Habilidades del coordinador de eventos: definición y ejemplos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 3 de marzo de 2021 | Publicado el 9 de octubre de 2020

Actualizado el 3 de marzo de 2021

Publicado el 9 de octubre de 2020

Los coordinadores de eventos son responsables de la planificación, el desarrollo y la organización generales de actividades, fiestas y otros eventos y pueden trabajar con muchos tipos diferentes de clientes. Dicho esto, estos profesionales deben confiar en un sólido conjunto de habilidades para asumir sus responsabilidades diarias.

Si está comenzando una carrera como coordinador de eventos, hay varias habilidades clave que querrá considerar desarrollar más para ayudarlo a tener éxito en el trabajo. En este artículo, discutiremos qué son las habilidades del coordinador de eventos, cómo mejorarlas y aplicarlas en el lugar de trabajo y cómo puede resaltar estas habilidades en su currículum, en una carta de presentación y durante una entrevista de trabajo.

¿Cuáles son las habilidades del coordinador de eventos?

Los coordinadores de eventos planifican, preparan y ayudan a organizar eventos para muchos clientes y empresas diferentes. Estos profesionales se basan en una sólida combinación de habilidades blandas y duras para desempeñar sus funciones como líder principal de eventos de marca, capacitación y entretenimiento. Habilidades como la comunicación escrita, la adaptabilidad y las habilidades interpersonales son solo varias habilidades blandas que necesitará para tener éxito como planificador de eventos.

Ejemplos de habilidades de coordinador de eventos

Los coordinadores de eventos suelen realizar tareas que requieren habilidades duras, como la escritura y aplicaciones tecnológicas, como la gestión de redes sociales, y también dependen de la experiencia en la aplicación de una variedad de habilidades blandas, que incluyen:

Planificación y organización

Uno de los rasgos más importantes de los coordinadores de eventos exitosos es la capacidad de planificar y organizar todos los aspectos de un evento. Por ejemplo, un coordinador de eventos para un gran evento de capacitación corporativa será responsable de planificar los detalles del evento, como la ubicación, el presupuesto, el número de personas y otros detalles que muestren qué recursos necesitarán para el evento. Luego es su trabajo organizar el personal, los materiales de capacitación y otras necesidades que los instructores de capacitación necesitarán para el evento.

Habilidades para la toma de decisiones

La capacidad de tomar decisiones rápidas bajo presión o analizar todos los aspectos de una decisión son dos habilidades importantes que los coordinadores de eventos deben tener para tener éxito en sus carreras. Por ejemplo, si algo sale mal en un evento, como que un orador invitado no se presente, los coordinadores del evento deben poder tomar decisiones rápidas sobre cómo proceder con el evento. Además, la adaptabilidad a la hora de tomar decisiones es otra cualidad fuerte que suelen poseer los coordinadores de eventos.

Pensamiento creativo

Durante el proceso de planificación, los coordinadores de eventos confían en su creatividad para ayudar a las marcas, empresas y otros clientes a tener éxito en la organización de un evento. La capacidad de crear temas, recopilar materiales o encontrar talento para el evento depende del pensamiento creativo. Por ejemplo, un coordinador de eventos que coordina bodas confiará en su creatividad para ayudar a los novios a elegir un tema, un escenario y otros detalles del evento.

Comunicación escrita

La comunicación escrita es algo en lo que puede confiar con frecuencia como coordinador de eventos. Programar, escribir instrucciones, comunicarse por correo electrónico o notas y otras formas de comunicación escrita son aspectos extremadamente importantes del trabajo. Muchos coordinadores de eventos usan sus habilidades de escritura para hacer listas de suministros, escribir información y comunicarse con clientes y colegas.

Hablar en público

Otro aspecto de la comunicación, la capacidad de articular anuncios y saludar y hablar a grandes multitudes es algo que los coordinadores de eventos también deben tener. Si bien es posible que dirigirse a las audiencias en un evento no siempre sea parte de sus roles, los coordinadores de eventos pueden usar la oratoria para involucrar a los clientes o clientes comerciales como una forma de marca. Por ejemplo, un coordinador de eventos de una gran empresa de marketing que organiza y alberga un evento de networking puede saludar y dirigirse a los profesionales o clientes que asisten. Además, la capacidad de aplicar la pragmática a diferentes situaciones al interactuar con otros es otro conjunto de habilidades que desarrollan los coordinadores de eventos.

Habilidades de liderazgo

Dado que los coordinadores de eventos trabajan con otros para planificar, organizar y realizar un evento, deben tener sólidas habilidades de liderazgo. Muchos planificadores de eventos y profesionales dirigen al personal, los asistentes y otras personas cuando organizan eventos, por lo que suelen aplicar habilidades de gestión como la delegación de tareas, proporcionar comentarios y gestionar equipos de trabajadores para llevar a cabo un evento.

Gestión del tiempo

Programar tareas, concertar citas y completar proyectos requiere fuertes habilidades de gestión del tiempo, y los coordinadores de eventos dependen de esta característica para tener éxito. Por ejemplo, durante la planificación de eventos, deberá realizar un seguimiento de los plazos, los horarios y las diversas tareas que debe completar antes de sus respectivos plazos. Saber cómo priorizar su trabajo y mantener su agenda al día son cruciales para avanzar en su carrera como coordinador de eventos.

Habilidades de redes

Los coordinadores de eventos son expertos en networking. Desde atraer nuevos clientes hasta enviar invitaciones a los mercados de clientes, estos profesionales siempre encuentran formas de hacer que las personas asistan a los eventos. Las redes sociales y el alcance y la participación digital son dos enfoques principales que los coordinadores de eventos pueden utilizar para interactuar con sus comunidades, establecer relaciones con profesionales y clientes y motivar a las personas a asistir a los eventos que planifican y organizan.

Habilidades computacionales

Las habilidades informáticas que necesitará como coordinador de eventos dependen de su aplicación de la tecnología. Dado que muchos profesionales utilizan las redes en línea para aumentar la audiencia y llegar a nuevos mercados, el conocimiento de la participación en las redes sociales, los mensajes de correo electrónico y chat y otras aplicaciones informáticas básicas pueden ser un rasgo importante para tener como coordinador de eventos.

Cómo mejorar las habilidades del coordinador de eventos

A medida que avanza en su carrera, es importante continuar desarrollando su conjunto de habilidades. Los siguientes pasos describen algunos enfoques que puede tomar para mejorar sus habilidades como coordinador de eventos:

1. Conviértete en un experto en networking

Un paso para desarrollar sus habilidades como coordinador de eventos es adquirir más experiencia con la creación de redes. Use las redes sociales para comunicarse con clientes potenciales que puedan estar interesados ​​en los eventos que planea. Por ejemplo, si planifica eventos de capacitación para clientes corporativos, puede utilizar la creación de redes para encontrar clientes potenciales que puedan necesitar soluciones para planificar y organizar un evento de capacitación para los miembros de su personal. Cuanto más desarrolle sus habilidades para establecer contactos, más personas podrá alcanzar. Esto significa un alcance más amplio en los mercados potenciales que buscan coordinadores de eventos para planificar sus actividades.

2. Trabaja en tus habilidades comunicativas

Desarrolle sus habilidades de comunicación escrita involucrándose en las redes sociales, enviando correos electrónicos a sus clientes potenciales y creando boletines y otras formas de comunicación escrita. Asimismo, trabaja en tu nivel de confianza al hablar en público si es algo que te pone nervioso. Aprenda técnicas para atraer audiencias y comunicarse y conversar con nuevas personas.

3. Aplicar la gestión y organización del tiempo

Otra forma de mejorar su conjunto de habilidades generales de coordinador de eventos es trabajar en sus técnicas de gestión del tiempo. Dado que este rol se basa en el mantenimiento y cumplimiento de los horarios, las citas y los eventos, es importante contar con sólidas habilidades de gestión del tiempo y priorización. Intente usar diferentes técnicas como recordatorios de citas o aplicaciones de administración de tareas para ayudarlo a priorizar sus proyectos y horas de trabajo.

4. Asiste a eventos de networking

Participe en eventos de networking para planificadores y coordinadores de eventos, profesionales de relaciones públicas y otros en nichos similares a su función. Esto no solo puede ayudarlo a conocer clientes potenciales, sino que también puede ayudarlo a colaborar y compartir ideas y técnicas para atraer negocios con otros. Además, conocer profesionales de ideas afines en eventos de networking puede dar lugar a recomendaciones y referencias en el futuro.

5. Mejora tus habilidades duras

Los coordinadores de eventos confían en habilidades duras como habilidades informáticas y enfoques digitales para comunicarse con clientes y colegas. Considere usar y aprender las funciones de aplicaciones populares de gestión de proyectos, software de programación y programas de establecimiento de citas. Desarrollar su conocimiento y experiencia utilizando herramientas tecnológicas como estas puede ayudarlo a simplificar sus responsabilidades laborales y mantener sus proyectos organizados.

Habilidades del coordinador de eventos en el lugar de trabajo.

Use los siguientes consejos para aplicar sus habilidades de coordinador de eventos en el lugar de trabajo para avanzar en su carrera:

  • Póngase en contacto con su red. Mantenga una comunicación regular con su red, incluidos colegas y clientes. Comuníquese por teléfono, correo electrónico, redes sociales y otras formas cuando tenga actualizaciones sobre eventos, ofertas de temporada o como notas de agradecimiento y seguimiento después de que hayan asistido a sus eventos.

  • Solicite comentarios de los asistentes al evento. Pida a los profesionales y clientes que asisten a los eventos que usted coordina que dejen comentarios sobre cómo se sintieron con respecto al evento. Por ejemplo, averigüe qué fue lo que sintieron los participantes como el aspecto más exitoso del evento y qué se puede mejorar, y utilice estos comentarios para desarrollar y coordinar eventos en el futuro.

  • Realice encuestas para ayudarlo a desarrollar actividades atractivas. Las encuestas son un método excelente para solicitar comentarios de los participantes de sus eventos. Cree encuestas que pregunten sobre diferentes características de sus eventos, como el lugar, el tema y otros aspectos que pueden ayudarlo a mejorar y desarrollar actividades atractivas para proyectos futuros.

  • Considere el uso de herramientas de productividad. Utilice herramientas organizativas y de administración del tiempo, como aplicaciones móviles, que lo ayudan a realizar un seguimiento de los proyectos, programar citas y configurar alarmas para fechas límite y eventos. Los recursos tecnológicos simples como estos pueden ser una forma efectiva de mantenerse al día con varios proyectos que emprende.

Cómo resaltar tus habilidades como coordinador de eventos

La siguiente información ilustra cómo puede mostrar sus habilidades de coordinador de eventos cuando solicita puestos vacantes o habla con clientes potenciales que buscan servicios de coordinación de eventos:

en un currículum

Resalte sus habilidades relacionando su experiencia con el trabajo que está solicitando. Por ejemplo, si la descripción del trabajo de un coordinador de eventos establece que las habilidades informáticas y las habilidades para hablar en público son un requisito para el trabajo, dé ejemplos de su experiencia en estas áreas. Además, es importante resaltar los rasgos que tiene con los requisitos del trabajo de inmediato en su currículum.

En una carta de presentación

Reitere su interés en el trabajo y destaque cómo su comunicación, trabajo en red, organización y otras habilidades de coordinador de eventos beneficiarán a la organización a la que se postula. Esto muestra a los empleadores su entusiasmo por contribuir a su negocio y sus habilidades para desempeñarse de manera efectiva en el puesto.

durante una entrevista

Describa cómo sus habilidades de coordinador de eventos ayudaron a lograr un objetivo como aumentar los ingresos o expandirse a un nuevo mercado para mostrar su experiencia y calificaciones para el puesto al que se postula. Además, sus respuestas deben incluir cómo planea lograr resultados similares para la organización para la que está entrevistando.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.