentro de una fuerza laboral, o al comenzar una nueva empresa, es probable que haya áreas de mejora durante la ejecución inicial. Ser flexible al iniciar su sistema de gestión remota de proyectos le permite adaptarse para identificar áreas en las que su gestión remota puede ser más eficaz. Esto le permite cambiar el orden para dirigir mejor a los miembros de su equipo y aumentar la calidad general del trabajo que usted y su equipo logran.

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