Gestión de riesgos y problemas: estrategias y consejos clave

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Cuando se preparan para administrar proyectos, las organizaciones toman varios pasos para asegurar su éxito. La contabilidad de riesgos y problemas ayuda a los gerentes de proyectos a lograr resultados seguros, asequibles y oportunos. Si está interesado en administrar su próximo proyecto de una manera que minimice las sorpresas o los retrasos no deseados, puede beneficiarse al revisar las mejores prácticas con respecto a los riesgos y problemas. En este artículo, explicamos las diferencias entre la gestión de riesgos y de problemas, brindamos estrategias para cada uno y enumeramos varios consejos para limitar los efectos de los riesgos o problemas en su equipo.

¿Cuál es la diferencia entre gestionar riesgos y problemas?

La diferencia entre gestionar riesgos y problemas es que los riesgos se refieren a eventos y condiciones potenciales que podrían afectar el futuro de su proyecto, mientras que los problemas son dilemas presentes que deben resolverse antes de la finalización del proyecto. La gestión de riesgos implica la planificación para cuando alguna posible circunstancia se convierta en realidad. Podría significar tomar medidas preventivas o planificar respuestas para cuando se materialicen los riesgos. Es importante destacar que los riesgos pueden terminar siendo positivos o negativos. Por ejemplo, si su proyecto depende de un material que a menudo cambia de precio, corre el riesgo de subestimar su costo final o podría terminar siendo más barato de lo planeado, ahorrándole dinero.

Los problemas son siempre negativos. Son predecibles en teoría, pero a menudo son difíciles de manejar en la práctica. Por ejemplo, los gerentes de proyecto saben que el personal clave puede renunciar durante un proyecto. Sin embargo, rara vez hay una solución inmediata para cuando realmente sucede. Dichos eventos se convierten en problemas que amenazan la finalización del proyecto. Gestionarlos requiere encontrar soluciones ingeniosas para estas situaciones difíciles de predecir y, a veces, inevitables.

Estrategias de gestión de riesgos

Aquí hay algunas estrategias para ayudarlo a administrar mejor los riesgos que podrían afectar su proyecto:

Lluvia de ideas en equipo

La mayoría de los proyectos tienen el potencial de enfrentar una larga lista de riesgos, especialmente porque los riesgos pueden representar desarrollos positivos y negativos. Si su equipo tiene una variedad de actores y perspectivas, puede hacer un trabajo mucho mejor en la gestión de riesgos si incluye a más personas en su proceso de lluvia de ideas sobre riesgos. Es probable que cada miembro del equipo tenga ideas o conocimientos que el resto de su equipo no tiene. Al recopilar todos los aportes de su equipo, se asegura de que su proceso de gestión de riesgos sea integral.

Preparar un registro de riesgos.

Preparar un registro de riesgos implica crear una lista de los riesgos de la lluvia de ideas, registrar la información que tiene sobre ellos y categorizarlos. Los gerentes de proyecto y otros empleados luego rastrean estos riesgos, positivos o negativos, a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Como estrategia, el uso de un registro de riesgos le permite ver cómo la probabilidad de que un riesgo se convierta en realidad cambia con el tiempo. Su equipo puede actualizar su registro de riesgos para que sea más preciso y usarlo como una lista de verificación para garantizar que no se olvide ninguna fuente de riesgo.

Los proyectos tienden a volverse más complejos y difíciles de administrar a medida que avanza el trabajo. Los riesgos menores que parecían improbables al inicio de un proyecto pueden convertirse en posibilidades urgentes. Su registro de riesgos lo equipa con un punto de referencia sostenido para que menos riesgos se conviertan en sorpresas inquietantes.

Evaluar las consecuencias de los riesgos

A veces es fácil identificar un riesgo, pero es difícil saber cómo afectaría el riesgo a su proyecto. Trate de comprender las consecuencias precisas de los riesgos que citó en su registro de riesgos. Consulte con los miembros de su equipo para ver cómo creen que un riesgo convertido en realidad alteraría su presupuesto o cronograma. Al evaluar minuciosamente las consecuencias de los riesgos, desarrollará mejor la comprensión que puede utilizar para tomar medidas preventivas y reducir la probabilidad de que se conviertan en problemas.

Planificar respuestas al riesgo

Una estrategia clave de gestión de riesgos es planificar sus respuestas a los riesgos. Puede decidir que un riesgo es tan poco probable o menor que no necesita tomar ninguna medida preventiva. Otras veces, puede encontrar formas simples de reducir los riesgos con ajustes menores. Sin embargo, en algunas ocasiones, es posible que te des cuenta de que un riesgo que considerabas menor podría descarrilar todo tu proyecto si se hiciera realidad. Esto podría requerir que reorganices seriamente tu presupuesto, cronograma o enfoque.

Por ejemplo, una organización que implemente un nuevo sistema de TI podría registrar la posibilidad de un ciberataque en su registro de riesgos. Aunque es poco probable, la empresa podría darse cuenta de que necesita incluir la mejora de la seguridad cibernética como parte del proyecto, incluso si no había planeado hacerlo originalmente.

Estrategias de gestión de problemas

Aquí hay algunas estrategias específicas para la gestión de problemas:

Crear un plan de gestión de problemas

Si bien las condiciones exactas que causan un problema pueden ser difíciles de predecir, aún puede crear planes completos de gestión de problemas. A diferencia de un plan de respuesta a riesgos que propone acciones específicas, un plan de gestión de problemas puede centrarse en métodos de evaluación que facilitan encontrar el curso de acción correcto. Su plan de gestión de problemas puede describir los recursos, el personal y los procesos de generación de informes que su equipo aplicaría a una categoría de problemas, como problemas de personal o de cronograma.

Comienza con tus fortalezas

Cuando desarrolle un plan de gestión de problemas o responda a un problema actual, comience por identificar las fortalezas de su equipo que podrían promover una resolución rápida. Construir soluciones sobre ellos podría influir en cómo supera los problemas y mantiene los proyectos en el objetivo. Por ejemplo, si reconoce que la mayoría de los miembros de su equipo han recibido capacitación cruzada y pueden realizar la mayoría de las funciones de los demás, puede responder a los problemas de personal reasignando a ciertos empleados en lugar de contratar inmediatamente a otros nuevos.

Analizar los ciclos de vida de los problemas

Cuando enfrenta un problema, su organización se beneficia al analizar su ciclo de vida: cómo comenzó, su estado actual y cómo podría progresar o terminar. Esta estrategia de gestión de problemas mejora la capacidad de su equipo para resolver el problema actual y aplicar sus lecciones al futuro, asegurando que pueda reconocer las mismas condiciones si aparecen y abordarlas temprano. Al explorar cómo un problema podría empeorar o mejorar con el tiempo, también puede implementar una respuesta más integral que guíe el problema hacia una resolución favorable.

Haga que los problemas sean una consideración diaria

Un equipo de proyecto puede enfrentarse a un problema actual y grave, pero aún no ser consciente de ello. Estructure su estrategia de gestión de problemas para que incluya la búsqueda diaria de problemas en lugar de esperar a que sean problemas obvios y graves. Por ejemplo, un director de proyecto que realiza controles de rutina del trabajo de los miembros del equipo puede identificar cualquier error que, de lo contrario, podría agravarse y causar una interrupción significativa.

Consejos para gestionar riesgos y problemas

Aquí hay varios consejos para ayudarlo a manejar mejor los riesgos y problemas que afectan sus proyectos:

Priorizar los riesgos y problemas más importantes

A medida que prepara su registro de riesgos y los planes de gestión de problemas, puede ver los muchos desafíos potenciales que podría enfrentar. Si bien una planificación cuidadosa puede ayudarlo a evitar la gran mayoría de ellos, aún se beneficia al comprender la gravedad relativa de cada tipo de riesgo o problema. Hacerlo le permite invertir mejor en respuestas al riesgo y responder de manera más efectiva a los problemas cuando enfrenta varios.

Por ejemplo, un gerente de proyecto puede tener dos empleados diferentes que presenten sus renuncias. Si el gerente del proyecto comienza evaluando qué rol de empleado es más crítico para el éxito del proyecto, puede concentrar adecuadamente su tiempo y recursos en reemplazar al miembro crítico del equipo y luego responder al reemplazo del menos importante.

Comunicar el estado de los riesgos y problemas

A medida que actualice su registro de riesgos o comience una respuesta a un problema, considere quién en su equipo se beneficiaría al saber cómo están cambiando las condiciones del proyecto. Si los miembros de su equipo saben qué riesgos parecen tener más probabilidades de convertirse en un factor, pueden ajustar sus esfuerzos para contrarrestarlos. Si saben cómo planea abordar un problema, es posible que le ofrezcan comentarios críticos que pueden mejorar su respuesta.

Por ejemplo, si el riesgo de sobrepasar el presupuesto de su proyecto aumenta debido a los mayores costos de materiales, un líder de equipo podría reducir la dotación de personal para alinear los costos. Si analiza un problema técnico con los miembros del equipo que aún no se han involucrado en él, es posible que piensen en soluciones creativas que el equipo actual que trabaja en él aún no tiene.

Comience a planificar temprano

Comenzar su lluvia de ideas sobre riesgos y la planificación de la gestión de problemas con anticipación le permite a su equipo identificar más riesgos y desarrollar respuestas bien pensadas para ellos. A menudo, encontrar la estrategia correcta para manejar riesgos y problemas requiere investigar y consultar a otros líderes en su organización. Ser proactivo garantiza que si la estrategia correcta requiere tiempo para implementarse, puede adoptarla en lugar de conformarse con una menos prometedora.

Delegado por adelantado

Una preocupación fundamental tanto para la respuesta al riesgo como para la gestión de problemas es saber de quién son los responsables. Dados los muchos tipos de riesgos, su equipo podría beneficiarse si diferentes personas realizaran un seguimiento de los riesgos por separado. Cuando ocurre un problema y requiere una respuesta rápida, puede limitar los efectos negativos del problema si ha autorizado previamente al empleado adecuado para que lo aborde. También evita que varios empleados bien intencionados realicen las mismas funciones si ambos intentan negar los riesgos o manejar problemas que no son sus responsabilidades.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.