Listas desplegables de Excel: qué son y 3 formas de crearlas

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Excel tiene varias características que pueden facilitar la entrada de datos. Las listas desplegables pueden ayudarlo a ingresar datos rápidamente y hacer que su documento de Excel parezca más profesional. Si está interesado en crear documentos de Excel con más eficiencia, puede considerar el uso de menús desplegables. En este artículo, analizamos las listas desplegables en Excel y tres formas de crearlas.

¿Qué es una lista desplegable en Excel?

Una lista desplegable en Excel es una lista de opciones predeterminadas que aparecen al hacer clic en una celda de Excel. Puede usar esta función para crear un formulario estandarizado para aumentar la facilidad y la velocidad con la que puede ingresar datos. También puede usar esta función para estandarizar la información que varias personas ingresan en una hoja de cálculo compartida. Una lista desplegable es útil porque es un formato estándar que permite una experiencia más fácil de usar.

Cómo crear una lista desplegable de Excel

Hay tres formas diferentes de crear una lista desplegable en Excel:

1. Introducir datos manualmente

Puede crear un menú desplegable escribiendo las opciones que desea que elijan los usuarios en un campo de origen y utilizando la función de validación de datos. Un campo de origen es un campo en Excel desde el cual Excel puede obtener datos. Cuando ingresa manualmente los datos, las opciones no están visibles en ninguna parte de la hoja. Es posible que prefiera este método si está creando una hoja simple que usan varias personas y desea evitar la manipulación accidental de la lista de opciones. Puede utilizar este método siguiendo estos pasos:

  1. Decide en qué celda entrar en el menú desplegable y resáltala haciendo clic con el botón izquierdo del mouse.

  2. En la barra de herramientas “Datos” en la parte superior de la pantalla, seleccione el botón “Validación de datos” haciendo clic derecho en el icono hasta que aparezca un cuadro de diálogo.

  3. En la pestaña “Configuración” del cuadro de diálogo, seleccione la opción “Lista” en el menú desplegable “Permitir”.

  4. En el cuadro de texto etiquetado como “Fuente”, puede ingresar las opciones que desea que aparezcan en el menú desplegable. Asegúrese de poner una coma entre cada opción para indicar la separación entre frases.

  5. Asegúrese de marcar la casilla etiquetada como “Desplegable en la celda” para que su lista desplegable aparezca en la celda que seleccionó.

  6. Haz clic en el botón “Aceptar” en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo, lo que indica que terminaste de crear el menú desplegable y aplica lo que hiciste a la celda que seleccionaste.

  7. Vaya a la celda y pruebe el menú desplegable para asegurarse de que incluye todas las opciones que desea. Puede editar el menú desplegable siguiendo los pasos anteriores hasta que esté satisfecho con él.

2. Usar datos de otras celdas

Puede usar datos de una lista existente en su hoja de Excel para crear una lista desplegable. Este método puede ser útil si ha formulado la lista en otro lugar de su menú desplegable o si su lista está sujeta a cambios. Si usa este método, puede cambiar el campo de origen en su lista para cambiar el menú desplegable en toda su hoja. También puede usar este método si tiene diferentes hojas en un documento de Excel que está usando para varios propósitos y desea que las hojas se refieran entre sí. Puede utilizar este método siguiendo estos pasos:

  1. En algún lugar de su hoja, escriba una lista de las opciones que desea en su menú desplegable. Cada opción separada debe estar en una celda separada.

  2. Decida dónde ingresar al menú desplegable y resáltelo haciendo clic con el botón izquierdo del mouse.

  3. En la barra de herramientas “Datos” en la parte superior de la pantalla, seleccione el botón “Validación de datos” haciendo clic derecho en el icono hasta que aparezca un cuadro de diálogo.

  4. En la pestaña “Configuración” del cuadro de diálogo, seleccione la opción “Lista” en el menú desplegable “Permitir”.

  5. En el cuadro de texto etiquetado como “Fuente”, puede escribir el rango de la lista de opciones que creó. Formatéelo con signos de dólar entre cada carácter para hacer una lista estática. Por ejemplo, si su lista está entre las celdas A1 y A12, ingrese $A$1:$A$12.

  6. Alternativamente, puede seleccionar el botón en el lado derecho del cuadro de texto “Fuente”, que le permite hacer clic y arrastrar para seleccionar la fuente de su lista.

  7. Asegúrese de marcar la casilla etiquetada como “Desplegable en la celda” para que su lista desplegable aparezca en la celda que seleccionó.

  8. Haz clic en “Aceptar”, lo que indica que terminaste de crear el menú desplegable y aplica lo que hiciste a la celda que seleccionaste.

  9. Vaya a la celda y pruebe el menú desplegable para asegurarse de que incluye todas las opciones que desea. Puede editar el menú desplegable siguiendo los pasos anteriores hasta que esté satisfecho con él.

3. Uso de la función COMPENSACIÓN

Este método usa la fórmula OFFSET de Excel para crear una lista desplegable. Puede usar una fórmula que devuelva un conjunto de celdas si ingresa la fórmula en la configuración desplegable. No todas las fórmulas funcionan en este caso, pero usar una fórmula puede crear una lista desplegable más específica. La fórmula OFFSET es la fórmula más común que puede usar para ejecutar un menú desplegable. Es útil si desea hacer referencia a algunos elementos de una lista existente, pero no a todos. Puede crear una lista desplegable utilizando una lista y una fórmula existentes si sigue estos pasos:

  1. En algún lugar de su hoja, escriba una lista de las opciones que desea en su menú desplegable. Cada opción separada debe estar en una celda separada.

  2. Decida dónde ingresar al menú desplegable y resáltelo haciendo clic con el botón izquierdo del mouse.

  3. En la barra de herramientas “Datos” en la parte superior de la pantalla, seleccione el botón “Validación de datos” haciendo clic derecho en el icono hasta que aparezca un cuadro de diálogo.

  4. En la pestaña “Configuración” del cuadro de diálogo, seleccione la opción “Lista” en el menú desplegable “Permitir”.

  5. En el cuadro de texto con la etiqueta “Fuente”, puede ingresar la fórmula de COMPENSACIÓN con el rango de celdas que desea que aparezca en su menú desplegable. Por ejemplo, si su rango es A1 a a12, formatéelo así:
    = DESPLAZAMIENTO ($ A $ 1,0,0,12)

  6. Asegúrese de marcar la casilla etiquetada como “Desplegable en la celda” para que su lista desplegable aparezca en la celda que seleccionó.

  7. Haga clic en Aceptar.” Esto indica que terminó de crear el menú desplegable y aplica lo que hizo a la celda que seleccionó.

  8. Vaya a la celda y pruebe el menú desplegable para asegurarse de que incluye todas las opciones que desea. Puede editar el menú desplegable siguiendo los pasos anteriores hasta que esté satisfecho con él.

La fórmula de COMPENSACIÓN es:

=DESPLAZAMIENTO(referencia, filas, columnas, [height], [width])

En este ejemplo, la celda de referencia es la celda donde comienza su lista. Las filas y las columnas son el número de celdas para compensar desde el punto de inicio, por lo que ingresaría cero. La altura es su lista en filas, así que debido a que la lista tiene 12 elementos, la altura es 12. El ancho es la cantidad de columnas que tiene su lista. En este caso, su lista tiene solo una columna de largo, por lo que su ancho sería uno. Sin embargo, esto es opcional, por lo que puede optar por dejarlo fuera de su fórmula.

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