La importancia de la gestión de proyectos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 25 de agosto de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 25 de agosto de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

La gestión de proyectos es un campo en crecimiento y juega un papel importante para garantizar que los proyectos se planifiquen, dirijan y alineen cuidadosamente con los objetivos estratégicos de una empresa. La gestión de programas reduce eficazmente los riesgos, reduce los costos y mejora las tasas de éxito.

Los gerentes de proyecto están especialmente capacitados para usar sus técnicas comprobadas para establecer y lograr objetivos comerciales clave, aumentar la productividad de un equipo y garantizar que los proyectos se mantengan dentro de los presupuestos y los plazos. En este artículo, definimos la gestión de proyectos y sus cinco fases, enumeramos sus beneficios y compartimos ejemplos para ilustrar sus usos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el uso de un proceso para lograr un objetivo específico. Por lo general, hay cinco fases en el proceso de gestión de proyectos:

  1. Iniciador: Define las necesidades del proyecto. La alta gerencia u otras partes interesadas líderes realizan investigaciones para determinar si el retorno de la inversión (ROI) del proyecto es mayor que los riesgos. Si el ROI justifica el proyecto, entonces proceden.

  2. Planificación: Describe el alcance del proyecto. El alcance incluye recopilar y analizar los requisitos del proyecto y luego crear pasos basados ​​en los requisitos. Esta fase también determina los riesgos del proyecto y desarrolla planes para minimizarlos. También incluye la creación de un plan de comunicación.

  3. Ejecutando: Comienza el trabajo del proyecto. Un gerente de proyecto delega tareas y los equipos ejecutan el proyecto como se define en la fase de planificación. Esta es una fase continua que ocurre durante la mayor parte del proyecto.

  4. Monitoreo y control: Garantiza que el proyecto avance a tiempo y dentro del presupuesto. El director del proyecto supervisa el proyecto y hace los ajustes necesarios. Esta fase y la fase de ejecución suceden al mismo tiempo.

  5. Cierre: Entrega un producto terminado al cliente. Después de que el cliente aprueba el producto, los equipos evalúan el proyecto en su totalidad, identifican los éxitos y reflexionan sobre las áreas de mejora potencial.

Ejemplo de gestión de proyectos

Exploremos un proyecto de ejemplo que incorpora cada una de las fases anteriores.

Trabajas para una empresa de construcción. Sus gerentes se reúnen con una agencia de ventas que quiere construir una nueva oficina. Durante la fase de inicio, sus gerentes y la agencia crean un estudio para determinar los beneficios de una nueva oficina frente al costo. Después de estimar el tiempo y los recursos necesarios, la agencia decide proceder.

Durante la fase de planificación, su director de proyecto define los requisitos del proyecto, incluidos los tipos y la cantidad de material necesario, como hormigón y vigas de acero. También determinan cuántas personas y cuánto equipo requiere el trabajo. La agencia de ventas les da la fecha límite ideal para el proyecto y ellos crean una línea de tiempo. Establecen que su equipo debe comunicarse con el capataz, quien informa toda la información al gerente del proyecto, quien luego programa una reunión semanal con la agencia de ventas para entregar actualizaciones del progreso.

Su gerente de proyecto ejecuta, supervisa y controla el proyecto a medida que su equipo construye la oficina. Registra su tiempo cuando llega y sale del sitio de construcción, lo que ayuda a su gerente de proyecto a monitorear la línea de tiempo. Le asignan nuevas tareas una vez que completa las asignaciones anteriores y visita el sitio de construcción una vez por semana para monitorear el progreso y la calidad del trabajo de su equipo.

Una vez que complete la oficina, los gerentes de la agencia de ventas la revisarán para asegurarse de que cumpla con todos los requisitos. Están satisfechos con la oficina y el proyecto se cierra. Su director de proyecto celebra una reunión para revisar el proyecto. Piden retroalimentación y lo invitan a compartir sus experiencias.

Por qué las empresas utilizan la gestión de proyectos

Las empresas utilizan la gestión de proyectos para lograr resultados de forma mesurada, enfocada y predecible. Los procesos de gestión de proyectos mantienen los planes complejos organizados y todas las personas involucradas alineadas y enfocadas con funciones y responsabilidades específicas. Las empresas utilizan la gestión de proyectos por las siguientes razones:

  • La gestión de proyectos crea un enfoque.

  • La gestión de proyectos controla la calidad.

  • La gestión de proyectos minimiza los riesgos.

  • La gestión de proyectos reduce los costos del proyecto.

  • La gestión de proyectos fomenta el trabajo en equipo.

  • La gestión de proyectos maximiza los recursos.

  • La gestión de proyectos fomenta el aprendizaje.

La gestión de proyectos crea un enfoque

Los proyectos, especialmente los que duran meses o años, pueden ser difíciles de gestionar para las empresas. La gestión de proyectos se basa en definir un alcance para los proyectos que siguen plazos específicos para cada tarea. Con un alcance claro y plazos estrictos, las empresas pueden mantenerse enfocadas en el objetivo y completar las metas con éxito.

Ejemplo: trabaja en un equipo de proyecto para una empresa de software que crea soluciones personalizadas para la industria hotelera. Un hotel quiere que su empresa cree un sistema integrado de administración de propiedades que todos los empleados puedan usar. Su director de proyecto celebra una reunión de equipo para definir el alcance. Su equipo recopila los requisitos para el sistema, incluido el seguimiento de invitados, la tasa de rotación, la facturación, etc. Con estos requisitos, su equipo determina la duración de cada tarea. Este alcance lo ayuda a mantenerse enfocado durante todo el proyecto.

La gestión de proyectos controla la calidad

La parte más importante de la gestión de proyectos es entregar un proyecto de calidad a tiempo y en su totalidad. Para entregar un proyecto satisfactorio, un gerente de proyecto supervisa de cerca el progreso y la calidad del trabajo de su equipo. Un gerente de proyecto supervisará el trabajo de su equipo, identificará cualquier obstáculo que pueda afectar la calidad y encontrará soluciones aceptables.

Ejemplo: a lo largo del proyecto del sistema de gestión hotelera, su director de proyecto celebra reuniones diarias y sesiones semanales individuales de los miembros del equipo para medir el progreso del proyecto. También auditan la calidad del trabajo de su equipo tomando muestras y pidiendo a los empleados fuera de su equipo que las evalúen. Sus compañeros de trabajo brindan una nueva perspectiva sobre la calidad y brindan comentarios valiosos que ayudan a su equipo a mejorar su trabajo.

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La gestión de proyectos minimiza los riesgos

La primera fase de la gestión de proyectos consiste en evaluar si los riesgos de un proyecto superan los beneficios. Si una empresa decide continuar con un proyecto, los gerentes de proyecto evaluarán continuamente los riesgos potenciales y formularán planes para minimizarlos. Menos riesgos aseguran un proyecto oportuno y exitoso.

Ejemplo: durante la fase de ejecución, usted y su gerente de proyecto descubren que puede haber un problema al integrar el sistema de administración de propiedades actual del hotel con el nuevo. Para eliminar este riesgo, realizan una sesión especial en la que su equipo de proyecto formula varias ideas para una solución. Después de evaluar todas las soluciones, su gerente de proyecto elige implementar una que represente el menor riesgo para el resto del proyecto.

La gestión de proyectos reduce los costos del proyecto

Durante la fase de planificación, los directores de proyecto y las partes interesadas definen un presupuesto para el proyecto. Tener un presupuesto completo ayuda a los gerentes de proyectos a reducir costos al saber exactamente cuánto pueden gastar en recursos. Además, una vez que una empresa crea fases exitosas de gestión de proyectos, puede reutilizar los procesos en proyectos futuros.

Ejemplo: su gerente de proyecto pasa una parte de cada día comparando el costo actual del proyecto con el presupuesto. Al revisar esta información diariamente, se aseguran de que el proyecto no supere el presupuesto planificado.

El propietario del hotel también ha mencionado que pueden estar interesados ​​en crear una aplicación para tabletas para que la usen las amas de casa. Si deciden seguir adelante con ese proyecto, su equipo ya tendrá una plantilla básica para trabajar.

La gestión de proyectos fomenta el trabajo en equipo.

Colaboración es crucial para lograr los objetivos durante un proyecto. El trabajo en equipo efectivo permite que los grupos utilicen las fortalezas de cada individuo, lo que hace que los flujos de trabajo sean más eficientes.

Ejemplo: además de su reunión diaria y las reuniones individuales de los miembros del equipo con su gerente de proyecto, su equipo realiza una sesión semanal para compartir ideas. Durante esta sesión, los miembros comparten nuevos conocimientos que el resto del equipo puede encontrar útiles. Los miembros también plantean desafíos individuales para que el grupo pueda encontrar una solución común. Termina la reunión haciendo que cada miembro destaque el esfuerzo o el éxito de otro miembro.

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La gestión de proyectos maximiza los recursos

Es fundamental que una empresa haga el mejor uso de sus recursos para ayudar a reducir el tiempo del proyecto y mantenerse dentro de un presupuesto. Los recursos pueden incluir el tiempo o los costos de un equipo de proyecto, como viajes, herramientas y materiales. Una gran parte de la gestión de proyectos define los recursos necesarios para completar un proyecto y forma un plan para usarlos correctamente. Al completar un proyecto a tiempo, los miembros del equipo pueden comenzar a trabajar en otros proyectos rápidamente, lo que maximiza los recursos de la empresa.

Ejemplo: debe registrar sus horas en un sistema de seguimiento de tiempo cada semana, donde enumera cuántas horas pasó en cada tarea. Luego, el sistema crea un informe que su gerente de proyecto revisa al comienzo de la semana para determinar si está dedicando la cantidad de tiempo adecuada a cada tarea y si el proyecto cumplirá con la fecha límite.

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La gestión de proyectos fomenta el aprendizaje

Durante la fase de cierre, los equipos de gestión del proyecto reflexionan sobre el proyecto. Realizan reuniones posteriores al proyecto llamadas retrospectivas donde discuten el proceso, los éxitos y los contratiempos. Las retrospectivas son un momento ideal para que los miembros del equipo documenten sus puntos fuertes y las áreas en las que pueden mejorar.

Ejemplo: su gerente de proyecto celebra una reunión una vez que el hotel aprueba el proyecto. Comienzan la reunión destacando los éxitos y elogiando a los miembros individuales del equipo. Después de eso, invitan a los miembros a compartir sus experiencias y lo que aprendieron.

Usted describe cómo hizo un gran trabajo al documentar su proceso para que sea fácil para otros ver exactamente lo que hizo y cómo lo hizo. Sin embargo, el proceso de documentación tomó más tiempo de lo esperado y se sintió apurado en algunos puntos. En el futuro, planea reservar una cantidad de tiempo para documentar su trabajo.

La gestión de proyectos puede ayudarlo a ser un mejor miembro del equipo. También aprende habilidades valiosas como el trabajo en equipo, la gestión del tiempo y la comunicación. Aprender más acerca de por qué su empresa usa este proceso le brindará información sobre los objetivos de su empresa para que pueda alinear sus metas y sobresalir en su carrera.

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