Habilidades del administrador de propiedades: definición y ejemplos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Los administradores de propiedades son profesionales de bienes raíces que supervisan las operaciones diarias de una o más propiedades de alquiler. Ser un administrador de propiedades requiere tanto habilidades para tratar con los inquilinos como conocimientos específicos de la industria. Si está interesado en convertirse en administrador de propiedades, aprender qué habilidades son las más importantes para los administradores de propiedades puede ayudarlo a avanzar en su carrera. En este artículo, exploramos cuáles son las habilidades del administrador de propiedades, enumeramos algunas de las habilidades más importantes que puede poseer y brindamos consejos para ayudarlo a desarrollar sus habilidades como administrador de propiedades.

¿Cuáles son las habilidades de los administradores de fincas?

Un buen administrador de propiedades tiene las habilidades para supervisar el mantenimiento de la propiedad, comunicarse con los inquilinos, administrar las finanzas y comercializar las unidades disponibles. Estos profesionales suelen tener experiencia en administración de propiedades, mantenimiento o bienes raíces. Algunos estados también pueden exigirles que tengan un título universitario y una licencia de bienes raíces. Los administradores de propiedades a menudo trabajan en estrecha colaboración con los proveedores locales, como los equipos de mantenimiento y limpieza. Los tipos de habilidades requeridas para ser un administrador de propiedades pueden variar desde servicio al cliente hasta finanzas.

Por ejemplo, muchos administradores de propiedades son responsables de responder a las comunicaciones entre inquilinos y propietarios, al mismo tiempo que manejan todos los contratos, arrendamientos y trámites formales para garantizar que cada propiedad que administran sea rentable. Si bien las tareas que realiza cada administrador de propiedades pueden diferir, existen algunas habilidades fundamentales que los ayudan a realizar estas tareas de manera eficiente. La combinación correcta de habilidades, como comunicación, organización y mantenimiento básico de edificios, puede ayudarlo a convertirse en un excelente administrador de propiedades.

Ejemplos de habilidades de administrador de propiedades

Los siguientes son ejemplos de algunas de las habilidades más importantes que puede tener un administrador de propiedades:

Habilidades de comunicación

La comunicación clara y concisa y las habilidades de escucha activa pueden ayudar a los administradores de propiedades a responder a los correos electrónicos de los inquilinos de manera efectiva y garantizar que los proveedores entiendan exactamente lo que se debe cuidar en la propiedad. Tener fuertes habilidades de comunicación también puede ayudar a los administradores de propiedades a explicar el proceso de arrendamiento a los nuevos inquilinos. Puede practicar sus habilidades de comunicación como administrador de propiedades proporcionando actualizaciones periódicas al resto de su equipo y enviando correos electrónicos de seguimiento con información importante. Practique la escucha activa cuando hable con sus inquilinos y responda a fondo cualquier pregunta que puedan tener.

Experiencia legal relevante

Un administrador de propiedades debe tener un buen conocimiento de las leyes de bienes raíces y de propietarios e inquilinos para proteger cada propiedad que supervisa y garantizar que cumpla con todas las reglamentaciones. Algunos estados pueden requerir que los administradores de propiedades tengan licencias de bienes raíces, mientras que otros pueden requerir diferentes certificaciones o licencias. Use un motor de búsqueda para investigar los requisitos para el estado en el que planea administrar propiedades. Luego, manténgase actualizado sobre las leyes y regulaciones de bienes raíces suscribiéndose a boletines informativos relevantes, leyendo publicaciones de bienes raíces o uniéndose a un grupo de redes.

Organización

Los administradores de propiedades son responsables de realizar un seguimiento de cada propiedad que administran, comunicarse con los inquilinos y supervisar el mantenimiento. También pueden estar a cargo de mostrar propiedades a posibles inquilinos. Tener fuertes habilidades organizativas puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus tareas y administrar sus responsabilidades de manera más efectiva. Mantenga un registro detallado de los cambios de propiedad y las solicitudes de mantenimiento y cree una lista de tareas pendientes o use un planificador para priorizar las próximas tareas. También puede investigar diferentes aplicaciones de software y bases de datos para ayudarlo a organizar archivos importantes.

conocimiento de mercadotecnia

Parte del trabajo de un administrador de propiedades es anunciar las unidades disponibles y firmar nuevos inquilinos. Comprender cómo escribir una descripción profesional de la propiedad, tomar fotos de alta calidad y filmar recorridos en video atractivos puede ayudarlo a resaltar las mejores cualidades de las propiedades que administra y generar interés de los posibles inquilinos. Saber qué canales de marketing son los más beneficiosos para llegar a su público objetivo también puede ayudarlo a llenar las unidades rápidamente. Algunos canales de marketing que puede explorar incluyen diferentes plataformas de redes sociales, marketing por correo electrónico y sitios web de bienes raíces de terceros.

Mantenimiento básico de edificios.

Como administrador de propiedades, comprender cómo funcionan los edificios puede ayudarlo a realizar inspecciones exhaustivas y bien documentadas. También puede ayudarlo a identificar posibles problemas de mantenimiento y responder adecuadamente a las inquietudes de los inquilinos. Esto puede facilitarle la priorización de proyectos de mantenimiento en función de su urgencia. Algunas habilidades básicas de mantenimiento que puede aprender incluyen reparaciones eléctricas, mantenimiento de terrenos y restauración.

Servicio al Cliente

Un administrador de la propiedad es a menudo la primera persona a la que los inquilinos se dirigen si tienen preguntas o inquietudes. Perfeccionar sus habilidades de servicio al cliente puede ayudarlo a calmar situaciones tensas y tener conversaciones más productivas. Muestre empatía hacia sus inquilinos y repita partes de sus preguntas cuando proporcione su respuesta para que se sientan escuchados y comprendidos. Al informar a sus inquilinos que está feliz de trabajar con ellos para encontrar una solución, puede generar confianza y mejorar su experiencia.

Gestión del tiempo

Los administradores de propiedades exitosos saben que administrar su tiempo es esencial, especialmente si supervisan varias propiedades. Administrar su tiempo de manera efectiva puede ayudarlo a prevenir el estrés, realizar tareas de manera más eficiente y responder a las necesidades constantes de los inquilinos. Puede usar un planificador, una lista de tareas pendientes o un software de administración de tareas para organizar su día y ayudarlo a usar su tiempo de manera inteligente.

Habilidades financieras

Como administrador de propiedades, puede ser responsable de negociar contratos de arrendamiento, cobrar el alquiler y los pagos de servicios públicos, pagar a los proveedores y realizar un seguimiento de los gastos diarios. Tener una sólida formación financiera puede ayudarlo a garantizar que la propiedad que administra siga siendo rentable. Documente cuidadosamente sus ingresos y gastos manteniendo una hoja de cálculo actualizada para registrar sus ingresos. También puede usar un motor de búsqueda para buscar diferentes programas de software de contabilidad y seleccionar el que mejor se adapte a sus necesidades. Esto puede ayudarlo a mantenerse organizado, preparar informes rápidamente y pronosticar cuáles serán las ganancias futuras de su propiedad.

Habilidades tecnológicas

Los administradores de propiedades pueden usar diferentes herramientas en línea para anunciar unidades disponibles, compartir recorridos de propiedades en 3D y programar visitas a propiedades. También pueden usar programas o aplicaciones de software para automatizar facturas, responder a las consultas de los inquilinos y realizar un seguimiento de sus finanzas. Investigue las aplicaciones de software y los sitios web más populares que usan los administradores de propiedades para familiarizarse con ellos y fortalecer sus habilidades tecnológicas.

Construyendo una relación

Los administradores de propiedades se comunican con una amplia variedad de personas todos los días, incluidos inquilinos, proveedores y empleados. Concéntrese en la construcción de relaciones para aumentar la retención de inquilinos, mejorar el desempeño de los proveedores y garantizar que los empleados se sientan valorados. Salude a todos con una sonrisa, use su nombre preferido y pregúnteles sobre sus intereses o pasatiempos para establecer una buena relación. También puede buscar oportunidades para ayudar a sus inquilinos y formas de mostrarles a sus proveedores o empleados que los aprecia.

Cómo mejorar tus habilidades como administrador de propiedades

Estos son algunos pasos que puede seguir para mejorar sus habilidades como administrador de propiedades:

1. Únase a un grupo de redes locales

Involucrarse con grupos de redes locales puede ayudarlo a crear conciencia de marca y conocer nuevos proveedores. También puede ayudarlo a perfeccionar sus habilidades de comunicación y establecer una relación con las personas de su comunidad. Finalmente, puede mejorar la reputación de su negocio y aumentar el interés en sus propiedades de alquiler.

2. Practica la escucha activa

Puede mejorar sus habilidades de comunicación y desarrollar relaciones más sólidas practicando la escucha activa. Considere su lenguaje corporal y trate de estar presente en el momento en que tenga conversaciones con inquilinos, proveedores y empleados. Hacer contacto visual, sonreír y hacer una pausa para dejar que los demás hagan preguntas puede demostrarles que te preocupas por lo que tienen que decir y hacer que se sientan comprendidos.

3. Invierte en ti mismo

Como administrador de propiedades, invierta en usted mismo asistiendo a seminarios y continuando su educación. Esto puede ayudarlo a mantenerse actualizado sobre los cambios dentro de la industria de bienes raíces y administración de propiedades. Algunos cursos en línea que pueden ayudarlo a tener éxito como administrador de propiedades incluyen clases de finanzas, marketing en redes sociales y negocios en general. También puede suscribirse a publicaciones relacionadas con la industria para mantenerse informado sobre los últimos cambios en bienes raíces y administración de propiedades. Esto puede ayudarlo a brindar un mejor servicio a sus inquilinos y continuar ampliando sus conocimientos como administrador de propiedades.

Habilidades del administrador de la propiedad en el lugar de trabajo.

Aquí hay algunos consejos clave que los administradores de propiedades pueden usar para practicar sus habilidades en el lugar de trabajo:

Aprenda a comercializar propiedades disponibles en su área

Cuando se abra una unidad disponible, asegúrese de que las personas de su comunidad lo sepan colocando carteles y volantes en su área. También puede usar sus plataformas de redes sociales, lista de correo electrónico y otros sitios web de bienes raíces de terceros para anunciar propiedades de alquiler. Esto puede ayudarlo a aumentar su visibilidad, generar clientes potenciales y desarrollar un flujo constante de inquilinos interesados. También puede ayudarlo a comprender qué buscan los inquilinos potenciales y darle una idea de lo que está haciendo su competencia para promocionarse.

Establecer recordatorios para tareas importantes y recurrentes

Use sus aplicaciones de software, herramientas de programación o teléfono para configurar recordatorios para tareas importantes o recurrentes. Esto puede ayudarlo a mantenerse organizado, aumentar su tiempo de respuesta y mejorar su gestión del tiempo. También puede usar diferentes herramientas de software para automatizar tareas simples que deben completarse a intervalos regulares. Por ejemplo, puede crear un correo electrónico estándar que les recuerde a los inquilinos cuándo vence el alquiler y programarlo para que aparezca automáticamente en su bandeja de entrada el mismo día todos los meses. La automatización de tareas puede ahorrarle tiempo y crear una experiencia de inquilino más consistente.

Prepárese para exhibiciones de propiedades

Antes de que llegue un inquilino potencial para ver una unidad disponible, asegúrese de que el espacio esté limpio y organizado. Puede contratar proveedores o trabajar con miembros del personal para que se encarguen de cualquier tarea de mantenimiento o limpieza de última hora. Asegúrese de recorrer la unidad antes de que lleguen los posibles inquilinos para buscar cualquier cosa que pueda estar fuera de lugar. Esto también le da la oportunidad de abrir las persianas y las cortinas para que entre más luz en el espacio. Tomarse el tiempo para prepararse para cada exhibición de propiedad puede mejorar sus posibilidades de firmar un nuevo inquilino.

Cómo resaltar tus habilidades como administrador de propiedades

Aquí hay algunas maneras en que puede resaltar sus habilidades de administrador de propiedades en un currículum y carta de presentación y durante su entrevista de trabajo:

Habilidades de administrador de propiedades para su currículum

Revise la descripción del trabajo a fondo para identificar las habilidades duras y blandas que busca su empleador potencial. Luego considere cómo ha utilizado estas habilidades en funciones anteriores de administración de propiedades o bienes raíces e incorpórelas a la sección de experiencia laboral de su currículum. Tómese el tiempo para revisar su currículum para asegurarse de que esté bien estructurado y sin errores gramaticales. Esto puede ayudarte a mostrar tus habilidades de organización y comunicación.

Habilidades de administrador de propiedades para su carta de presentación

Su carta de presentación es una excelente oportunidad para mostrar a los empleadores potenciales cómo ha utilizado sus habilidades como administrador de propiedades en un entorno específico y cómo puede aplicar sus habilidades a su puesto disponible. Por ejemplo, puede compartir una historia sobre cómo comercializó con éxito varias unidades abiertas y las llenó en un corto período de tiempo, lo que mejoró los márgenes de ganancia de la empresa. También puede compartir cómo sus habilidades específicas, objetivos profesionales o calificaciones se alinean con la declaración de misión y los valores de la empresa.

Habilidades del administrador de la propiedad para la entrevista de trabajo

Tómese el tiempo para reflexionar sobre sus fortalezas, calificaciones y capacidades antes de su entrevista. Puede investigar preguntas populares de entrevistas de administradores de propiedades y practicar respondiéndolas incorporando las habilidades que le gustaría resaltar. Comparta ejemplos específicos que demuestren cómo ha utilizado sus habilidades como administrador de propiedades en el pasado para impresionar a posibles empleadores. Esto puede ayudarlos a entender por qué eres el mejor candidato para el trabajo.

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