Guía: ¿Qué es la gestión de proyectos virtuales?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Organizar y ejecutar proyectos comerciales requiere muchos recursos, incluidos tiempo, energía y dinero. Afortunadamente, puede manejar todas las tareas críticas de forma remota y garantizar la finalización oportuna a través de la gestión virtual de proyectos (VPM). Dado que más de la mitad de las empresas en los EE. UU. ahora tienen a la mayoría de su personal trabajando virtualmente debido a los muchos beneficios, es necesario adoptar el trabajo remoto. En este post te explicamos en qué consiste la gestión virtual de proyectos, cómo implementarla en tu organización y sus beneficios.

¿Qué es la gestión de proyectos virtuales?

La gestión de proyectos virtuales es un método de trabajo remoto que implica el seguimiento y la supervisión en tiempo real de las tareas y otras actividades. Dado que los miembros del equipo y los empleados generalmente se encuentran en diferentes ubicaciones o zonas horarias, un administrador de proyectos virtual garantiza que todos comprendan y cumplan los objetivos de la empresa.

El gerente del proyecto lidera el equipo y asume la responsabilidad total del resultado, todo mientras trabaja de forma remota. Puede ser un desafío para muchas organizaciones desarrollar equipos virtuales, planificar proyectos e implementarlos de forma remota, pero es una de las formas más efectivas de trabajar de manera eficiente.

¿Cómo se puede utilizar la gestión de proyectos virtuales?

Las formas específicas de utilizar los planes de gestión de proyectos virtuales dependen de los objetivos de su organización. Sería mejor desarrollar una estrecha interacción y cooperación dentro del equipo cuando se trabaja de forma remota siguiendo los pasos a continuación.

Usar software de gestión de proyectos

Es fundamental invertir en el software adecuado para trabajar de manera efectiva con todos los miembros del equipo, especialmente cuando se trata de personas en diferentes lugares y zonas horarias. El software VPM garantiza que los directores de proyectos y sus equipos se centren en los objetivos mediante el envío de recordatorios periódicos sobre tareas cruciales y notificaciones de hitos. Puede elegir una herramienta que permita la incorporación rápida de todos los miembros del equipo y envíe actualizaciones sobre los cronogramas del proyecto.

Puede crear un equipo virtual de alto rendimiento con el siguiente software:

  • nTask: use esta herramienta para administrar equipos de proyectos de manera efectiva, programar reuniones, colaborar con equipos y compartir archivos.

  • G Suite: una creación de Google, G Suite le permite administrar su calendario, contenido y documentos en tiempo real.

  • Zoom: esta aplicación es excelente para diferentes proyectos de colaboración, como reuniones, conferencias y gestión de contenido.

  • Basecamp: Esto divide proyectos complejos en tareas manejables a través de varias funciones, que incluyen un tablero de mensajes, chat grupal y registros automáticos.

  • Slack: complementa las otras herramientas de VPM y puede ayudarlo a crear canales específicos de proyectos, conectar otras herramientas y colaborar en archivos.

Con tales herramientas, los gerentes de proyectos pueden realizar un seguimiento preciso de las horas de trabajo y asegurarse de que cada empleado remoto dedique una cantidad adecuada de tiempo y energía a los entregables críticos del proyecto.

Mantenga un contacto constante con su equipo virtual

Comuníquese regularmente con su equipo para verificar si requieren asistencia y confirmar que el proyecto avanza según lo planeado. Recuerde a sus equipos virtuales las tareas, los conceptos o los próximos eventos para que sean conscientes de sus funciones. Puede ser útil establecer sesiones de control a través de llamadas telefónicas periódicas y canales de comunicación definidos dentro de su sistema de notificación. Trate de mantener las llamadas telefónicas breves y concisas.

Ponerse en contacto con cada empleado remoto le permite ofrecer soporte personalizado a todos, lo que facilita un enfoque proactivo en todos los proyectos. Una vez que comprenda los motivadores de cada miembro del equipo, puede ofrecer asesoramiento de manera rápida y personal. El soporte de este nivel mantiene todos los proyectos en marcha y aumenta la eficiencia de su equipo. Prepárese de antemano si no puede mantener el contacto con los empleados durante las horas de trabajo. Por ejemplo, puede programar llamadas, mensajes telefónicos y correos electrónicos durante el día usando una herramienta como Google Calendar o Calendly para una comunicación efectiva.

Crear un entorno de apoyo

Puede crear un ambiente de trabajo de apoyo fomentando la confianza entre los miembros del equipo. Asegúrese de que todos puedan confiar unos en otros para alcanzar los objetivos comunes. Las organizaciones que apoyan a sus empleados en sus tareas diarias pueden lograr sus objetivos más rápido gracias al compromiso continuo.

El trabajo en equipo también florece cuando los empleados virtuales confían en el director del proyecto tanto como en los demás miembros del equipo. Puede lograr esto liderando varios programas de formación de equipos para motivar equipos remotos. Al tratar a todos los empleados de manera justa y reconocer sus contribuciones a su organización, mejora la interacción del equipo a nivel social.

Diversificar los métodos de comunicación.

Es prudente realizar conferencias telefónicas semanales con su equipo para explicar los resultados o enviar actualizaciones diarias a través de herramientas de comunicación como Skype. Puede diversificar los métodos de comunicación, digamos dos veces al mes, usando diferentes formas de contactar a su equipo.

Algunas de las técnicas de comunicación que puede utilizar incluyen:

  • Realización de una reunión de llamada de audio si suele utilizar vídeo o viceversa

  • Dividir el equipo en subgrupos y reunirse con cada grupo por separado

  • Envío de informes actualizados en formato PDF a través de correos electrónicos en lugar de planificar reuniones reales para distribuir las copias

  • Solicitar a otros miembros del equipo que hablen sobre el proyecto en su nombre para confirmar si entienden lo que está pasando

  • Preguntar a cada miembro sobre sus puntos de vista sobre los métodos de comunicación implementados y solicitar comentarios sobre el impacto general de su estilo.

El compromiso dentro de los equipos virtuales puede volverse más beneficioso cuando combina diferentes estilos de comunicación. Las variaciones pueden ayudarlo a discutir asuntos importantes con todos los miembros del equipo, incluidos aquellos a quienes les resulte difícil expresarse durante las reuniones regulares.

Permita que los miembros del equipo establezcan sus entregas

Es más probable que los empleados se adhieran a los horarios cuando los crean porque pueden desarrollar un mayor sentido de responsabilidad. Puede solicitar estimaciones de tiempo de cada miembro del equipo al asignar tareas o deberes diarios. Además, puede delegar algunas responsabilidades e instar a sus empleados a que hagan lo mismo cuando corresponda. Fomentar tal adaptabilidad puede aliviar la presión y mejorar la eficiencia de su equipo.

Cuando los miembros del equipo establecen sus entregas, también entienden sus roles en el proyecto, lo que les permite manejar sus tareas diarias de manera proactiva. Los empleados que saben qué hacer regularmente pueden alcanzar su máximo potencial.

¿Por qué utilizar la gestión de proyectos virtuales?

En un mundo en constante cambio, tanto física como tecnológicamente, el trabajo remoto parece ser el futuro de la gestión de proyectos. Hay muchos beneficios de la gestión de proyectos virtuales en comparación con los métodos tradicionales estándar.

Menores costos operativos

Cuando trabaje con un equipo virtual que no opera desde una ubicación comercial, puede reducir los gastos en la oficina, como:

  • Espacio de oficina

  • Mobiliario y equipo de oficina

  • Costos de arrendamiento

  • Impuestos sobre el uso de la tierra

  • Gastos de desplazamiento

  • Salarios a tiempo completo

Administrar sus proyectos elimina virtualmente muchos otros costos de hacer negocios de la manera tradicional, lo que le permite ahorrar dinero sin realizar cambios drásticos en su modelo de negocios.

Aumentar la productividad

Los empleados remotos pueden realizar más trabajo que los empleados tradicionales, especialmente cuando tienen la libertad y el apoyo que necesitan. Por ejemplo, los gerentes virtuales y los miembros del equipo pueden enfrentar menos interrupciones y trabajar más horas que las habituales cuando tienen espacios de trabajo tranquilos.

Además, el trabajo remoto permite que su negocio permanezca operativo en todo momento, lo que es beneficioso tanto para las pequeñas empresas como para las multinacionales.

Mejorar la eficiencia

La gestión de proyectos virtuales mejora la eficiencia porque los empleados remotos pueden ahorrar tiempo al evitar tareas rutinarias como:

  • Reuniones físicas, conferencias y seminarios

  • Digitalización e impresión de documentos, entre otras tareas administrativas

  • Responsabilidades, comunicaciones e interacciones no relacionadas con el trabajo

  • Ir y venir de la oficina todos los días

Los empleados remotos que tienen una relación positiva con sus funciones tienen más probabilidades de ser eficientes. En lugar de relacionarse con los compañeros de trabajo durante los descansos, como es el caso de una configuración de oficina tradicional, los miembros del equipo pueden usar su tiempo libre para manejar sus obligaciones interpersonales, como hacer ejercicio, descansar o pasar tiempo con sus familias.

Mejorar las tasas de retención de empleados

La libertad de los miembros del equipo virtual para trabajar desde cualquier lugar en su propio horario, siempre que completen las tareas a tiempo, mejora la satisfacción laboral. El resultado es la autodisciplina y un mayor sentido de propósito para atender sus deberes, incluso fuera del horario laboral habitual.

Al garantizar que sus empleados virtuales tengan un equilibrio ideal entre el trabajo y la vida, puede aumentar las tasas de retención porque es probable que su equipo esté más contento con sus carreras. El trabajo remoto ofrece la flexibilidad que sus empleados necesitan para manejar asuntos personales, como el cuidado de sus hijos pequeños, lo que garantiza la lealtad a su organización.

Lee mas: Definición de retención de empleados

Colaborar con un grupo internacional de talentos

Los proyectos virtuales eliminan las barreras geográficas, lo que significa que los líderes de equipo pueden acceder a un gran grupo de talentos desde cualquier parte del mundo. Un grupo de talentos internacionales le da a su proyecto nuevas perspectivas sobre los desafíos que puede enfrentar.

El proceso de contratación e incorporación también se vuelve más fácil porque su departamento de recursos humanos puede elegir, seleccionar y evaluar posibles candidatos completamente en línea. Es posible encontrar muchos empleados con las habilidades y aptitudes adecuadas para el puesto utilizando esta estrategia de reclutamiento.

Tenga en cuenta que ninguna de las empresas mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.

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