Libro mayor vs diario general: ¿Cuál es la diferencia?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Los contadores utilizan sistemas estructurados para informar datos financieros de una empresa. Aunque muchas estructuras de informes diferentes ayudan a organizar las transacciones monetarias en una empresa, dos de los sistemas más utilizados son los libros mayores y los diarios generales. Saber cómo funcionan estas dos estructuras puede ayudarlo a comprender y aplicar los principios básicos de contabilidad para una empresa. En este artículo, compartimos detalles sobre las prácticas contables de diarios generales y libros mayores y explicamos las similitudes y diferencias entre los dos, con plantillas y ejemplos de ambos.

¿Qué es un libro mayor?

Un libro mayor es un registro contable formal que realiza un seguimiento de todas las transacciones comerciales de una empresa. Los libros mayores se utilizan para realizar un seguimiento de todas las cuentas relevantes. Incluyen cuentas de balance y cuentas de resultados. Un libro mayor también proporciona historiales de transacciones y saldos actuales para cuentas comerciales.

Los libros mayores se utilizan para preparar los estados financieros de una empresa. Las cifras calculadas en un libro mayor se transfieren a un balance de prueba antes de que se finalicen para crear un saldo de cuenta. Los libros mayores generalmente rastrean cinco elementos clave que incluyen:

  • Gastos

  • Pasivo

  • Activos

  • Ingresos

  • Capital

¿Qué es un diario general?

Un diario general es un documento que registra las transacciones comerciales en orden secuencial. Es el primer lugar para registrar entradas de datos para transacciones únicas no especificadas en otros diarios contables, como cheques o facturas emitidas. Los diarios generales registran las cuentas a acreditar y las cuentas a debitar, el monto a acreditar y una breve descripción de la transacción. Las cifras ingresadas en un diario general están sin procesar o no están balanceadas hasta que las mueve a un libro mayor para realizar cálculos financieros reales.

Los diarios generales constituyen un tipo de diario de contabilidad, mientras que otros diarios suelen estar especializados para satisfacer las necesidades comerciales, como los diarios de ventas o compras. Los asientos de diario generales pueden incluir fechas, números de serie y registros de tarjetas de crédito o débito. Una vez completado, puede mover estos artículos del diario a un libro mayor apropiado. Ejemplos de asientos en un diario general incluyen:

  • Depreciación

  • Ventas de activos de la empresa.

  • Deuda considerada negativa

Libro mayor versus diario general

Tanto los libros mayores como los diarios generales brindan una forma para que los contadores registren y administren transacciones comerciales. Los avances tecnológicos en el software de contabilidad permiten a los profesionales de la contabilidad crear versiones electrónicas de libros mayores y diarios e ingresar transacciones al mismo tiempo usando un solo menú desplegable.

Los libros mayores y los diarios cumplen diferentes funciones en la contabilidad financiera y, al mismo tiempo, admiten la misma información de transacciones. Estas son algunas de las principales formas en que funcionan los libros mayores y diarios generales:

Entradas

Las entradas en un diario general incluyen detalles como fechas, números de serie e información de transacciones. Por lo general, provienen de tipos de transacciones únicos y menos frecuentes que no encajan en diarios contables más específicos. Al igual que otros asientos de diario, los artículos de un diario general se registran o transfieren a un libro mayor una vez que se registran.

En un libro mayor, las entradas se resumen sin muchos detalles. Luego, las cifras de los libros mayores se agregan a diferentes cuentas maestras. Las entradas tanto para el diario como para los libros mayores se pueden crear manualmente o generar automáticamente a través de un software como un sistema de punto de venta.

Objetivo

El propósito de un diario es proporcionar la primera ubicación para las entradas de transacciones. Una vez que se registra un artículo, pasa del diario a un libro mayor. Los libros mayores actúan como un lugar para almacenar datos generales de transacciones, que luego se pueden dividir en libros mayores más pequeños.

Un diario general se utiliza normalmente para la investigación. Los contadores pueden mirar hacia atrás en un diario general para descubrir más detalles sobre una transacción comercial para comprender un saldo en un libro mayor. Un libro mayor se utiliza para hacer estados financieros para determinar el saldo de la cuenta de una empresa. Los contadores usan un libro mayor para preparar un balance de prueba, que se finaliza para los informes financieros de una empresa.

Organización

Los diarios generales se ingresan en orden cronológico y se organizan por fecha de transacción. Están estructurados como una lista ordenada en función de cuándo se produjo la transacción comercial. Los contadores suelen poner todos los detalles en la misma línea de entrada dentro de un diario general.

Sin embargo, las entradas para un libro mayor general se ingresan por tipo de cuenta en una estructura específica. Los artículos del libro mayor se registran en una columna doble o “T” con la cantidad típicamente a la izquierda y el título a la derecha. Puede agregar más columnas según sea necesario para enumerar otros detalles relevantes, como la fecha de la transacción o una descripción de la transacción.

Cumplimiento

Si bien los diarios generales brindan la información necesaria para cuadrar los libros de cuentas, los diarios en sí mismos no se cuadran. Los libros mayores, sin embargo, deben estar equilibrados para conciliar las cuentas financieras. Las cifras de un libro mayor se utilizan para la información financiera regulada, mientras que un diario se puede utilizar para proporcionar información adicional con fines de auditoría, pero no para los informes normativos.

Por qué son importantes los libros y diarios contables

Tanto los libros mayores como los diarios mantienen registros contables esenciales para mantener el estado financiero de una empresa. Mientras que los libros mayores brindan cuentas precisas de las transacciones diarias que se pueden equilibrar para formar un presupuesto o calcular los activos totales, los diarios brindan detalles y enumeran cada transacción en un documento separado. El uso de un diario y un libro mayor garantiza que las empresas mantengan un registro de cada transacción financiera relacionada con las operaciones de la empresa.

Los libros mayores y diarios facilitan el acceso y la búsqueda de registros financieros. También se pueden utilizar para analizar los datos financieros de una empresa para buscar tendencias en los gastos y elementos que generan ingresos. El uso de este sistema dual de contabilización de transacciones de un diario a un libro mayor también ayuda a los profesionales de la contabilidad a encontrar errores antes de que se conviertan en un problema para equilibrar las cifras y crear presupuestos de prueba.

Plantilla y ejemplo de libro mayor

Siga esta plantilla y ejemplo para hacer entradas en un libro mayor:

Plantilla de libro mayor

Libro mayor [Company]

[Date]
[Transaction title]
[Debit or credit amount]
[Balance after transaction]
[Notes as needed]

Ejemplo de libro mayor

Libro mayor Smith Automotive

4 de junio de 2021
compra de suministros
Débito: $450
Saldo: $250,624
departamento de marketing, software

Ejemplo y plantilla de diario general

Puede usar la siguiente plantilla y ejemplo para ayudarlo a colocar entradas en un diario general:

Plantilla de diario general

Diario general [Company]

[Entry number]
[Date]
[Account]
[Transaction title]
[Debit/Credit]
[Details]

Ejemplo de diario general

Revista General Smith Automotriz

Entrada 1
8 de junio de 2021
Utilidades
Cuentas por cobrar
Débito: $800
Factura de luz pagada de mayo de 2021

Entrada 2
6 de junio de 2021
Dinero
Cuentas por pagar
Crédito: $5,000
Factura pagada recibida por servicios de reparación de flota, DP Insurance Company

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