Funciones Esenciales de la Gerencia | Indeed.com

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 8 de marzo de 2021 | Publicado el 14 de febrero de 2020

Actualizado el 8 de marzo de 2021

Publicado el 14 de febrero de 2020

Comprender las funciones clave de la administración puede guiarlo a medida que crea la base de un proyecto, logra su objetivo y aspira a convertirse en un mejor líder de equipo. Obtenga más información sobre las funciones de gestión y las habilidades que puede aprender para desempeñarlas con éxito.

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Cuatro funciones de gestión

Hay cuatro funciones básicas que realizan los gerentes exitosos:

  • Planificación

  • organizando

  • Principal

  • Controlador

Planificación

Los gerentes deben planificar metas basadas en las necesidades de su organización y la mejor manera de lograrlas. La planificación antes de comenzar un proyecto garantiza que los gerentes mantengan su eficacia durante todo el proceso. La creación de objetivos también debe servir como base para futuras actividades dentro de la empresa.

Un gerente debe considerar lo siguiente al planificar:

  • Miembros del equipo. Para lograr una meta, un gerente debe crear un equipo capaz. Considere a los empleados actuales, sus habilidades y cómo podrían contribuir al proyecto.

  • Plazo. Un gerente necesita identificar correctamente cuánto tiempo llevará alcanzar el objetivo. Trate de considerar cada paso y el tiempo necesario para completarlo. Una fecha límite precisa mantendrá al gerente enfocado en completar las tareas dentro de un tiempo razonable y le dará al equipo un cronograma medible a seguir.

  • Presupuesto. El presupuesto debe incluir todos los recursos necesarios, incluidos los salarios, los materiales y los costos, como los gastos de viaje. Un presupuesto completo ayuda al gerente a mantener el éxito monetario del proyecto.

  • Tendencias de la empresa. Cualquier meta debe apoyar la misión de una organización. Un gerente debe pronosticar y analizar las tendencias de la empresa para que su objetivo se alinee con la empresa.

  • Desafíos potenciales. Si bien es casi seguro que se presenten obstáculos en algún momento durante un proyecto, un gerente debe planificar cualquier riesgo. Considere los desafíos comunes, como las enfermedades de los miembros del equipo, los conflictos internos y la falta de comunicación. Es mejor tener planes de respaldo para tantos obstáculos como sea posible para minimizar el impacto potencial.

Después de crear una meta, un gerente debe planificar los pasos para alcanzarla, comenzando con la priorización de tareas. La priorización incluye decidir qué tareas deben realizarse primero y cuáles requerirán más tiempo para completarse. Esto ayudará a crear una línea de tiempo para cada paso en función de la fecha límite. Luego, el gerente puede delegar tareas a los miembros del equipo. Al delegar, un gerente debe considerar el conjunto de habilidades de cada miembro y cómo utilizarlo mejor. Los gerentes también pueden asignar tareas en función de la oportunidad de que un miembro aprenda una nueva habilidad.

Lee mas: Cómo ser un buen gerente

organizando

Organizar el lugar de trabajo es clave para aumentar la productividad. Le permite al gerente indicar claramente el propósito de las tareas para el equipo y asegurarse de que se sientan cómodos con su rol y entorno.

Un gerente debe hacer lo siguiente al organizar:

Adquirir el equipo y los materiales.

La creación de un equipo puede incluir la contratación de nuevos empleados si es necesario o reunir a los miembros existentes. El equipo debe comprender el objetivo y someterse a cualquier entrenamiento adicional si es necesario. Además, un gerente deberá proporcionar al equipo las herramientas necesarias, como computadoras o maquinaria pesada, para hacer su trabajo.

Crear un ambiente de trabajo funcional.

El equipo necesita un lugar de trabajo para completar sus tareas. Un gerente en una oficina debe asegurarse de que haya suficientes escritorios disponibles, mientras que un gerente en una empresa manufacturera necesita crear un espacio de trabajo seguro.

Crear una estructura organizacional y roles

Un gerente necesita crear una estructura organizativa clara en la que todos los miembros del equipo entiendan sus funciones. Debe incluir cualquier tarea específica que un gerente asigne a un colaborador individual. Cuando un equipo comprende la estructura y sus roles, puede realizar correctamente su trabajo.

Establecer métodos de comunicación.

El gerente debe crear el estándar para los métodos de comunicación, incluido el correo electrónico, la mensajería en línea y el contacto en persona. Además, deben establecer si habrá reuniones periódicas para actualizar el progreso y cómo y dónde se llevarán a cabo. Finalmente, deben tener en cuenta con quién pueden conectarse primero los empleados para hablar sobre los obstáculos.

Reorganizarse ante nuevos desafíos

A medida que avanza el proyecto, lo más probable es que el equipo enfrente obstáculos. Según la naturaleza del obstáculo, es posible que un administrador deba realizar cambios para restaurar la actividad normal. Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene que ausentarse inesperadamente, el gerente debe reasignar las tareas a un miembro del equipo existente o incluir un nuevo empleado en el proyecto.

Principal

Ya sea que se trate de una tarea diaria o de un objetivo general, un gerente debe liderar al equipo. El liderazgo es una de las funciones más importantes para un gerente, ya que alienta a los miembros a rendir al máximo.

Liderar un equipo incluye:

Influir en el equipo

Un gerente debe crear un sentido de propósito dentro de los miembros del equipo. Deben conocer el propósito de sus roles y el objetivo del proyecto. Comprender estos componentes guía a los equipos a permanecer enfocados en su trabajo.

Motivar al equipo

La motivación incluye inspirar y animar al equipo a trabajar hacia el objetivo. Un gerente puede motivar al equipo creyendo en la visión, ofreciendo incentivos y reconociendo el esfuerzo. La motivación es un factor importante para mantener alta la productividad.

Coordinando el equipo

Al trabajar con el equipo, el gerente debe coordinar sus actividades y formar grupos efectivos. Las actividades incluyen tareas individuales y grupales y reuniones de equipo. A medida que el gerente vea cómo los miembros del equipo trabajan juntos, será más fácil crear grupos más pequeños y cohesionados.

Modelado de cualidades ideales

Como líder, un gerente debe demostrar las cualidades que se esperan del equipo. Por ejemplo, si un gerente quiere que el equipo mantenga una actitud positiva, debe establecer ese estándar con su propio comportamiento.

Lee mas: 10 estilos comunes de liderazgo

Controlador

Controlar es el deber constante del gerente de monitorear el progreso hacia la meta.

El control puede incluir:

Monitoreo de la calidad del trabajo

Un gerente debe realizar un control de calidad en el trabajo del equipo para garantizar que se desempeñen de acuerdo con los estándares. Pueden comprobar la calidad del trabajo del equipo solicitando periódicamente actualizaciones, celebrando reuniones o probando su trabajo. Supervisar la calidad del trabajo es esencial para entregar un producto excelente.

Seguimiento de presupuesto y cronograma

Para un proyecto exitoso, un gerente debe mantenerse dentro del presupuesto definido originalmente. El seguimiento del presupuesto incluye garantizar que los salarios, los materiales y otros costos estén dentro del alcance. De manera similar, un gerente debe realizar un seguimiento de cuánto tiempo lleva cada paso y compararlo con el cronograma original.

Cambiando cuando sea necesario

Si hay cambios a lo largo del proyecto, un gerente debe poder identificarlos y actualizar el plan. Por ejemplo, si el equipo de un gerente completa un paso mucho más rápido de lo previsto, puede ajustar el cronograma para una fecha de finalización anterior.

Consejos de gestión

Hay ciertas habilidades que puede aprender a mejorar como gerente. Considere estos consejos para ayudarlo a construir una base para realizar con éxito las cuatro funciones de gestión:

Fomentar la comunicación abierta

La comunicación es necesaria para transmitir información a su equipo. Además, tener una línea abierta de comunicación permitirá que su equipo se sienta cómodo al acercarse a usted en busca de ayuda. Mientras trabaja en su próximo objetivo con su equipo, asegúrese de actualizar continuamente al equipo para que puedan realizar sus tareas.

Proporcionar y aceptar comentarios

Brindar comentarios constructivos ayudará a su equipo a comprender dónde se destacan y cómo pueden mejorar. También puede solicitar comentarios sobre su desempeño como gerente. Utilice la información que su equipo proporciona como guía sobre lo que funciona y lo que no.

Organice su propio espacio de trabajo y tiempo

Si bien la organización crea un ambiente de trabajo efectivo para su equipo, también es importante mantener su propio espacio y tiempo en orden. Mantenerse organizado lo ayudará a mantenerse enfocado en la meta y modelar el rasgo para su equipo.

Mantener registros

Considere mantener registros de los logros y contratiempos que encuentre a lo largo del proyecto. Escriba los pasos que conducen a un logro y cómo superó los obstáculos. Puede volver a consultar estos detalles en proyectos futuros para recordar qué debe hacer de nuevo y qué evitar.

Se Flexible

Durante la función de planificación, desarrolla un objetivo y las bases para completarlo. Sin embargo, puede encontrar desafíos inesperados que le obliguen a realizar cambios. Comprender que es posible que deba ajustar el presupuesto o cambiar un método lo ayudará a enfrentar esos desafíos y adaptarse al cambio.

Ser decisivo

Reúna y considere toda la información que pueda y tome una decisión informada. Incluso si su plan no funciona exactamente como esperaba, puede tomarlo como una oportunidad para aprender y mejorar.

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