Gestión de Proyectos de Previsión: Definición, Beneficios y Consejos

Cuando los gerentes de proyecto toman decisiones sobre proyectos nuevos o existentes, confían en la previsión para guiarlos. El pronóstico de la gestión de proyectos proporciona las herramientas que los gerentes necesitan para desarrollar soluciones para las incertidumbres futuras. Aprender cómo funciona la previsión ayuda a los directores de proyectos a asegurarse de que toman en cuenta las variables desconocidas al planificar los proyectos. En este artículo, definimos la previsión de gestión de proyectos, le mostramos cómo abordar la previsión y proporcionamos consejos para pronosticar su proyecto.

¿Qué es la previsión en la gestión de proyectos?

La previsión en la gestión de proyectos intenta responder preguntas relacionadas con la condición futura de un proyecto, como cuándo comenzar nuevos proyectos y cómo distribuir los recursos para los proyectos en curso. La previsión permite la toma de decisiones basada en datos pasados ​​y presentes, y algunos proyectos pueden estancarse o detenerse en respuesta a previsiones desfavorables.

Por lo general, la previsión comienza en la mitad del proyecto para dar tiempo al análisis comparativo. Dependiendo de la duración del proyecto, la previsión puede ocurrir periódicamente a lo largo del proyecto. Ayuda a los gerentes de proyectos a comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas y a tomar medidas para mejorar la rentabilidad. En general, la previsión afecta a tres áreas principales del proyecto. Aquí hay ejemplos:

  • Duración: un proyecto puede comenzar con un cronograma de seis meses, pero el pronóstico sugiere que el proyecto tomará un mes más. El equipo ajusta la asignación de recursos para prepararse para tareas o hitos adicionales.

  • Costo: el presupuesto asignado para un proyecto es de $350 000, pero el pronóstico determina que el proyecto se mantendrá por debajo del presupuesto en más de $100 000.

  • Desempeño: Una empresa nueva espera vender 10,000 unidades en un período de cuatro meses. Después de dos meses, la empresa ha vendido 2500 y el pronóstico concluye que las ventas no aumentarán en los dos meses restantes.

¿Cuáles son los beneficios de la previsión en la gestión de proyectos?

La previsión en la gestión de proyectos proporciona a los gerentes datos para estimar la carga de trabajo futura de su equipo. Otros beneficios incluyen:

Determinación de KPI

Los pronósticos ayudan a determinar qué indicadores clave de rendimiento servirán mejor al proyecto. El proyecto puede comenzar con ciertas expectativas de desempeño, pero el pronóstico puede cambiar esa determinación. En este caso, el director del proyecto realiza un seguimiento del KPI relacionado y puede cambiar la publicidad en respuesta al pronóstico.

Identificar las habilidades necesarias

A medida que avanza un proyecto, las tareas o responsabilidades pueden cambiar. Los gerentes usan pronósticos para averiguar si los roles del equipo necesitan ajustarse o si necesitan agregar más profesionales al equipo. Por ejemplo, si un pronóstico identifica una necesidad futura, el director del proyecto puede planificar la designación de un miembro calificado del equipo.

Hacer consideraciones financieras

Dado que los presupuestos acompañan a los proyectos, inicialmente consideran los costos esperados de un proyecto. A medida que el proyecto avanza por sus etapas, los pronósticos miden los gastos pasados ​​y presentes para sugerir aumentos o disminuciones en el presupuesto. Los gerentes pueden anticipar costos futuros con pronósticos y decidir cómo gastar los fondos para reducir los costos del proyecto.

Organización de recursos

La organización de los recursos ayuda a los directores de proyectos a garantizar que los miembros del equipo comprendan su función y el alcance del proyecto. El pronóstico proporciona información para que los gerentes de proyectos administren los recursos para que los miembros del equipo se desempeñen de manera óptima. La previsión moviliza recursos cuando las respuestas a los cambios son críticas o urgentes. También elimina el desperdicio de recursos al garantizar que los miembros del equipo se apoyen entre sí, pero también trabajen en sus capacidades ideales.

Previsión de retrasos

Los retrasos en los proyectos pueden costarle dinero y reputación a la empresa. Dado que los retrasos son causales, afectan a otros departamentos, como ventas o contabilidad. La previsión en la gestión de proyectos analiza las tendencias para prever retrasos para que los gerentes puedan tomar medidas preventivas. Esto podría incluir posicionar a un segundo proveedor o desarrollar un programa de capacitación para representantes de servicio al cliente adicionales.

Cómo utilizar la previsión en la gestión de proyectos

Por lo general, la previsión en la gestión de proyectos se lleva a cabo una vez que el proyecto alcanza el 15% al ​​33% de finalización. Pronosticar dentro de esta línea de tiempo significa que el proyecto tiene suficientes datos actuales para comparar con datos anteriores y crear el pronóstico. Las respuestas rápidas al pronóstico incluyen la implementación de esfuerzos de mitigación o la realización de ajustes. Cuando el estado del proyecto se encuentra entre los porcentajes anteriores, es más probable que los cambios tengan un efecto favorable. Aquí hay tres tipos de análisis para llevar a cabo para pronosticar la gestión de proyectos:

1. Realice un análisis de tendencias

En el análisis de tendencias, los gerentes evalúan la actividad histórica y los patrones para hacer especulaciones sobre el futuro. Estos pueden incluir tendencias de compra, tendencias de temporada o productos que aparecen en respuesta a un evento, como la mercancía del equipo después de ganar el SuperBowl. El pronóstico analiza las tendencias para determinar cuándo o dónde acercarse al mercado.

Por ejemplo, una nueva empresa de gafas de sol estudia las tendencias de compra y descubre diferentes grupos demográficos que compran gafas de sol en diferentes épocas del año. Los datos de su proyecto actual respaldan esa teoría. La empresa pronostica cuándo cambiará la tendencia para poder prepararse para llegar al siguiente grupo demográfico.

2. Realice un análisis de punto de equilibrio

Las empresas necesitan vender una cierta cantidad de productos o servicios para cubrir el costo de producción del producto. En este análisis, las empresas establecen una expectativa de vender un número específico de unidades dentro de un marco de tiempo. El pronóstico hace determinaciones basadas en cuántas unidades ha vendido la empresa actualmente, así como en la expectativa de ventas futuras. Según los resultados, las empresas pueden ajustar el precio o volver a empaquetar un producto para atraer a un público más amplio.

Por ejemplo, una empresa de ciclismo planea lanzar su bicicleta de carretera más nueva y anunciarla a un grupo demográfico de 18 a 35 años. La producción de cada bicicleta le cuesta a la compañía $100. La empresa tiene en cuenta otros costes, como el alquiler del edificio, la nómina o los servicios públicos. La empresa determina que necesita vender 50 bicicletas durante un período de cuatro meses para cubrir todos sus costos y obtener ganancias. Después del primer mes, crean un pronóstico que sugiere que las ventas de bicicletas aumentarán durante la primavera. Deciden subir el precio de la bicicleta al tercer mes.

3. Ejecute un análisis de costo-beneficio

Cuando los gerentes de proyecto tienen que decidir qué proyecto debe tener prioridad sobre otro, el análisis de costo-beneficio proporciona los datos para tomar la decisión. Si hay más de un proyecto en curso, la previsión ayuda a evaluar el rendimiento para decidir qué proyecto necesita atención o cuál detener por completo. En el análisis de costo-beneficio, una lista de los costos y beneficios de cada proyecto ayuda a evaluar qué proyecto tendrá un mejor resultado.

Por ejemplo, el Proyecto A tardará dos años en completarse y costará $ 200,000. El Proyecto B tomará seis meses y costará $150,000. Los gerentes comparan los datos del proyecto y el pronóstico y determinan que el proyecto a corto plazo es más fácil de administrar y brinda más beneficios que el proyecto a largo plazo. Los gerentes de proyecto deciden lanzar el Proyecto B y la previsión confirma que la estrategia a corto plazo funciona mejor de lo esperado.

Consejos para usar la previsión en la gestión de proyectos

Siga estos consejos antes de pronosticar su proyecto.

  • Manténgase actualizado con la tecnología: la tecnología cambia a un ritmo rápido y las herramientas que los gerentes de proyectos usan hoy pueden ser diferentes mañana. Al estar al tanto de la evolución de la tecnología, la previsión considera si el proyecto necesitará implementar avances o contratar miembros del equipo con las habilidades adecuadas.

  • Tenga en cuenta los requisitos futuros: al hacer pronósticos, tenga en cuenta las necesidades futuras del cliente. Preste atención a las tendencias y cambios en el mercado para que su pronóstico pueda determinar cómo llenar los vacíos en la oferta y la demanda o adquirir suficientes recursos.

  • Conozca las fortalezas y debilidades: cuando los pronósticos sugieran cambios en el proyecto o sus equipos, asegúrese de revisar el desempeño de los miembros del equipo para que pueda asignar a las personas adecuadas para las tareas correctas. Conozca las fortalezas y debilidades de su equipo para maximizar el potencial del equipo y aumentar la satisfacción laboral.

  • Recopilar y unificar datos: los datos pueden provenir de varias fuentes o departamentos, cada uno de los cuales brinda una visión diferente de la empresa o el proyecto. Unifique los datos para formar una visión completa del proyecto y sus objetivos y asegúrese de que la previsión aborde los sectores de la organización que el proyecto podría afectar.

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