Fomentar la participación en reuniones de equipo con esta agenda

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 24 de agosto de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 24 de agosto de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

Para la mayoría de los equipos, las reuniones de personal exitosas comienzan con una participación activa y objetivos claros. Con un fuerte compromiso, las reuniones del personal pueden contribuir al avance de los objetivos de la empresa y al empoderamiento de los miembros del equipo para lograr más en el trabajo. En este artículo, revisaremos cómo tener reuniones de personal efectivas y discutiremos por qué la participación activa es esencial para un equipo.

¿Qué hace una buena reunión de equipo?

Cuando sus compañeros de trabajo tienden a mantenerse ocupados y tienen poco tiempo disponible, es fácil suponer que la mejor reunión de equipo es aquella que cubre todos los objetivos lo más rápido posible. Si bien las discusiones breves son ciertamente eficientes, no siempre son el enfoque más efectivo. Para asegurarse de dejar a los asistentes con la sensación de que se valoran sus contribuciones, intente reservar suficiente tiempo para una reunión que priorice la participación.

Diseñar mejores reuniones de equipo implica utilizar el compromiso del equipo como marco para el éxito. Desde establecer objetivos y crear una lista de asistentes hasta desarrollar una agenda y una estrategia de seguimiento, concéntrese en crear un sentido de trabajo en equipo. Con esta estrategia se puede fomentar una mayor participación y motivación para colaborar.

Identificar el objetivo principal

Puede ser tentador programar reuniones permanentes o convocar una reunión cada vez que desee discutir un tema con un grupo más grande. Sin embargo, antes de agregar otra tarea a los calendarios de sus compañeros de trabajo, tómese un momento para identificar si una reunión es esencial. Si simplemente desea comunicarse con los miembros del equipo, considere si un correo electrónico grupal o un mensaje de chat en línea sería más efectivo. Si necesita hablar sobre un problema complejo o discutir los detalles de un gran proyecto, una reunión de equipo puede ser la opción ideal.

Una vez que haya determinado que necesita una reunión, identifique su objetivo principal. Por ejemplo, tal vez desee concluir la reunión con un cronograma para llevar a cabo el próximo gran proyecto de su equipo. Tal vez quiera ponerse de acuerdo sobre una decisión relacionada con un problema difícil. De cualquier manera, tenga una idea de lo que quiere lograr durante la reunión y compártala con otros asistentes. Naturalmente, cuando los miembros del equipo entiendan los objetivos generales, estarán más dispuestos a participar, especialmente si pueden contribuir a la resolución que busca.

Utilice un espacio que se ajuste a los objetivos de la reunión.

Después de establecer un objetivo, debe elegir un espacio que tenga sentido para sus metas. Si está planeando una reunión para todo el personal, necesitará una sala grande con muchos asientos y tecnología que permita a todos ver cualquier componente visual. Sin embargo, si tiene la intención de dirigir una pequeña reunión con unos pocos asistentes selectos, mantenga el espacio proporcional para fomentar la colaboración.

Además del tamaño del espacio, elija un lugar que tenga todo lo que necesitará para realizar reuniones de equipo. Elija una configuración que le permita al facilitador dirigir la reunión, como una sala de conferencias que permita que el líder tome la cabeza de la mesa.

Recuerde también tener en cuenta la tecnología. Si desea fomentar la participación en una gran multitud, considere tener micrófonos disponibles para que los asistentes puedan hacerse escuchar. Si desea alentar a los miembros remotos del equipo a participar, organice una videoconferencia para que todos los asistentes tengan las mismas oportunidades de participar.

Elige a los asistentes adecuados

Antes de anunciar una reunión, considere cuidadosamente a los asistentes. Si planea cubrir políticas, procedimientos o problemas de recursos humanos que afectan a todos los miembros del personal, puede considerar invitar a todos. En otros casos, sin embargo, es posible que desee ser más selectivo. Naturalmente, las reuniones pueden ser más rentables con menos asistentes, pero las reuniones más grandes que incluyen tomadores de decisiones clave pueden resultar más rentables a largo plazo.

Para crear la lista ideal de asistentes, comience con el menor número de miembros del personal que necesite para lograr sus objetivos. Por ejemplo, es posible que necesite que los responsables de la toma de decisiones de los departamentos de marketing, diseño y contabilidad estén presentes para aprobar una campaña publicitaria para un próximo proyecto. Sin embargo, contar con una lista de asistentes más grande podría ayudarlo a obtener una perspectiva más amplia del proyecto. Considere invitar a otros miembros del personal de diferentes departamentos para fomentar una discusión más sólida.

Seleccione una hora de inicio y finalización razonable

Para diseñar una reunión efectiva, elija un momento conveniente para la mayor audiencia posible. Primero, considere lo que quiere lograr y cuánto tiempo llevará abordar cada elemento. Agregue tiempo extra para presentaciones y conclusiones, e incluya suficiente tiempo de discusión para que los asistentes tengan la oportunidad de contribuir. Estimar los tiempos de las reuniones será más fácil con la práctica.

Después de determinar cuánto tiempo necesitará, considere la hora adecuada del día para la reunión. Las discusiones creativas pueden ser más exitosas por la tarde, mientras que las reuniones de toma de decisiones pueden ser más efectivas antes de la hora del almuerzo.

Antes de enviar invitaciones a reuniones, revise los calendarios de citas de los principales participantes. Esto lo ayudará a evitar programar una reunión en momentos conflictivos, aumentar las tasas de aceptación de invitaciones y evitar la necesidad de reprogramar para acomodar al grupo. Independientemente de la hora que elija, siempre esfuércese por dar a los asistentes el mayor tiempo posible para que puedan prepararse.

Comparta la agenda de la reunión del personal

No importa cuándo o cómo estructure la reunión de su equipo, necesitará una agenda. Tener una agenda ayudará a que su reunión mantenga su rumbo.

Para crear una agenda, comience con una breve descripción del objetivo principal por el que trabajará. Mantenga esta sección en una sola oración y concéntrese en el resultado general. A continuación, considere los temas de la agenda de la reunión de personal que pretende cubrir. Junto a cada tema, mencione al presentador principal de cada uno y el contexto para ayudar a los asistentes a comprender lo que discutirá. Incluya la cantidad de tiempo que planea dedicar a cada tema.

Después de crear la agenda de la reunión de su equipo, compártala con los asistentes lo antes posible. Si ha asignado tiempo adicional para discutir temas relacionados, solicite a los asistentes que agreguen sus inquietudes o ideas a la agenda.

Ejemplo de agenda de reunión

Dar a los asistentes suficiente tiempo les permite prepararse y participar tanto como sea posible, lo que probablemente conducirá a una reunión más productiva para todos los asistentes. Use esta plantilla de agenda de reuniones de personal para comenzar.

Agenda de la reunión

Fecha:
Tiempo:
Facilitador:
Tomador de notas:
Asistentes:

Objetivo de la reunión:

Tema 1:
Presentador:
Tiempo asignado:

Tema 2:
Presentador:
Tiempo asignado:

Tema 3:
Presentador:
Tiempo asignado:

Elemento de acción 1:
Fiesta responsable:
Plazo:

Elemento de acción 2:
Fiesta responsable:
Plazo:

Elemento de acción 3:
Fiesta responsable:
Plazo:

Pida a los miembros del personal que se registren

Al comienzo de la reunión, permita unos minutos para que los asistentes se comuniquen con el grupo, especialmente si ha diseñado una discusión de equipo más pequeña. Dar este paso les da a los asistentes la oportunidad de establecer sus razones para asistir, reiterar sus contribuciones y participar en el resultado de la reunión.

Si necesita cumplir con una agenda larga en poco tiempo, mantenga breve el proceso de registro. Simplemente pida a los asistentes que indiquen su papel en el proyecto en cuestión. Si ha asignado tiempo extra, pida a los asistentes que informen a otros sobre su progreso desde la última discusión, o solicite que compartan lo que quieren lograr durante la reunión. Para fomentar el trabajo en equipo, pida a los asistentes que mencionen las contribuciones que han apreciado de otros miembros del equipo.

Aclarar los roles administrativos

Ya sea que esté convocando una reunión de todo el personal o diseñando una reunión de equipo más pequeña, no puede asumir que el líder guiará automáticamente la agenda y que alguien más tomará notas detalladas. En cambio, es esencial aclarar los roles antes de llamar al orden a la reunión. Primero, determine un facilitador de la reunión. La persona en este rol clave dirigirá la reunión, guiará a los asistentes a través de la agenda y pedirá a los participantes que contribuyan.

Luego, confirme quién será el responsable de tomar notas durante la reunión. La persona en esta función administrativa debe tener cuidado de anotar las principales contribuciones, las decisiones importantes, los elementos de acción y las asignaciones de seguimiento junto con el momento de cada uno. En la mayoría de los casos, el anotador también se encargará de distribuir el acta después de la reunión.

Invita a todos a contribuir

Incluso si programó el momento óptimo, creó una agenda eficaz e invitó a los miembros del personal adecuados, las barreras de comunicación comunes pueden impedir que algunos asistentes contribuyan tanto como usted quisiera. Para fomentar la participación, pruebe algunas tácticas clave.

Solicitar actualizaciones

Aconseje a los asistentes que preparen las contribuciones con anticipación. Durante la reunión, llame a los miembros del personal para proporcionar actualizaciones o hacer preguntas. Puede recibir respuestas ensayadas, pero ayudará a los miembros del equipo a sentirse esenciales para el equipo.

Incluir a todos los asistentes

Tome nota de las contribuciones de cada asistente y trate de no terminar la reunión sin pedirles a todos que participen. Si ha incluido empleados nuevos o miembros del personal introvertidos, pregúnteles sobre el problema desde su perspectiva. Generará confianza y brindará a los asistentes una visión más completa del tema en cuestión.

Discusiones rápidas y multifacéticas

Algunos asistentes pueden preferir responder preguntas sencillas, pero otros pueden preferir reflexionar sobre cuestiones más abstractas. Para dar a todos los tipos de participantes la oportunidad de contribuir, asegúrese de abordar un problema de múltiples maneras. No dude en realizar consultas de seguimiento o expresar curiosidad para provocar discusiones más profundas y un mayor sentido de trabajo en equipo.

Termine con elementos de acción y próximos pasos

Para que cualquier reunión de equipo sea lo más efectiva posible, no archive los problemas cuando finalice la reunión. Siempre finalice las reuniones con una lista de elementos de acción o asignaciones para alentar la participación continua de los miembros clave del equipo.

Planee terminar la reunión con tiempo de sobra

Para asegurarse de que tendrá tiempo para este paso esencial, planee concluir todas las discusiones y negocios al menos cinco minutos antes de que finalice la reunión. Luego use los minutos restantes para evaluar y planificar.

Revisa y confirma

Primero, revise brevemente lo que se logró en la reunión, incluidas las decisiones importantes y el progreso en temas clave. Luego, confirma si has logrado todos los objetivos que te propusiste al comienzo de la reunión. Si quedan objetivos, aclare cuándo y cómo los abordará, incluso si volverá a visitarlos en una reunión futura o si los asignará a empleados individuales.

Delegar tareas

Luego, cubra las tareas principales que los miembros del personal abordarán después de que finalice la reunión, incluida la investigación de problemas, la formación de equipos dedicados o la preparación de informes. Confirme los cronogramas para cada elemento para asegurarse de que cada miembro del equipo salga de la reunión con una lista de tareas pendientes.

Distribuir documentación

Después de terminar la reunión, cree y distribuya las actas de la reunión lo más rápido posible. Dado que las actas de las reuniones deben incluir los siguientes pasos, los equipos tendrán documentación de sus elementos de acción para que puedan abordarlos de la manera más efectiva posible.

Desde elegir el espacio y el momento adecuados hasta crear una agenda y participar activamente, celebrar una reunión de personal efectiva puede ayudar a los compañeros de trabajo a lograr más juntos. Refina tus habilidades de trabajo en equipo para que las reuniones de su equipo sean más exitosas que nunca.

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