Guía: Pasos para recuperar proyectos en problemas

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Un proyecto a menudo comienza con objetivos claros, pero a veces los objetivos se vuelven difíciles de alcanzar durante la implementación, lo que lleva al proyecto más allá de un umbral manejable. Comprender las tolerancias del proyecto es esencial para determinar si el proyecto enfrenta problemas fuera de los rangos aceptables. A diferencia de un proyecto fallido que ya no se puede rescatar, un gerente puede recuperar un proyecto problemático con el control adecuado y las medidas correctivas. En esta publicación, discutimos la importancia de rescatar un proyecto problemático y los pasos que puede seguir para tener éxito.

¿Por qué es importante recuperar un proyecto en problemas?

La recuperación de un proyecto problemático se centra en conseguir los objetivos a tiempo lo antes posible.

Es fundamental recuperar un proyecto en el que estás trabajando porque puedes:

  • Genere la confianza para manejar con éxito proyectos futuros al identificar los desafíos del proyecto problemático y los mecanismos de respuesta ideales para usar

  • Utilizar los esfuerzos de las partes interesadas del proyecto y el equipo de gestión.

  • Revisar los entregables, el alcance y los límites del proyecto.

  • Asegure la satisfacción del cliente, principalmente cuando entrega un producto terminado excepcional

  • Eleve la moral de los miembros de su equipo al demostrar que su organización puede superar tales desafíos

La intervención de recuperación para un proyecto problemático puede conducir a una tasa de finalización exitosa. Además, es probable que las organizaciones que recuperan y completan proyectos problemáticos sean más productivas y eficientes.

Lista de pasos para recuperar un plan de proyecto problemático

La mayoría de los proyectos comienzan a mostrar signos de problemas hacia el final del ciclo de vida y muchos gerentes no tienen tiempo para realizar las evaluaciones necesarias y poner en marcha un plan de recuperación. Para una acción rápida y completa, aquí hay nueve pasos que puede seguir para obtener resultados inmediatos.

1. Definir la carta

El acta de constitución del proyecto forma parte del proceso de evaluación y se centra en determinar el estado real actual del proyecto y los cambios de personal necesarios. Un estatuto delega la autoridad a personas ajenas al proyecto y las convierte en administradores del plan de recuperación (RPM). Dado que los RPM y sus equipos son externos, el estatuto garantiza que puedan trabajar en estrecha colaboración con el equipo de recuperación antes de continuar con el proyecto.

En este paso, está tratando de identificar y acordar varios factores críticos en el acta de constitución del proyecto.

  • Explicar la misión a los patrocinadores. Los beneficiarios ofrecen apoyo tanto al administrador del plan de recuperación como al equipo. La falta de su apoyo puede ser un factor que contribuya a los problemas de un proyecto. Como tal, necesita patrocinadores con el nivel adecuado de credibilidad y antigüedad para convencer a las partes interesadas de que un plan de recuperación es el curso de acción correcto.

  • Comprender la historia y las sensibilidades del proyecto. Los proyectos operan en un entorno político. Sería mejor que los gerentes conozcan los objetivos y aprendan qué motiva a las partes interesadas clave. Comprender la historia completa del proyecto facilita mejores negociaciones cuando se discuten temas críticos que pueden surgir durante las etapas de evaluación y recuperación.

  • Conozca a su equipo temprano. La recuperación del proyecto implica una comunicación constante entre el administrador del plan de recuperación y el equipo de recuperación. Cuando establece un contacto temprano con ambos equipos, puede minimizar el miedo a las represalias y obtener su pleno apoyo. El resultado es un aumento en la disposición del equipo para ayudar con la recuperación.

  • Elija un enfoque de evaluación práctica. Las evaluaciones ayudan a analizar el desempeño del comportamiento y los conjuntos de habilidades en los equipos. El gerente del proyecto de recuperación crea un plan de evaluación efectivo y aclara a todo el equipo lo que implica el proceso. Un plan práctico a menudo incorpora múltiples pasos e identifica los recursos, incluidos los datos, que el equipo puede usar para cada paso.

Complete el estatuto y obtenga la aprobación asegurándose de que todos los involucrados en el proceso estén de acuerdo y se comprometan con los mismos objetivos. Entregue el estatuto a un gerente superior para que lo firme antes de distribuir copias del documento a todas las partes interesadas.

2. Desarrollar y realizar la evaluación

Usando el modelo que usted crea, el equipo de recuperación desarrolla una evaluación realista que puede ejecutar para lograr los objetivos del estatuto mientras permite la revisión de otros en el menor tiempo posible. El modelo se centra en dos áreas de actividad: la realización de entrevistas y el análisis de datos del proyecto. El plan de evaluación garantiza hallazgos precisos al minimizar las distracciones.

Después de desarrollar el plan de evaluación, que se enfoca en determinar el estado actual del proyecto, intente identificar las principales amenazas, oportunidades y problemas para que el proyecto avance. Además, considere crear un equipo extendido para el esfuerzo de recuperación. Involucrar al equipo extendido al principio del proceso de recuperación puede mejorar las posibilidades de éxito.

3. Realice la documentación crítica del proyecto

La evaluación comienza cuando un equipo lee la documentación del proyecto para obtener información, comprensión y perspectiva. Parte de la documentación que revisa el equipo de recuperación incluye:

  • Cartas de proyecto

  • planes de proyecto

  • Contratos o declaraciones de trabajo

  • Métricas y procesos del proyecto

  • Acuerdos internos firmados con organizaciones internas

  • Estimaciones y detalles de precios

  • organigramas del proyecto

El equipo de recuperación puede comprender mejor por qué el proyecto está experimentando problemas al revisar la documentación anterior.

4. Identificar a las partes interesadas para las entrevistas

El equipo de recuperación puede identificar a las personas de alto valor que pueden participar en la entrevista utilizando el organigrama del proyecto. Ejemplos de partes interesadas incluyen:

  • Personal de la oficina de gestión de proyectos (PMO)

  • miembros del equipo del proyecto

  • Gerente de proyecto

  • patrocinadores del proyecto

  • Contratistas y vendedores

  • Clientes

Las partes interesadas mencionadas anteriormente trabajan juntas para crear los datos utilizados en el plan de recuperación del proyecto.

5. Preparar la agenda y el calendario de entrevistas

Desarrolle un cronograma altamente detallado día por día, hora por hora del proceso de evaluación. La técnica avisa a todas las personas involucradas al recordarles que el tiempo es oro y la disponibilidad de ciertos profesionales en momentos específicos es vital para ayudar al equipo de recuperación.

Un plan de evaluación completo incluye lo siguiente:

  • Objetivos productivos de la evaluación

  • Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proceso de evaluación

  • Estimaciones y recursos necesarios para la evaluación

  • Enfoques de gestión de riesgos y problemas

  • Horario horario de todas las actividades

  • Herramientas para cada tarea

  • Lista de entregables a producir

  • Necesidades de la sala de guerra, si corresponde

El proceso de evaluación solo lleva unos días, y cuanto más detallado es un plan específico, más productivo se vuelve el equipo de recuperación.

6. Realizar las entrevistas

El administrador del plan de recuperación identifica a las partes interesadas que pueden proporcionar datos precisos durante las entrevistas. Las excelentes habilidades de entrevista y la comunicación honesta entre el entrevistador y el entrevistado son fundamentales para recopilar información valiosa, así que considere los siguientes consejos para obtener los mejores resultados:

  • Confirmar la logística de la entrevista el día anterior

  • Prepárese leyendo los currículos o investigando los logros de todos los entrevistados

  • Presente a su equipo con calidez para que los entrevistados se sientan cómodos.

  • Explicar los objetivos del proyecto y el papel de cada persona durante la recuperación.

  • Haga solo las preguntas que sean relevantes para el proyecto.

Haga un seguimiento de los detalles de lo que hablen a través de una llamada telefónica o un correo electrónico. Use una comunicación honesta para agradecer a todos los entrevistados por su participación.

7. Analiza los datos

Analice los datos que recopila durante las entrevistas y la información en la documentación del proyecto. El análisis preciso ayuda al equipo de recuperación a comprender el estado real del proyecto y garantiza que todos comprendan completamente los datos. Posteriormente, el equipo de recuperación prepara sus hallazgos para generar una lista bien definida de amenazas, oportunidades y problemas clasificados por orden de prioridad. Si los resultados son voluminosos, puede consolidar y agregar los datos para mayor claridad y fácil administración.

8. Desarrollar el plan de recuperación

Concéntrese en desarrollar un plan de proyecto de recuperación que funcione y en reunir un equipo competente para terminar la tarea. Dado que un plan de negocios aclara los objetivos y facilita el desempeño exitoso, un plan ideal para un proyecto problemático puede requerir más reflexión que el de un nuevo proyecto.

Un plan para un proyecto problemático puede exigir una estrategia detallada y consideración porque:

  • Proporciona un amplio cambio fundamental en costo, cronograma y alcance.

  • Requiere una mayor frecuencia de comunicación y presentación de informes.

  • Está sujeta a un seguimiento y un control más estrictos.

  • está bajo un fuerte escrutinio

  • es de menor duración

  • Requiere prueba de que la recuperación fue la decisión correcta

Una vez que el equipo de recuperación asume un proyecto, un plan efectivo puede ayudar a asegurar su éxito.

9. Realiza la recuperación

El equipo comienza a trabajar en el proyecto durante la recuperación mientras se enfoca en prevenir más problemas. Para lograr el éxito en el proceso de recuperación, el equipo trabaja con controles de proyecto y sistemas de gestión bien definidos que supervisan y ejecutan el plan. A medida que se desarrolla el plan de recuperación, el equipo monitorea continuamente la ejecución de cada fase y realiza un análisis de variación al final de cada semana para cumplir con el cronograma.

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