Lista de verificación de cierre de proyecto de 9 pasos (y por qué son importantes)

Por el equipo editorial de Indeed

7 de octubre de 2021

Si bien muchos gerentes de proyectos se enfocan en las etapas de planificación y desarrollo de un proyecto, también pueden beneficiarse al prepararse para el cierre del proyecto. Este proceso puede ayudar a su equipo a cumplir con los requisitos del cliente y finalizar asuntos importantes como los pagos. Los pasos de cierre del proyecto pueden variar según su empresa y cliente, pero crear una lista de verificación puede ayudar a su equipo a mantenerse organizado y garantizar que completen todas las tareas relevantes para cada proyecto. En este artículo, definimos el cierre del proyecto, brindamos una lista de verificación de nueve pasos que su equipo puede usar para completar varias tareas del proyecto y explicamos por qué el cierre del proyecto es importante.

¿Qué significa el cierre del proyecto?

El cierre del proyecto significa que su equipo está en la última fase de un proyecto. El proceso de cierre de proyectos se enfoca en finalizar tareas como entregar productos, realizar pagos y disolver un equipo. El objetivo del proceso es completar formalmente un proyecto asegurándose de que el equipo haya realizado cada tarea del proyecto. También puede funcionar como un período de transición que ayuda a un equipo a prepararse y pasar al siguiente proyecto.

Checklist de cierre de proyecto en 9 pasos

Aquí hay una lista de verificación de cierre de proyecto con nueve pasos para revisar áreas específicas que su equipo puede seguir para finalizar un proyecto:

1. Entregables

Esta es una lista de verificación que su equipo puede usar para completar los entregables de un proyecto:

  1. Revisar el alcance del proyecto.

  2. Determine si su equipo ha cumplido con todos los requisitos y plazos.

  3. Garantice la aprobación de las partes interesadas y la satisfacción del cliente obteniendo las firmas de cada una de las partes.

  4. Transferir la responsabilidad de la gestión del proyecto al cliente o a un nuevo equipo.

2. Recursos del proyecto

Aquí hay una lista de verificación que puede usar para los recursos del proyecto:

  1. Reasignar miembros internos del equipo a otros proyectos.

  2. Terminar los contratos con los miembros externos del equipo.

  3. Cancele las licencias de software que obtuvo para el proyecto si no las necesita para proyectos futuros.

  4. Devuelva la tecnología y otros equipos que el equipo pueda haber tomado prestados de otros departamentos o de prestamistas externos.

3. Documentos

Considere seguir esta lista de verificación de cierre de proyecto para documentos:

  1. Archive los documentos que creó a lo largo del proyecto.

  2. Crear un sistema de etiquetado estándar.

  3. Etiquete claramente las versiones finales de los archivos para asegurarse de que su equipo envíe la versión correcta al cliente.

  4. Cree informes de información para proyectos futuros.

  5. Ingrese todos los datos que su equipo recopiló durante el proceso de finalización del proyecto en su software de gestión de proyectos.

4. Pagos

Puede probar esta lista de verificación de cierre de proyecto para pagos:

  1. Revisar los gastos incurridos durante el proceso de finalización del proyecto.

  2. Determine si su equipo se mantuvo dentro de su presupuesto.

  3. Dé cuenta de cualquier pérdida, como los materiales que fueron necesarios para reemplazar.

  4. Compensar a proveedores y miembros externos del equipo.

  5. Pague por cualquier equipo que el equipo haya adquirido para el proyecto.

  6. Calcule los pagos adicionales que el cliente debe a la empresa.

  7. Recopile los pagos finales del cliente o dirija al cliente al equipo de contabilidad de la empresa.

5. Lanzamiento de producto

Aquí hay una lista de verificación de cierre de proyecto que puede usar para lanzamientos de productos:

  1. Inicie el producto completo.

  2. Supervisar el rendimiento del producto.

  3. Registre cualquier problema de usuario final que su equipo pueda resolver y documente los comentarios positivos y negativos del cliente para mejorar productos futuros.

  4. Brindar soporte posterior al lanzamiento a clientes y clientes según sea necesario.

6. Comentarios

Esta es una lista de verificación que puede implementar para solicitar comentarios de un cliente sobre un proyecto:

  1. Pídale al cliente su opinión.

  2. Recoja los comentarios de los empleados sobre el proyecto.

  3. Describa las fortalezas y debilidades del proyecto en función de los comentarios que recibió.

  4. Compare el desempeño del proyecto con proyectos anteriores para determinar áreas de mejora.

  5. Determinar qué procesos fueron más efectivos durante el proceso de finalización del proyecto.

  6. Comparta sugerencias para futuras mejoras con su equipo.

7. Comunicación

Aquí hay una lista de verificación de cierre de proyecto que puede intentar rastrear su comunicación sobre un proyecto:

  1. Comparta sus plazos previstos con el cliente.

  2. Informe a su equipo de sus responsabilidades finales en el proyecto.

  3. Anime a cualquier persona involucrada en el proyecto a pedir aclaraciones si es necesario.

  4. Llevar a cabo una reunión de revisión del producto.

8. Celebración

Considere usar esta lista de verificación para ayudarlo a celebrar el final de un proyecto:

  1. Agradezca personalmente a los miembros de su equipo.

  2. Organice un evento de celebración.

  3. Recompense los esfuerzos de los miembros del equipo ofreciéndoles pequeños obsequios.

  4. Reconoce los logros individuales para alentar y motivar a tu equipo.

Cartas credenciales

Intente seguir esta lista de verificación para compartir que ha completado un proyecto con sus conexiones profesionales:

  1. Actualice su currículum para incluir el proyecto que su equipo acaba de completar.

  2. Actualice sus cuentas en plataformas de redes sociales orientadas a la carrera.

  3. Agregue el proyecto a la cartera y al sitio web de la empresa o pídale al empleado responsable de actualizar el sitio web de la empresa que lo haga en su nombre.

  4. Cree visualizaciones de datos que pueda usar para mostrar el éxito de su proyecto en futuras reuniones con clientes.

¿Por qué es importante el cierre del proyecto?

El cierre del proyecto es importante porque:

Aumenta la satisfacción del cliente

Durante el proceso de cierre, su equipo puede revisar el alcance del proyecto para determinar si cumplió con todos los requisitos del cliente. El equipo puede revisar el contrato original y cualquier solicitud adicional que haya tenido el cliente a lo largo del proyecto. La contabilidad de los productos terminados y otros entregables puede ayudarlos a recibir la aprobación final del cliente. El proceso de cierre también puede revelar un entregable que el cliente solicitó y que el equipo aún no ha terminado. Asegurarse de que cada aspecto del proyecto esté completo y cumpla con las expectativas puede ayudar a garantizar la satisfacción del cliente.

Redistribuye los recursos del proyecto

Para completarlos con éxito, muchos proyectos requieren recursos o equipos específicos. Cuando su equipo se encuentra en las etapas finales del proyecto, es útil redistribuir estos recursos para garantizar que su empresa siga siendo eficiente. Por ejemplo, si su equipo tomó prestado equipo del departamento de TI, puede devolverlo para que otros empleados puedan usarlo. Durante el proceso de redistribución, también puede cancelar licencias o contratos de software o servicios que su equipo usó para completar el proyecto, asegurando que su empresa se mantenga dentro de su presupuesto general.

Liquida pagos

Si bien los pagos pueden ocurrir a lo largo de la línea de tiempo del proyecto, el proceso de cierre le permite a usted y a su equipo dar cuenta de cualquier deuda restante. Puede asegurarse de que todos los miembros del equipo y proveedores externos hayan recibido el pago, lo que puede alentarlos a trabajar nuevamente con la empresa en proyectos futuros. También puede solicitar que el equipo de contabilidad de la empresa le facture a un cliente por el monto restante que pueda adeudar, recordando que es posible que deba más de lo especificado en el contrato original debido a solicitudes adicionales.

Reconoce el éxito de su equipo

El cierre del proyecto le permite reconocer el éxito de su equipo expresando su gratitud y reconociendo los logros individuales. Estas acciones pueden aumentar la moral y alentar a los miembros del equipo a continuar entregando su mejor trabajo. También puede aprovechar esta oportunidad para agregar el proyecto al sitio web o la cartera de la empresa, lo que permite a los clientes potenciales ver qué tipo de resultados puede proporcionar la empresa.

Mejora el éxito de futuros proyectos

Si bien el cierre del proyecto se enfoca en completar las tareas finales, también puede ayudarlo a prepararse para proyectos futuros. Los gerentes de proyecto pueden revisar el desempeño de los empleados para ver qué miembros del equipo fueron más eficientes en ciertas tareas. Esta información les permite delegar tareas de manera efectiva para la próxima asignación. El cierre del proyecto también puede ayudarlo a identificar si su equipo cumplió con los plazos y se mantuvo dentro del presupuesto de la empresa. Si descubre que estas áreas necesitan mejoras, puede ajustar los programas y gastos de producción futuros.

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