Gestión del flujo de trabajo del equipo en 7 pasos (más importancia y consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

21 de octubre de 2021

El flujo de trabajo es un sistema intencional y organizado que abarca todas las tareas necesarias para completar un proyecto. Administrar el flujo de trabajo de un equipo es beneficioso para casi cualquier trabajo o actividad en la que un proyecto requiera la finalización secuencial de las tareas antes de una fecha límite. Comprender cómo administrar el flujo de trabajo puede ayudar a su equipo a trabajar de manera más efectiva en sus funciones. En este artículo, discutimos por qué es importante administrar el flujo de trabajo del equipo, cómo administrarlo de manera efectiva en siete pasos y consejos útiles que puede aplicar en el trabajo.

¿Por qué es importante administrar el flujo de trabajo del equipo?

Administrar el flujo de trabajo del equipo es importante porque ayuda a los gerentes de proyectos y líderes de equipo a organizar y planificar las tareas del equipo, incluido qué hacer, cuándo hacerlo, cómo lograrlo con éxito y quién es responsable de la tarea. La supervisión del flujo de trabajo puede permitirle realizar un seguimiento y monitorear el progreso del equipo, al mismo tiempo que simplifica las complejidades de varias tareas al administrar un proyecto. Además, el uso de un sistema de flujo de trabajo permite que los miembros del equipo verifiquen las tareas restantes en un proyecto y quién les ha asignado.

Administrar el flujo de trabajo de un equipo también es importante porque:

  • Mejora la colaboración

  • Mejora la responsabilidad de cada miembro del equipo.

  • Reduce la microgestión

  • Agiliza el proceso del proyecto

  • Minimiza las tareas repetitivas

  • Fomenta la transparencia al completar el proyecto.

Cómo administrar el flujo de trabajo del equipo de manera efectiva

Aquí hay siete pasos que puede seguir para administrar el flujo de trabajo del equipo de manera efectiva:

1. Organiza tu flujo de trabajo

Para organizar su flujo de trabajo, es útil determinar de qué manera desea presentarlo y qué componentes planea incluir. Por ejemplo, puede preparar un flujo de trabajo organizado decidiendo si lo quiere en papel o digitalizado. Luego, puede preguntar a los miembros de su equipo o colegas qué elementos les gustaría agregar a un nuevo flujo de trabajo. Algunos empleados pueden solicitarle que incluya procesos específicos o proporcione consejos para crear un flujo de trabajo a partir de sus experiencias.

2. Crea una lista de tareas

Cree una lista de tareas secuenciales para su proyecto. Dar un orden a las tareas puede ayudar a su equipo a mantenerse al día porque saben qué pueden hacer a continuación después de haber terminado una tarea. Además, escribir una lista de tareas puede ayudarlo a pensar en todo lo que podría necesitar para un proyecto, incluida la cantidad de miembros del equipo o los suministros que requiere el equipo.

3. Asignar roles

Una vez que haya enumerado todas las tareas de un proyecto, asigne responsabilidades a cada miembro del equipo. Al hacer esto, considere las fortalezas de los miembros y trate de proporcionarles un rol que enfatice sus fortalezas. Ubicar a las personas en roles que utilicen sus fortalezas puede acelerar el proceso, ya que pueden tener experiencia en completar la tarea y sentirse seguros de que se están desempeñando de manera efectiva.

4. Diseña un diagrama para tu flujo de trabajo

Diseñar un diagrama de su flujo de trabajo es útil para comprender su visión del sistema. Para crear un diagrama simple, puede usar herramientas de arrastrar y soltar en programas que puede encontrar en línea. También es útil mantener el diseño general simple y fácil de usar, ya que podría haber varias personas usando el sistema cuando esté terminado.

5. Realice una prueba de funcionamiento

Realizar una ejecución de prueba de su nuevo flujo de trabajo lo ayuda a identificar si funciona correctamente y si hay algo que pueda mejorar o arreglar. Pídale a un miembro del equipo o a un colega que lo ayude a probar el flujo de trabajo. Cuando otra persona usa el sistema, puede ayudarlo a identificar cualquier problema menor, como errores de ortografía o de codificación. Una vez que hayan terminado de probarlo, puede usar sus sugerencias para mejorar el flujo de trabajo.

6. Forma a los miembros de tu equipo

Una vez que haya realizado su ejecución de prueba y haya completado el diseño de su flujo de trabajo, el siguiente paso es capacitar a los miembros de su equipo. Esto puede alentar a los miembros del equipo a brindarle comentarios sobre el sistema, por ejemplo, si es fácil de entender y usar todos los días. También pueden sugerir procesos o funciones adicionales, que pueden mejorar el flujo de trabajo. También puede permitir que los miembros del equipo practiquen el uso del sistema. Luego puede medir el éxito de su programa de capacitación evaluando la confianza del miembro del equipo mientras lo usa.

7. Implementar el flujo de trabajo

Cuando haya completado el período de prueba y capacitado a los miembros de su equipo en el nuevo flujo de trabajo, puede comenzar a implementarlo. Considere usarlo dentro de su equipo primero para determinar cómo funciona durante el uso diario. Luego puede hacer los ajustes necesarios o presentar el sistema a otros departamentos de la organización. También puede resultarle útil realizar actualizaciones periódicas del flujo de trabajo para asegurarse de que coincida con las necesidades del equipo y de la empresa.

Consejos para la gestión del flujo de trabajo

Estos son algunos consejos que puede utilizar para mejorar la gestión de su flujo de trabajo:

  • Anime a los empleados a tomar descansos: tomar descansos puede motivar a los empleados a participar brevemente en actividades que disfrutan. Esto puede ayudar a mejorar su estado de ánimo y ayudarlos a concentrarse en una tarea después del descanso.

  • Minimice la multitarea: concentrarse en una tarea a la vez puede ayudar a un miembro del equipo a reducir las distracciones y ayudar a garantizar que produzca un trabajo de alta calidad.

  • Reduzca el estrés: Reducir el estrés en el trabajo puede ayudarlo a usted y a los miembros de su equipo a concentrarse de manera más efectiva. Puede reducir el estrés tomando descansos frecuentes, promoviendo un ambiente de trabajo positivo y alentando a los miembros del equipo a hacer preguntas si necesitan ayuda.

  • Complete primero las tareas desafiantes: Priorizar su lista de tareas por urgencia e importancia proporciona estructura a su día. Si aborda una tarea desafiante primero, puede concentrarse en tareas más fáciles más adelante en el día, lo que puede ayudarlo a sentirse relajado en el trabajo.

  • Use su hogar para descansar: para administrar el flujo de trabajo de su equipo de manera más efectiva, considere alentar a los empleados a completar tareas en el trabajo en lugar de llevárselas a casa. Esto puede ayudarlos a desarrollar un equilibrio positivo entre el trabajo y la vida personal, lo que puede mejorar su productividad durante las horas de trabajo.

  • Organícese: para prepararse para administrar el flujo de trabajo del equipo, considere organizarse para el próximo día al final del día laboral anterior. Esto puede ayudarlo a sentirse más relajado en el trabajo y garantizar que proporcione instrucciones claras y fáciles de entender al equipo.

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