Las mejores ideas de organización de la oficina en el hogar

Por el equipo editorial de Indeed

31 de agosto de 2021

Tener un espacio organizado es esencial para rendir al máximo. Ya sea que simplemente esté ordenando una oficina en casa actual o haciendo la transición al trabajo remoto y creando una nueva área para concentrarse durante el día, querrá aprender algunos de los mejores consejos de organización de la oficina en casa.

En este artículo, enumeramos siete sencillos pasos para preparar su oficina en casa para una productividad y motivación óptimas.

Cómo organizar el espacio de tu oficina en casa

Considera estas ideas cuando prepares tu espacio de trabajo en casa:

  1. limpia tu espacio

  2. Organizar documentos

  3. Crear un sistema de archivo

  4. Organizar correo

  5. Organiza tu escritorio

  6. Organizar cables

  7. Priorizar el trabajo en curso

1. Limpia tu espacio

Evalúa el estado actual de tu oficina en casa. Deseche cualquier artículo que no necesite, como periódicos viejos y cajas sin usar. Limpie su espacio, incluido quitar el polvo de todas las superficies y barrer o aspirar el piso. Un área limpia lo ayudará a evaluar las necesidades de su oficina y liberará el área no utilizada.

2. Organizar documentos

Clasificar y triturar papeles con regularidad evitará que se acumulen en la oficina de su casa. Separe los papeles en tres montones diferentes:

  • Descartar: Incluye cualquier cosa que contenga información desactualizada o caducada. Recuerde triturar cualquier cosa que tenga información personal confidencial.

  • Archivo: esta pila debe incluir los documentos que debe conservar durante al menos un mes.

  • Acción: Mantenga en su escritorio los documentos sobre los que necesita actuar en un futuro cercano, como facturas.

Algunos documentos contienen información que es fácil de obtener si la necesita en el futuro. Es posible que no necesite guardar copias en papel de estos. Si no está seguro, aquí hay algunas sugerencias sobre cuánto tiempo debe conservar diferentes tipos de documentos:

  • Un mes: Triture los estados de cuenta de la tarjeta de crédito después de un mes. Asegúrese de que estas declaraciones sean precisas antes de descartarlas.

  • Un año: Triture las facturas médicas, los talones de pago, los extractos bancarios y de inversión después de un año.

  • Siete años o más: conserve las declaraciones de impuestos y cualquier documento relacionado con los impuestos, como recibos y cheques cancelados, durante al menos siete años. Si tiene espacio, puede considerar conservar sus declaraciones de impuestos indefinidamente.

3. Crea un sistema de archivo

Un sistema de archivo eficaz le ayudará a localizar documentos con facilidad.

Las pestañas o carpetas de archivos codificadas por colores brindan un diseño visual claro de sus archivos para ayudarlo a encontrar rápidamente el documento que necesita. Como ejemplo, podrías colorear el código:

  • Archivos verdes: Salud

  • Archivos azules: Impuestos

  • Archivos rojos: Contabilidad

  • Archivos amarillos: Varios

Si mantiene carpetas para proyectos o clientes específicos, archívelas alfabéticamente bajo el color designado. Por ejemplo, si el amarillo representa clientes activos, puede ordenar alfabéticamente a estos clientes por su apellido usando pestañas amarillas.

Puede mantener la información importante archivada mientras elimina el desorden de papel mediante la creación de copias digitales. Una vez que termine de escanear un documento, puede descartar la copia original. Las copias digitales de documentos importantes, como las certificaciones relacionadas con el trabajo, pueden ayudarlo a acceder a la información sin tener que abrir una carpeta. Tal como lo haría al archivar documentos en papel, mantenga los documentos escaneados claramente etiquetados y organizados en carpetas en su computadora.

4. Organizar el correo

Crea un sistema que te ayude a clasificar y organizar el correo:

  • Mantenga fuera el correo importante. Mantenga fuera el correo urgente para que pueda responderlo. Designe una estación de correo en su escritorio o cerca de él para tener una cola visual.

  • Crear un sistema de clasificación. Encuentre un sistema de clasificación que se adapte a su espacio y le permita clasificar el correo en diferentes categorías. Etiquete cada categoría para que pueda encontrar el correo que necesita rápidamente.

  • Utilice bandejas apilables. Las bandejas apilables le permiten dividir el correo. También puede agregar bandejas colgantes en una pared o detrás de una puerta si desea conservar el espacio de su escritorio.

  • Mantenga un calendario. Mantenga un calendario de borrado en seco sobre su estación de correo para marcar los plazos y las fechas de vencimiento de las facturas. Una vez que paga una factura, puede tirar el papel.

  • Ir sin papel. Optar por la comunicación por correo electrónico puede eliminar la mayor parte de su desorden de papel. Verifique sus cuentas en línea para ver si puede optar por correos electrónicos en lugar de recibir facturas físicas y cartas por correo.

5. Organiza tu escritorio

Aquí hay algunos consejos adicionales para mantener organizadas las diferentes áreas de su escritorio:

  • Escritorio: Guarda en tu escritorio solo lo que usas a diario. Piense en la frecuencia con la que usa los suministros de oficina en su escritorio. Si no usa un artículo en particular todos los días, guárdelo en un cajón.

  • Cajones de escritorio: use recipientes pequeños en sus cajones para mantener artículos similares agrupados. Puede ser más fácil concentrarse en mantener sus métodos de organización para contenedores individuales que para cajones completos.

  • Área de impresión: Mantener su impresora en su escritorio puede ocupar un valioso espacio de trabajo. Utilice la parte superior de un archivador o una mesa auxiliar como área de impresión.

6. Organiza los cables

Use organizadores de cables para mantener los cables perfectamente agrupados y evitar que el espacio alrededor de su escritorio se llene de cables. Puede usar ganchos adhesivos para sujetar cables a una pared o a su escritorio y cajas de cables para organizar y ocultar los cables y mantenerlos fuera del camino.

Un concentrador USB le permite conectar varios dispositivos a su computadora con un solo cable. También puede usar un mouse, teclado y parlantes inalámbricos para eliminar los cables.

7. Prioriza el trabajo en curso

Use su escritorio como un lugar donde puede completar tareas. Clasifique los elementos en una pila procesable o de “cosas por hacer” para priorizar el trabajo importante.

Si eres una persona visual, tener un recordatorio claramente ubicado para las tareas te ayudará a mantenerte organizado y concentrado. Puede usar notas adhesivas en papeles que describan específicamente lo que necesita hacer o una pizarra para escribir notas y hacer listas.

Podría mantener una lista de tareas digital en su computadora. También puede sincronizar algunas listas de tareas digitales con su teléfono inteligente o tableta para que siempre esté disponible.

Puede requerir un poco de esfuerzo organizar el espacio de su oficina en el hogar, pero tener un sistema puede ayudarlo a completar el trabajo que haces en casa más eficientemente. Una vez que haya organizado su oficina en casa, es esencial que la mantenga. Destruya periódicamente papeles, suministros y el desorden de la computadora para mantener el espacio de su oficina en casa en orden.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.