Guía de 7 pasos para crear un programa de capacitación eficaz

Por el equipo editorial de Indeed

8 de marzo de 2021

Los programas de capacitación de la fuerza laboral, cuando se llevan a cabo de manera efectiva, pueden conducir a una mayor productividad y eficiencia al tiempo que reducen el desperdicio y los costos. El valor de un programa eficaz de capacitación de la fuerza laboral puede superar en gran medida los costos asociados con su implementación, lo que da como resultado un personal más comprometido, una mayor tasa de cumplimiento de las normas y políticas y una menor rotación de empleados. En este artículo, definiremos programas de capacitación, varios métodos de capacitación y una guía para crear un programa de capacitación para empleados.

¿Qué es un programa de formación?

Un programa de capacitación es un proceso implementado para enseñar a los empleados sobre los procesos y políticas de una empresa al momento de la incorporación. La capacitación también ayuda a los empleados a aprender y mejorar las habilidades relevantes para mejorar su desempeño laboral y ayuda a fomentar el crecimiento y desarrollo profesional para impulsar el desempeño y la productividad en sus funciones actuales y futuras.

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Tipos de programas de formación.

Existen varios métodos de capacitación que los gerentes pueden optar por implementar solos o junto con otros métodos. El método que elija debe brindar la oportunidad de un aprendizaje y un crecimiento significativos, lo que permite a los empleados mejorar continuamente en sus funciones. Hacer coincidir los tipos de capacitación de los empleados con las necesidades de sus empleados puede garantizar que reciban la información que necesitan.

Los tipos de programas de capacitación que elija deben tener en cuenta qué tipo de trabajo se realiza en el lugar de trabajo, así como la personalidad de aprendizaje de los empleados. Aquí hay algunos ejemplos de diferentes tipos de programas de capacitación:

Estudios de caso

Los estudios de casos pueden proporcionar una referencia rápida para que los empleados aprendan sobre situaciones reales en el lugar de trabajo. Los estudios de casos se utilizan mejor para temas muy enfocados, ya que los temas más complejos generalmente requerirán una capacitación más profunda.

Tutoría como entrenador

Este tipo de capacitación individual se enfoca en fomentar una relación laboral entre un empleado y un entrenador o mentor, generalmente un supervisor o un empleado veterano de confianza. El estilo de capacitación uno a uno permite un apoyo continuo a lo largo de la capacitación del empleado.

aprendizaje electrónico

eLearning consiste en cursos en línea, materiales de prueba y otros materiales de capacitación. El eLearning permite a los empleados completar su capacitación a su propio ritmo y es uno de los tipos de capacitación para empleados más convenientes para implementar con una fuerza laboral más grande, especialmente cuando los empleados trabajan de forma remota. El aprendizaje electrónico puede ser interactivo, lo que puede aumentar la tasa de compromiso de los empleados con el programa. Un programa de eLearning puede satisfacer muchas necesidades, siempre que se mantenga actualizado y relevante.

Actividades formativas en grupo

La capacitación en grupo puede ser útil para generar debates, capacitar a través de la colaboración y la formación de equipos. Permite que los empleados entrenen juntos en un entorno que mejor se adapte a las necesidades de su grupo. Las actividades y discusiones que tienen lugar en la capacitación grupal pueden ser impulsadas por un instructor o indicaciones en línea para que un supervisor las revise más tarde. Muchos lugares de trabajo colaborativos encuentran que la capacitación grupal parece funcionar mejor para abordar proyectos complejos.

La formación práctica

La capacitación práctica abarca cualquier capacitación práctica realizada directamente en el trabajo. Este tipo de capacitación se enfoca en el rol específico y la competencia del empleado para desempeñarlo. La capacitación práctica tiene beneficios de desarrollo tanto a corto como a largo plazo para las personas.

Instructor condujo el entrenamiento

La capacitación dirigida por un instructor ocurre en un entorno tipo salón de clases con un instructor o capacitador que presenta el material a los empleados. Esto brinda a los empleados la oportunidad de hacer preguntas para comprender mejor lo que se enseña, especialmente para temas muy técnicos o complejos. Los instructores pueden ajustar su estilo de enseñanza para que coincida con el nivel de experiencia y el estilo de aprendizaje de los empleados en la sala.

Actividades específicas de gestión

Este tipo de capacitación para empleados se enfoca principalmente en las necesidades de los gerentes y puede incluir el uso de simulaciones, sesiones de intercambio de ideas, ejercicios de formación de equipos u otros tipos combinados de capacitación.

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Cómo crear un programa de capacitación para empleados

La creación de un programa de formación eficaz requiere conocer y comprender los objetivos de la formación, así como los posibles problemas que podría encontrar. Siga estos pasos para comenzar a crear su programa de capacitación para empleados:

1. Evaluar las necesidades de formación

Evaluar las necesidades del lugar de trabajo requiere seguir estos pasos:

Identificar metas claras que apoyen tanto a la organización como a las personas que se capacitan

El propósito de la capacitación debe ser claro y de apoyo. Algunos ejemplos de objetivos incluyen aumentar el retorno de la inversión y reducir los costos, enseñar a los empleados un nuevo procedimiento o mostrarles cómo usar nuevos equipos.

Determinar qué acciones deben completarse para que se cumplan los objetivos.

Compare lo que hacen sus empleados ahora con lo que deben hacer para alcanzar los objetivos futuros. Por ejemplo, si se presenta un nuevo producto, los empleados necesitarán saber de qué se trata, cómo producirlo y cualquier otro detalle clave para que el lanzamiento sea un éxito.

Explore las opciones de actividades de capacitación que mejor faciliten el aprendizaje de los empleados

Cuando sepa lo que sus empleados necesitan aprender, puede comenzar a desarrollar actividades que facilitarán la capacitación, como demostraciones, folletos o ejercicios prácticos.

Observar los estilos de aprendizaje de los empleados.

Use esa observación para hacer que la capacitación sea lo más efectiva posible desarrollándola para cumplir con el número máximo de empleados. Esto podría significar usar los dos o tres métodos más frecuentes de aprendizaje de sus empleados para formar sus materiales y entrega.

2. Enseñar a los adultos como adultos

Siguiendo con la última parte del primer paso, es importante recordar que sus empleados son adultos con características que pueden hacer que sea más fácil o más difícil aprender bajo ciertos métodos de enseñanza. Al desarrollar su programa de capacitación, tenga en cuenta estos principios de aprendizaje para adultos:

  • Los adultos quieren sentirse valorados y respetados.

  • Tienen muchos años de experiencias, conocimientos y opiniones independientes preexistentes.

  • Están orientados a objetivos y son autodirigidos.

  • Quieren que su capacitación sea relevante, orientada a tareas y que valga la pena el tiempo que les quita a su productividad diaria.

  • Quieren saber cómo se beneficiarán de esta formación

Estos principios pueden relacionarse fácilmente con las características que identificó cuando evaluó sus necesidades de capacitación. Ahora, puede imaginar cómo estas características lo guiarán en la creación de su programa de capacitación.

3. Desarrollar objetivos de aprendizaje

Pregúntese qué espera que sus empleados puedan hacer después de completar la capacitación. Esto puede ser un conocimiento, una habilidad o una habilidad simple pero necesaria. Estos serán sus objetivos de aprendizaje. A partir de ahí, puede comenzar a crear contenido que apoye la progresión hacia cada objetivo. Mantenga sus lecciones enfocadas en los objetivos y varíe sus métodos para probar la retención de los empleados de la información que les está proporcionando.

Sus objetivos deben presentarse como metas SMART: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y basadas en el tiempo. Crear metas de esta manera puede ayudarlo a garantizar que sus empleados alcancen hitos importantes dentro de su capacitación.

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4. Diseñar materiales de capacitación

Usando la información que ha recopilado anteriormente, comience a formular sus materiales o módulos de capacitación. Es importante tener un diseño completamente preparado antes de lanzarse al desarrollo para asegurarse de que no falte nada o no funcione. Recuerde centrarse en las necesidades de aprendizaje de los empleados en lugar de lo que es más fácil para el formador, y asegúrese de que su contenido se centre específicamente en alcanzar los objetivos de aprendizaje. Algunos otros consejos para diseñar sus materiales de capacitación incluyen:

  • Planifique sus materiales de manera que los empleados tengan el control de su propio aprendizaje

  • Incluya elementos interactivos y prácticos para permitir que los empleados trabajen juntos

  • Solicite comentarios a lo largo de la capacitación.

  • Aborda cada tema cronológicamente, de modo que proporcione una base para la lección que viene a continuación.

  • Intente mezclar varios formatos diferentes para ver cuál produce los mejores resultados.

  • Contar historias de escenarios de la vida real según corresponda.

5. Componer materiales de capacitación

Utilice su diseño para comenzar a desarrollar sus materiales de capacitación. Dependiendo de su diseño, los materiales pueden incluir:

  • Material de lectura, como folletos o folletos.

  • Activos tangibles necesarios para cualquier parte práctica de la capacitación

  • Presentaciones de diapositivas, tablas, gráficos u otros materiales visuales

  • Enlaces de eLearning, nombres de usuario y contraseñas para cualquier parte en línea de la capacitación

Según el material que se enseña, los estilos de aprendizaje de los empleados y otros factores como el tiempo y el presupuesto, encontrará que puede crear una combinación de elementos para ayudar a que esta capacitación sea un éxito. Al reunir sus materiales, asegúrese de tener en cuenta sus objetivos de aprendizaje.

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6. Llevar a cabo la capacitación

Asegúrese de informar a los empleados con anticipación que se espera que asistan a la capacitación, reserve las salas de conferencias o reuniones necesarias y tenga todos los suministros necesarios. Por ejemplo, tal vez esta capacitación sea una sesión de almuerzo y aprendizaje. Si es así, ordene que le entreguen el almuerzo unos minutos antes de que comience el entrenamiento para permitir que todos obtengan sus platos y se instalen.

Independientemente del método o combinación de métodos que haya elegido para impartir la formación, déjelo claro a los empleados desde el principio. Asegúrese de que todos los asistentes sepan exactamente lo que se espera de ellos y lo que deben hacer para completar la capacitación. Déles una idea por adelantado de cómo planea determinar cuánto han aprendido al final de la capacitación.

7. Evaluar la formación

Una vez que finalice la capacitación, querrá determinar si cumplió con sus objetivos. En otras palabras, evalúe el éxito de su programa de capacitación. Puede considerar usar estas métricas para evaluar la efectividad de su capacitación:

Comentarios de los empleados sobre la formación.

Reflexione sobre los comentarios que le dieron los empleados y trate de determinar si les gustó la capacitación, si aprendieron algo y cuáles son sus opiniones o sugerencias generales. Puede averiguarlo simplemente pidiendo sus opiniones o utilizando una encuesta anónima en línea sobre la eficacia de la formación.

Conocimientos obtenidos de la formación.

Las pruebas, cuestionarios o demostraciones pueden ayudarlo a evaluar qué tan bien aprendieron los empleados el material que ha presentado.

Competencia laboral posterior a la capacitación

Observe a los empleados para ver si están aplicando los nuevos conocimientos o habilidades de la capacitación cuando corresponda.

Resultados comerciales cuantificables

Durante el próximo mes o trimestre, analice los resultados que produce la capacitación. Tenga en cuenta si se cumplieron los objetivos en los que basó su capacitación. Determine si la capacitación se corresponde con un aumento en los ingresos, una disminución en los costos, cualquier cambio en la productividad y otras métricas que elija monitorear.

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