Habilidades multitarea: definición y ejemplos

Por el equipo editorial de Indeed

16 de febrero de 2021

Administrar su tiempo y su capacidad para equilibrar múltiples tareas puede ayudarlo a mejorar su carrera. Priorizar y organizar su día puede ayudarlo a cumplir con los plazos, mantenerse enfocado y ser proactivo. Debe poder realizar varias tareas a la vez para mantener la productividad, lo que puede llevarlo a alcanzar metas importantes y avanzar en su carrera. En este artículo, explicamos qué son las habilidades multitarea, incluimos ejemplos y mostramos cómo mejorar sus habilidades multitarea.

¿Qué son las habilidades multitarea?

La multitarea se refiere a la capacidad de gestionar múltiples responsabilidades a la vez centrándose en una tarea mientras realiza un seguimiento de las demás. La multitarea en el lugar de trabajo implica con mayor frecuencia alternar entre tareas y realizar de manera efectiva diferentes tareas rápidamente una tras otra. Por ejemplo, contestar el teléfono en un área de recepción ocupada entre saludar a los pacientes o responder correos electrónicos demuestra habilidades multitarea.

¿Por qué son importantes las habilidades multitarea?

Las habilidades multitarea son importantes porque crean un entorno de trabajo eficiente. Estas son las ventajas de la multitarea:

  • Ahorra tiempo: la multitarea ayuda a ahorrar tiempo al permitirle completar varias tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, puede escribir notas en un documento de cliente mientras habla con él por teléfono. En ese período de tiempo más corto, completa dos tareas al mismo tiempo en lugar de terminar cada una por separado y dedicar el doble de tiempo a ellas.

  • Ahorra dinero: los empleadores quieren contratar empleados con grandes habilidades multitarea porque pueden delegarles más tareas, ahorrando los costos asociados con la contratación de otra persona. Mostrar lo bien que realiza múltiples tareas lo convierte en un empleado valioso.

  • Aumenta la productividad: la multitarea aumenta la productividad porque puede lograr más en un período de tiempo más corto. Cuanto más trabajo pueda realizar durante el día, más productivo será.

  • Reduce la postergación: la multitarea ayuda a las personas a sentirse más realizadas porque pueden completar más de una tarea a la vez. Este sentimiento de productividad aumenta la motivación y anima a las personas a seguir trabajando en sus tareas.

Ejemplos de habilidades multitarea

La multitarea consiste en muchas habilidades que debes desarrollar para ser un profesional más productivo. Estas son las habilidades más comunes requeridas para la multitarea:

  • Organización

  • Priorización

  • Planificación

  • Delegación

Organización

Gran multitarea implica saber exactamente qué tareas necesita completar y cuándo completarlas. La organización incluye la gestión de su día, semana y mes para mantenerse al día con sus tareas. Mantenga su espacio de trabajo ordenado para que siempre pueda encontrar el papeleo, las notas y otros documentos que necesita de inmediato. Del mismo modo, organice su sistema informático y sus archivos para buscar y acceder fácilmente a los documentos.

Priorización

La priorización es la capacidad de evaluar sus responsabilidades y organizar tareas en términos de importancia para administrar su tiempo. Priorizar puede significar completar primero los elementos más simples y dedicar el resto de su tiempo a tareas más grandes y complicadas. También podría significar comenzar con las tareas más sensibles al tiempo y luego terminar con tareas menos importantes. Independientemente de cómo elija priorizar, la capacidad de maximizar su tiempo creando orden es una habilidad necesaria para realizar varias tareas a la vez.

Planificación

La programación implica planificar su tiempo para asegurarse de cumplir con los plazos y objetivos. Es la capacidad de tomar situaciones complejas y dividirlas en pasos y plazos manejables. Al planificar sus actividades diarias y tener en cuenta las tareas inesperadas, usted decide dónde puede realizar varias tareas a la vez para cumplir con el cronograma.

Delegación

La delegación es cuando le pides a otros que te ayuden a completar las tareas para cumplir con el cronograma. Cuando delegas, por lo general asignas tareas más pequeñas a los miembros del equipo para que puedas concentrarte en aquellas que tienen mayor prioridad. La delegación se relaciona estrechamente con la programación y la priorización. Una buena multitarea requiere saber cuándo tiene suficiente trabajo y mantener límites para administrar su tiempo.

Cómo mejorar las habilidades multitarea

Siga estos pasos para ayudarlo a mejorar sus habilidades multitarea:

  1. Haz una lista de cosas por hacer.

  2. Prioriza tus tareas.

  3. Agrupa tareas similares.

  4. Reducir las distracciones.

  5. Controle su progreso.

  6. Delegar tareas, si es necesario.

  7. Práctica.

1. Haz una lista de cosas por hacer.

Cree un plan de acción haciendo una lista de tareas diarias. Debe tener una lista clara de lo que necesita completar para el día para que pueda mantenerse enfocado. Al comienzo de cada día de trabajo, dedique de 10 a 15 minutos a enumerar las tareas en un bloc de notas. Divide las tareas más grandes en pasos más pequeños.

2. Prioriza tus tareas.

Una vez que cree una lista de tareas para completar, reorganice su lista de mayor prioridad a menor. Para decidir qué tareas son de alta prioridad y cuáles de baja prioridad, coloque sus tareas en las siguientes categorías:

  • Urgente e importante: estas son tareas de alta prioridad que debe completar primero. Un ejemplo es responder a las preguntas de los clientes, completar proyectos con plazos ajustados y hacer un mandado urgente para su gerente.

  • No urgente e importante: por lo general, puede realizar estas tareas en cualquier momento del día, pero agrega valor cuando las completa. La mayoría de las tareas no urgentes pero importantes implican cierta planificación, como la creación de redes con otras empresas para aumentar el alcance comercial.

  • Urgente y no importante: esta categoría es para tareas de poca importancia que debe completar para llegar a tareas más importantes. Un ejemplo de esto es reservar un vuelo para poder asistir a una conferencia de marketing. Es posible que pueda delegar estas tareas a un miembro del equipo si supervisa proyectos o personas.

3. Agrupa tareas similares.

Una vez que haya organizado y priorizado sus tareas, agrupe tareas similares. La multitarea generalmente implica trabajar en tareas similares, por lo que agruparlas puede aumentar su eficiencia. Esto también podría significar combinar tareas que requieren las mismas acciones, como trabajar en campañas de redes sociales para tres cuentas diferentes. Al trabajar en tareas relacionadas, puede aumentar su concentración.

4. Reduzca las distracciones.

Las distracciones afectan la multitarea al reducir su capacidad de concentración. Las formas de eliminar las distracciones incluyen:

  • Mantener la puerta de su oficina cerrada mientras trabaja en tareas que requieren toda su atención.

  • Ir a una sala de conferencias tranquila si su espacio de trabajo principal es demasiado ruidoso.

  • Apagar su teléfono celular y colocarlo fuera de la vista.

  • Escuchar música si aumenta tu concentración.

  • Tomar breves descansos cada hora para recargar energías.

5. Supervise su progreso.

Controle regularmente lo que logra durante el día para asegurarse de cumplir con el cronograma. Si está retrasado, es posible que deba concentrarse estrictamente en una tarea en lugar de intentar cambiar de tarea. Esto puede ayudarlo a terminar tareas importantes rápidamente y volver a realizar otras tareas a la vez.

6. Delegue tareas, si es necesario.

Cuando priorizas tus tareas, es probable que encuentres tareas de menor prioridad para asignarlas a otra persona. Por ejemplo, creó una publicación en las redes sociales pero delegó la edición y la carga a un asistente. Si no supervisa ningún proyecto o persona, puede pedirle a su gerente que lo ayude a delegar tareas a los miembros de su equipo.

7. Practica

Este último paso puede ser uno de los más importantes. Practique, practique, practique y pronto será más eficiente al realizar múltiples tareas.

Cómo resaltar las habilidades multitarea

Aquí hay algunas maneras de resaltar sus habilidades multitarea durante su búsqueda de empleo:

Habilidades multitarea en tu currículum

En su currículum, desea mostrar su capacidad para realizar múltiples tareas en lugar de simplemente indicarlo. Dar ejemplos específicos en la introducción de tu currículum y en la sección de experiencia laboral es mucho más efectivo que enumerar la multitarea en la sección de habilidades. Al describir sus responsabilidades, describa cómo manejó varias tareas a la vez:

Ejemplo:

  • Atendió llamadas de clientes mientras administraba carteras

  • Trabajé en tareas de marketing por correo electrónico mientras rediseñaba los sitios web de los clientes.

  • Preparé conferencias, redacté propuestas de subvención y asesoré al presidente de un comité.

  • Procesó el papeleo del seguro mientras saludaba a los invitados, contestaba el teléfono y concertaba citas.

También puedes mostrar tus habilidades multitarea en tu sección de actividades extracurriculares. Al enumerar el trabajo voluntario y otras actividades, muestra su talento para equilibrar con éxito una variedad de proyectos.

Habilidades multitarea en su carta de presentación

También desea mostrar sus habilidades en su carta de presentación, donde puede explicar la complejidad de las responsabilidades que manejó en un momento dado. Piense en una o dos historias de su experiencia laboral anterior que demuestren sus habilidades multitarea.

Ejemplo: “Como asistente administrativo de un consultorio médico, realicé mis tareas diarias regulares, que incluían programar citas, presentar reclamos de seguros y llevar a cabo la contabilidad y la facturación, y también capacité a dos nuevos empleados”.

Habilidades multitarea durante su entrevista

Mostrar sus habilidades multitarea durante una entrevista funciona de la misma manera que explicarlas en su currículum y carta de presentación. Si un entrevistador te pregunta específicamente sobre tus habilidades multitarea, dale un ejemplo específico. También puede incorporar sus habilidades multitarea en respuesta a otras preguntas, como, “¿Cuál es tu mayor fortaleza?”

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