Los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos (más 10 PMBOK explicados)

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 1 de julio de 2022 | Publicado el 4 de febrero de 2020

Actualizado el 1 de julio de 2022

Publicado el 4 de febrero de 2020

Si es gerente de proyectos, obtener una comprensión profunda de los conceptos de gestión, las áreas de conocimiento, las estrategias y los trucos le permitirá tener más éxito. Independientemente de su función en un equipo de gestión de proyectos, dominar las áreas de conocimiento y los procesos de gestión de proyectos le permitirá tener un impacto directo en los resultados del proyecto. Comprender los cinco grupos de procesos, aprender las 10 áreas de conocimiento y desarrollar sus habilidades requiere práctica.

En este artículo, discutimos las diferencias entre los grupos de procesos de gestión de proyectos y las áreas de conocimiento de gestión de proyectos y ofrecemos una mirada en profundidad a los componentes clave de cada modelo.

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Grupos de procesos de gestión de proyectos

¿Cuáles son los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos?

Los grupos de procesos de gestión de proyectos son las cinco fases principales, o pasos, necesarios para completar cualquier proyecto dado. Estos grupos de procesos son:

1. Iniciando

Este grupo es esencialmente responsable de establecer los objetivos del proyecto, identificar a los involucrados y obtener la aprobación del proyecto. Al crear el objetivo para el proyecto, es mejor utilizar el Marco de objetivos SMART, ya que eso ayudará a preparar al resto de los grupos para el éxito. Otra responsabilidad de este grupo es asegurarse de que se preparen los documentos requeridos y que se tomen las medidas necesarias para iniciar el proyecto.

2. Planificación

Es en este grupo donde se planifica minuciosamente el proyecto para que pueda comenzar la fase de ejecución. Si bien el grupo iniciador definió los objetivos generales del proyecto, este grupo es responsable de diseñar los hitos específicos y planificar los cursos de acción correspondientes para cada uno. Su objetivo es establecer una hoja de ruta y un cronograma claros para el grupo de ejecución.

3. Ejecutar

La mayor parte del trabajo del proyecto se entrega dentro del grupo de ejecución. En este paso, trabajará a través de la hoja de ruta entregada por el grupo de planificación y proporcionará actualizaciones a las partes interesadas identificadas por el grupo iniciador, según sea necesario.

4. Seguimiento y control

En este grupo, el equipo verifica el progreso del proyecto y si cumplirá con las metas y el cronograma propuestos. El grupo de monitoreo y control interactúa con los cuatro grupos de procesos y actúa como enlace entre ellos en un esfuerzo por asegurarse de que las metas se cumplan. reunió.

5. Cierre

El grupo de cierre finaliza el proyecto cuando se cumplen los objetivos y, a menudo, está dirigido por el gerente del proyecto, quien cerrará el proyecto, hará y revisará las conclusiones y archivará formalmente los detalles necesarios del proyecto.

Cabe señalar que puede repetir grupos de procesos varias veces a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

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¿Cuáles son las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos?

Las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos coinciden con los grupos de procesos y son un conjunto de pautas y terminología estándar. Las áreas de conocimiento incluyen el tema técnico central que es necesario para administrar proyectos con éxito. Las áreas de conocimiento están diseñadas para agrupar procesos que tienen características de conocimiento comunes.

Diferencia entre áreas de conocimiento y grupos de procesos

La gestión de proyectos se estructura mediante el uso de grupos de procesos y áreas de conocimiento. Las áreas de conocimiento cubren todo lo que un gerente de proyecto necesita saber y no están directamente asociadas con el trabajo que se realiza. Los grupos de procesos, por otro lado, se refieren a lo que debe hacer y los pasos a seguir para completar con éxito un proyecto.

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10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos

Aquí hay una mirada más cercana a las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos:

  1. Manejo del proyecto de integración

  2. Gestión del alcance del proyecto

  3. gestión del tiempo del proyecto

  4. Gestión de costes del proyecto

  5. Gestión de la calidad del proyecto

  6. Gestión de recursos humanos del proyecto.

  7. Gestión de comunicaciones de proyectos.

  8. Gestión de riesgos del proyecto

  9. Gestión de adquisiciones de proyectos

  10. Gestión de partes interesadas del proyecto

1. Gestión de integración de proyectos

La gestión de integración de proyectos le permite identificar y definir el trabajo en un proyecto. A menudo incluye el desarrollo de un acta de constitución del proyecto, documentos del proyecto y asignaciones de gerentes. Una vez creado, el plan de gestión del proyecto es aprobado por las partes interesadas y monitoreado y rastreado a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

2. Gestión del alcance del proyecto

La gestión del alcance del proyecto comienza con una declaración de alcance simple a compleja que describe cómo planea mantener el proyecto dentro de los límites establecidos. Esta área de conocimiento se ocupa de definir el alcance, los requisitos del proyecto, el trabajo del proyecto, hacer la estructura de desglose del trabajo y administrar el alcance.

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3. Gestión del tiempo del proyecto

La gestión del tiempo del proyecto incluye establecer fechas de inicio y plazos, recursos necesarios y presupuestos para cada tarea. Esto implica la creación y gestión de su plan desde hitos generales hasta tareas granulares, además de determinar quién será responsable de qué tareas con plazos específicos.

4. Gestión de costes del proyecto

La gestión de costos del proyecto se refiere al establecimiento de presupuestos de referencia y la estimación de costos para garantizar que los fondos cubran la extensión del proyecto. La gestión de costos del proyecto también incluye un seguimiento regular para mantener informadas a las partes interesadas. Esta área de conocimiento lo ayudará a determinar los costos de sus recursos detallados, como mano de obra, materiales y equipos, así como métodos y procedimientos para controlar los costos.

5. Gestión de la calidad del proyecto

La gestión de la calidad del proyecto garantiza que los problemas de calidad dentro de un proyecto se controlen y solucionen. Son tres los procesos incluidos en esta área de conocimiento: planificación, seguimiento y aseguramiento de la calidad.

6. Gestión de recursos humanos del proyecto

La gestión de recursos humanos del proyecto le ayuda a definir las formas en que se utilizarán, desarrollarán, adquirirán y gestionarán los recursos humanos. Un plan de gestión de recursos humanos identificará los roles para el proyecto y los requisitos para los puestos. Después de crear las descripciones de los puestos, puede ocupar los puestos internamente sorteando, contratando nuevos miembros del equipo o mediante una combinación de los dos enfoques. Luego, el equipo debe ser monitoreado por productividad y para manejar posibles conflictos internos.

7. Gestión de las comunicaciones del proyecto

La gestión de las comunicaciones del proyecto implica la creación del plan de gestión de la comunicación que describe cómo su equipo comunicará las actualizaciones, la resolución de problemas y las responsabilidades. Para tener éxito, debe revisar periódicamente la eficacia del plan de comunicación y ajustarlo según sea necesario.

8. Gestión de riesgos del proyecto

La gestión de riesgos del proyecto identifica, analiza y planifica las respuestas a los riesgos de amenazas y riesgos de oportunidades. Su plan de gestión de riesgos identificará cómo se clasificarán, priorizarán y desglosarán los riesgos. Una vez identificados y clasificados los riesgos, debe realizar un análisis de riesgos, priorizarlos y planificar las respuestas a los riesgos. Si el riesgo se convierte en un problema, deberá tener una respuesta por escrito con anticipación. Para controlar los riesgos, deberá revisar el registro de riesgos periódicamente y eliminar los riesgos que ya no afectan al proyecto.

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9. Gestión de adquisiciones de proyectos

En la gestión de adquisiciones de proyectos, diseñará un plan para realizar, controlar y conciliar adquisiciones externas, como subcontratistas. Planificar la gestión de compras significa identificar las necesidades del proyecto que requieren subcontratistas. Después de contratar subcontratistas, deberá administrar y monitorear el trabajo y luego cerrar los contratos cuando el trabajo esté completo.

10. Gestión de las partes interesadas del proyecto

La gestión de las partes interesadas del proyecto abarca los procesos que utiliza para reconocer y satisfacer a las partes interesadas clave del proyecto. La gestión de las partes interesadas requiere que haga una lista de las partes interesadas y priorice sus preocupaciones. También incluye gestionar las expectativas y comunicarse con ellas a lo largo del proyecto.

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