Habilidades de gestión de tareas: definición y ejemplos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Independientemente de su experiencia, ser capaz de administrar sus tareas de manera eficiente es un rasgo profesional valioso. Desarrollar las habilidades adecuadas para mejorar la gestión de tareas puede ser importante para su carrera. Puede mostrarles a los empleadores potenciales que trabajas de manera eficiente. En este artículo, discutimos qué son las habilidades de gestión de tareas, brindamos 11 ejemplos de estas habilidades y explicamos cómo mejorarlas y resaltarlas en su proceso de solicitud.

¿Qué son las habilidades de gestión de tareas?

Las habilidades de gestión de tareas son las habilidades que lo ayudan a trabajar de manera eficiente y aprovechar al máximo su tiempo. Son habilidades blandas: rasgos interpersonales que son útiles en una amplia gama de profesiones y situaciones profesionales. La gestión del tiempo suele ser importante para un empleado en cualquier campo. Les permite reducir el tiempo dedicado a tareas no esenciales para que puedan priorizar las importantes.

11 ejemplos de habilidades de gestión de tareas

Aquí hay algunas habilidades relacionadas con la gestión de tareas:

1. Programación eficiente

Programar sus tareas es una parte integral de la gestión de tareas. Le ayuda a organizarlos productivamente. Tener un horario claramente establecido también lo ayuda a maximizar su tiempo profesional, lo que puede evitar que se distraiga. Mantener un cronograma diario, semanal y mensual significa que está al tanto de cada tarea y puede estimar su duración o priorizar las más importantes.

2. Priorización efectiva

Dependiendo de tu profesión, algunas de tus tareas pueden ser más urgentes que otras. Ser capaz de evaluar correctamente su importancia y ejecutarlos en función de su prioridad puede mejorar tanto la cantidad como la calidad de tu trabajo. La priorización es parte de una programación eficiente, ya que le permite hacer más trabajo mientras asigna más energía y se concentra en las tareas que más importan.

3. Gestión de la carga de trabajo

Si bien dedicar todo el tiempo que pueda a sus tareas puede hacerlo altamente productivo a corto plazo, también es probable que provoque agotamiento y agotamiento a largo plazo. Evaluar su capacidad de carga de trabajo y ajustar sus planes en consecuencia es una parte importante de la gestión de tareas. Lo ayuda a desempeñarse a una alta capacidad durante períodos más largos, lo que puede convertirlo en un candidato más atractivo para los empleadores.

4. Excelente atención al detalle

Analizar las particularidades de cada tarea y determinar su importancia requiere una atención al detalle bien desarrollada. Esta habilidad puede ayudarlo a evaluar el tiempo requerido para realizar cada tarea, lo que puede afectar positivamente su programación. Además de ayudarlo a priorizar y programar sus tareas, tener una gran atención a los detalles hace que sea más probable que las complete con éxito.

5. Delegación efectiva

Dependiendo de su trabajo, puede delegar algunas de sus tareas. Esto puede hacer que tanto usted como su organización sean más productivos. Delegar es una habilidad de gestión de tareas especialmente importante si trabaja en un puesto directivo y supervisa las tareas de otras personas además de las suyas.

6. Pensamiento crítico avanzado

Decidir qué tareas priorizar y cuánto tiempo llevará realizarlas no siempre es una decisión sencilla. Ser capaz de pensar críticamente e identificar argumentos lógicos para cada decisión puede ayudarlo a mejorar la calidad de su toma de decisiones. Esto puede ayudarlo a administrar mejor sus tareas. El pensamiento crítico también puede ayudarlo a justificar su horario si su supervisor lo solicita.

7. Dominio del software de productividad

Hacer un seguimiento de sus tareas puede ser un desafío si tiene un horario complejo. Puede resolver este problema familiarizándose con el software de productividad. Ser competente en el trabajo con procesadores de texto, generadores de hojas de cálculo, programas de presentación, software para tomar notas, software de gestión de proyectos y aplicaciones de programación puede mejorar significativamente la gestión de tareas. Además de mejorar la calidad de sus tareas, el uso de software de productividad puede ayudarlo a ahorrar tiempo.

8. Comunicación efectiva

Si su rol implica colaborar con otros o delegar tareas, la comunicación verbal y escrita suele ser importante para su éxito. Poder compartir sus ideas con colegas que lo ayudan a completar tareas puede ayudarlo a mejorar su productividad. También puede ayudarlo a describir con precisión sus tareas a supervisores y clientes.

9. Dedicación a la mejora constante

El deseo y la capacidad de realizar constantemente sus tareas de manera más eficiente pueden ayudarlo a mejorar todas sus otras habilidades de gestión de tareas. Obtener más experiencia y conocimiento sobre la priorización y programación de tareas puede ayudarlo a mejorar sus habilidades y experiencia. También lo ayuda a aumentar gradualmente su tasa de finalización exitosa de tareas.

10. Solución de problemas experta

Al realizar sus tareas, algunos aspectos pueden no ocurrir exactamente como los planeó. Ser capaz de identificar rápidamente varios problemas y sus soluciones es una parte importante de la gestión de tareas. Le ayuda a evitar retrasos en el proceso de finalización de tareas y evita que el problema se repita.

11. Capacidad para trabajar bajo presión

Incluso si programa y prioriza sus tareas de manera eficiente, aún puede enfrentar plazos impuestos por la gerencia. Ser capaz de rendir al máximo de su capacidad es vital para una gestión eficaz de las tareas porque le ayuda a mantener sus estándares de calidad y cantidad. También reduce el riesgo de que trabaje demasiado.

Cómo mejorar tus habilidades de gestión de tareas

Considere seguir estos pasos para mejorar sus habilidades de gestión de tareas:

1. Descubre tus momentos de máxima productividad

La mayoría de las personas tienen ciertos momentos durante el día o la semana en los que están en la cima de su productividad. Descubrir sus horas pico le permite programar sus tareas más desafiantes durante esas horas. Esto puede ayudarlo a realizar esas tareas mejor y más rápido, brindándole más tiempo para realizar tareas menos importantes cuando no está en su nivel máximo de productividad.

2. Bloquee tiempo en su calendario para tareas importantes

El bloqueo de tiempo es el proceso de asignar una cantidad específica de tiempo en su calendario para una tarea específica. Si lo hace, le ayuda a organizar su horario y mejorar su eficiencia. Aunque es probable que hacerlo mejore su gestión del tiempo, aún debe ser lo suficientemente flexible como para reprogramar varias tareas en caso de una emergencia.

3. Seguimiento del progreso de tareas individuales

Además de asignar tiempo para cada tarea principal, también puede realizar un seguimiento de su progreso. Saber cuánto te queda por hacer para completar una tarea puede mantenerte motivado y permitirte evaluar el tiempo que necesitas para completarla. También le permite ver qué partes de la tarea tardaron más de lo debido, ayudándole a mejorar su eficiencia en el futuro.

Uso de habilidades de gestión de tareas en el lugar de trabajo

Aquí hay algunas formas en que sus habilidades de gestión de tareas pueden ser útiles en el trabajo:

  • Haz listas de tareas pendientes: Organizar tus tareas para el día, la semana o el período del proyecto puede ayudarte a realizar un seguimiento de todas tus responsabilidades.

  • Mantenga un horario flexible: aunque ser altamente organizado es muy importante para la gestión de sus tareas, a menudo es beneficioso mantener cierta flexibilidad en su horario. Esto le permite adaptarse a nuevas prioridades o aprovechar oportunidades.

  • Separe sus tareas a corto plazo de las de largo plazo: las tareas a menudo varían tanto en importancia como en el tiempo para completarlas. Separar su lista en tareas a corto y largo plazo puede ayudarlo a programarlas y realizar un seguimiento de su progreso.

Cómo resaltar las habilidades de gestión de tareas

Tener habilidades de gestión de tareas puede ser beneficioso para su búsqueda de empleo. He aquí cómo resaltarlos durante el proceso de la entrevista:

Incluir sus habilidades de gestión de tareas en currículos y cartas de presentación

La forma en que destaca sus habilidades de gestión de tareas en un currículum y una carta de presentación depende de su trabajo objetivo. Si el puesto requiere administrar sus tareas y las de otros empleados, como un puesto gerencial, puede enumerar las habilidades de administración de tareas relevantes en su currículum y luego describirlas en su carta de presentación. Si el trabajo prioriza las habilidades técnicas en otras áreas, simplemente mencionar que tiene habilidades de gestión de tareas suele ser suficiente.

Discutir sus habilidades de gestión de tareas para una entrevista de trabajo

Durante una entrevista, la mejor manera de discutir sus habilidades de gestión de tareas suele ser mencionando instancias específicas en las que las usó. Puede usar la técnica de respuesta STAR para hacer eso:

  • Situación: Explique el contexto de la situación.

  • Tarea: Describa lo que tenía que hacer en esa situación particular.

  • Acción: Explique las acciones que tomó para priorizar, programar y ejecutar sus tareas.

  • Resultados: Describa los resultados de sus acciones.

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