Guía de Carga de Recursos: Definición y Cómo Calcular

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

La carga de recursos es una parte esencial de la gestión y finalización de un proyecto. Es un proceso que puede ayudar a los gerentes de proyectos y sus equipos a completar los objetivos de manera eficiente. Saber cargar recursos puede ayudar a las empresas a asegurar el éxito en sus proyectos activos. En este artículo, discutimos qué es la carga de recursos, los factores que pueden afectar el proceso y cómo calcularlo.

¿Qué es la carga de recursos?

La carga de recursos es un proceso utilizado en la gestión de proyectos que llena el tiempo total disponible de los miembros del equipo con asignaciones a lo largo de una semana laboral. Los gerentes de proyecto suelen asignar a los miembros del equipo un porcentaje de un proyecto u objetivo por día hasta que alcanzan el 100 % de su capacidad de trabajo semanal. Una vez que la capacidad de un miembro del equipo alcanza el 100 %, el gerente del proyecto generalmente comienza a asignar tareas a otros empleados. La carga de recursos también incluye la asignación de equipos y otros recursos necesarios para completar un proyecto.

Algunos gerentes de proyecto tienen como objetivo asignar a los miembros del equipo hasta el 75 % de su tiempo de trabajo disponible para que puedan dedicar tiempo a otras actividades, como reuniones o reemplazar a otros empleados. Esto también asegura que cada empleado tenga una carga de trabajo manejable y pueda completar sus objetivos.

Factores que influyen en la carga de recursos

Estos son algunos factores que pueden influir en la carga de recursos:

  • Uso rentable: un miembro del equipo que trabaja en un proyecto a veces tiene otras responsabilidades que atender antes de completar las tareas asignadas. Los gerentes de proyecto pueden monitorear la productividad de los empleados y transferir tareas a otros empleados disponibles con menos cargas de trabajo para mejorar la rentabilidad.

  • Presupuesto pequeño o estricto: Los fondos limitados para un proyecto pueden afectar la calidad del trabajo realizado, las actitudes de los miembros del equipo y el tiempo disponible para el trabajo. Los gerentes de proyecto pueden encontrar útil abrir la comunicación, tomar decisiones flexibles y desarrollar un plan específico para estas situaciones.

  • Requisitos del conjunto de habilidades: los miembros del equipo con habilidades específicas pueden aumentar la productividad porque no pasan tanto tiempo aprendiendo cómo hacer una tarea. Los gerentes de proyecto a menudo consideran las habilidades particulares de cada miembro del equipo cuando cargan recursos.

  • Tipo de mano de obra necesaria: los empleados seleccionados para el proyecto pueden afectar el presupuesto y la carga de recursos porque cada miembro del equipo tiene habilidades especializadas y tarifas variables. Los gerentes de proyecto pueden elegir trabajadores autónomos o empleados de la empresa según los requisitos y el presupuesto del proyecto.

  • Regulación administrativa: a veces, los desafíos administrativos pueden afectar cómo y cuándo un miembro del equipo puede completar una tarea. Los gerentes de proyecto pueden garantizar que los miembros del equipo se mantengan productivos cuando las tareas son claras y se describen con anticipación.

Carga de recursos frente a nivelación de recursos

La carga de recursos incluye la distribución inicial de personal y otros recursos, mientras que la nivelación de recursos implica el uso de esos recursos de la manera más eficiente. Los gerentes de proyecto usan la carga de recursos para aumentar el tiempo de trabajo disponible de los empleados y para enfocarse en los cronogramas y presupuestos del proyecto al priorizar ciertos proyectos. Para completarse a tiempo, los proyectos considerados más importantes a menudo reciben más dinero y recursos.

Cómo calcular la carga de recursos

Puede calcular la carga de recursos dividiendo el total de horas de trabajo asignado por la cantidad de horas disponibles para realizar ese trabajo. La fórmula se vería así:

Horas totales de trabajo asignado / Número de horas disponibles para trabajar = Carga de recursos

Puede utilizar las horas disponibles por día, semana, mes o toda la duración del proyecto. Aquí hay algunos pasos que pueden ayudarlo a considerar ciertos aspectos del proyecto y calcular una línea de base para la carga de recursos:

1. Considere dos métodos de cálculo para la carga de recursos

El primer método para calcular la carga de recursos es estimar el trabajo que se realizará cada día y dividir ese número por la capacidad disponible del recurso, que suele ser de unas ocho horas por día. Esa fórmula se vería así:

Trabajo estimado a realizar / Capacidad de recursos = Carga de recursos

También puede calcular la carga de recursos estimando el trabajo a realizar para cada tarea dentro de un proyecto. Divida este número por la disponibilidad del recurso para administrar esas tareas. Esto generalmente incluye menos de ocho horas por día, y la fórmula se vería así:

Trabajo estimado a realizar / Disponibilidad de recursos para tareas = Carga de recursos

2. Examinar otras situaciones que utilizan recursos de tiempo

Algunas situaciones pueden afectar las asignaciones de recursos, como las veces que los miembros del equipo no están disponibles. Estos tiempos pueden incluir días de enfermedad y vacaciones, otros proyectos y asignaciones, descansos para ir al baño y reuniones. Algunas actividades, como reuniones y otros proyectos, son inevitables, por lo que es importante tenerlas en cuenta al cargar recursos. Un empleado con otras tareas tiene menos tiempo para completar el proyecto para el que se están asignando recursos.

3. Asegúrese de que los recursos tengan el tiempo que necesitan

El tiempo que le toma a un empleado terminar una tarea en particular es una función de la cantidad total de trabajo que le toma completar esa tarea, dividido por la disponibilidad del empleado para completar esa tarea. Por ejemplo, si tiene una tarea de ocho horas y dos horas para trabajar en ella por día, el proyecto tardará cuatro días hábiles en completarse. La fórmula se ve así:

Trabajo total (horas) / Disponibilidad de empleados (horas en una jornada laboral) = Duración (días)

Para un equipo completo, la duración del proyecto es la suma de las asignaciones de todos dividida por la suma de su disponibilidad total por día. A menudo, puede determinar la duración del proyecto examinando quién tiene la mayor cantidad de trabajo por hacer y su disponibilidad, por lo que es importante tener en cuenta las habilidades y la disponibilidad de todos para garantizar que tengan el tiempo que necesitan. Puede determinar cuánto cargar un recurso considerando la estimación de cuántas horas requieren para completar el proyecto y la disponibilidad de los miembros del equipo.

4. Determinar otros factores que pueden afectar el balance de recursos del proyecto

Los controles y la disponibilidad del proyecto son dos ejemplos de factores que pueden beneficiar el balance de recursos de un proyecto. Puede ser útil evaluar posibles subestimaciones o sobreestimaciones de cuánto tiempo lleva completar cada tarea en el proyecto. También puede considerar la estimación del tiempo disponible de los empleados. Adoptar un enfoque indulgente al calcular estos factores puede reducir la sobrecarga de recursos porque puede mantener o adelantar el cronograma de un proyecto y dejar espacio para eventos inesperados.

Uso de un gráfico de carga de recursos

Un gráfico de carga de recursos puede ayudar a los gerentes de proyecto a distribuir tareas y recursos al visualizar el tiempo disponible de cada miembro del equipo y el cronograma del proyecto. Los gráficos brindan a los gerentes de proyecto una visión integral de las habilidades, las asignaciones totales y los costos de cada recurso. La función principal de estos gráficos es garantizar la eficiencia de la gestión al aumentar la precisión de la programación y los beneficios del proyecto. Esto significa que es importante que actualice los gráficos de carga de recursos con regularidad. Estos son algunos de los beneficios de crear un gráfico de carga:

  • Los planificadores pueden identificar fácilmente dónde redistribuir los recursos.

  • Los gerentes de proyecto pueden minimizar los retrasos al reorganizar las tareas o los cronogramas.

  • La vista centralizada de recursos ayuda a crear una estrategia de recursos.

  • Los gerentes de proyecto pueden presupuestar mejor al identificar dónde están usando el dinero los equipos.

  • El gráfico puede ayudar a proporcionar claridad a todos los aspectos del proyecto.

  • Los programadores pueden hacer coincidir con precisión tareas específicas con empleados específicos.

  • Todos los participantes del proyecto entienden los objetivos y pueden revisar el progreso del proyecto.

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