Facturación Progresiva: Definición, Beneficios, Pasos y Consejos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Cuando una empresa y un cliente quieren construir un contrato de proyecto, es importante que consideren el plan de pago que mejor se ajuste a las condiciones del acuerdo. Un método viable es el sistema de facturación progresiva, que permite que el contratista reciba pagos regulares, por lo que el cliente no tiene que pagar una gran suma. Familiarizarse con este sistema de pago puede ayudarlo a implementarlo para las necesidades de su negocio y proyecto. En este artículo, discutimos qué es la facturación de progreso, examinamos qué incluir en ella, revisamos por qué es beneficiosa y exploramos cuatro pasos sobre cómo usarla, incluidos consejos.

¿Qué es la facturación de progreso?

La facturación progresiva es un sistema de facturación donde un cliente envía sus pagos periódicos a la empresa contratante hasta la fecha actual. Una empresa prepara y envía múltiples facturas de progreso, cada una en diferentes puntos a lo largo del ciclo de vida de una tarea crítica. Este tipo de sistema de facturación es común para proyectos a largo plazo o de gran presupuesto porque permite que la empresa o el contratista financien el proyecto de forma continua. Dado que el contratista factura a su cliente de forma incremental a lo largo de todo el proyecto, debe acordar un cronograma de pago definitivo, asegurando que el cliente tenga los medios para pagarlo cada vez.

¿Qué incluyen en la facturación progresiva?

Por lo general, las facturas de progreso son más concluyentes cuando incluyen elementos que el contratista y el cliente acuerdan antes de que comience cualquier tipo de trabajo. Es probable que esto varíe según el proyecto específico y las necesidades de financiación. Hay algunos elementos comunes para incluir, tales como:

  • Monto original del contrato para todo el proyecto

  • Importe total que ha pagado el cliente, hasta la fecha actual

  • Porcentaje de trabajo completado

  • Cambios aprobados y monto adeudado ajustado para reflejar esas modificaciones

  • El saldo restante que el cliente debe al final del proyecto

¿Por qué es beneficiosa la facturación progresiva?

El uso de la facturación progresiva ofrece muchos beneficios, entre ellos:

  • Establece expectativas: La facturación progresiva puede ser beneficiosa para ambas partes porque establece expectativas financieras sobre cuánto va a pagar el cliente y cuándo va a realizar cada uno de sus pagos. Esto ayuda a minimizar cualquier confusión posterior, ya que todos conocen el contrato y lo han aceptado.

  • Calcula los cambios: la facturación de progreso es un sistema capaz que permite al contratista tener en cuenta los cambios del proyecto y otras condiciones que pueden alterar el costo total del proyecto. Esto significa que puede calcular fácilmente los costos adicionales de cualquier desarrollo de proyecto nuevo y presentarlo al cliente para revisión financiera y cumplimiento.

  • Seguimiento de proyectos a largo plazo: este sistema de pago es beneficioso para el seguimiento de proyectos a largo plazo porque permite que todas las partes cumplan con sus obligaciones financieras y presupuestarias durante un período prolongado. Esto puede ayudar al contratista a implementar una medida de seguridad en caso de desafíos o barreras del proyecto.

  • Divide las cuentas grandes: las cuentas grandes generalmente albergan grandes pagos que un cliente debe cumplir en algún momento, pero la facturación progresiva les permite prepararse mejor para este alto costo. El contratista o empresa también se beneficia porque no tiene que esperar mucho tiempo para recibir sus cuotas de estas cuentas, brindándole una mayor flexibilidad financiera.

  • Uso en toda la industria: el sistema de pago de facturación progresiva es accesible para casi cualquier persona porque es fácil de usar y bastante accesible. Prácticamente cualquier industria puede implementarlo, como negocios, construcción, servicios financieros e incluso autónomos individuales que tienen un flujo de trabajo y una clientela estables.

  • Evita la financiación inicial: dependiendo de la escala del proyecto, algunas iniciativas pueden tener costos iniciales muy altos que los clientes deben pagar, lo que les dificulta alcanzar sus objetivos comerciales. La facturación de procesos permite a los clientes evitar un gran pago de fondos por adelantado para que puedan comenzar a obtener el servicio que necesitan de inmediato.

  • Ayuda a pagar los gastos: si una empresa recibió un pago al principio, puede ser más difícil para ellos tener en cuenta los costos inesperados que aún no han ocurrido. Dado que la facturación progresiva les proporciona pagos más pequeños durante todo el proyecto, el contratista puede gestionar mejor los gastos inmediatos, como la recarga de recursos, materiales y herramientas.

  • Realiza un seguimiento de hitos específicos: si un proyecto es grande y duradero, puede ser un desafío realizar un seguimiento del progreso y los desarrollos. La facturación progresiva puede facilitar el seguimiento de cada hito que cumple el cliente, ya que cada nuevo pago indica dónde se encuentra en el proceso.

  • Aumenta la confianza: si un contratista o empresa recibe continuamente sus pagos sin demoras ni problemas, esto puede ayudar a aumentar su confianza en el servicio que está brindando. Un cliente puede ver cómo se desarrolla el progreso del proyecto, haciendo sus pagos periódicos para mostrar satisfacción con la calidad y el nivel de trabajo que está recibiendo.

  • Mejora la resolución de problemas: el uso de un sistema de facturación de progreso puede ayudar a resolver problemas de manera más eficiente porque no tiene que esperar un momento específico para abordar cualquier problema financiero. Los pagos frecuentes y constantes permiten que el cliente y la empresa manejen mejor cualquier problema que surja de manera oportuna para que puedan continuar con el proyecto.

  • Mejora la toma de decisiones: cuando una empresa tiene un sistema de pago acordado en uso, puede planificar con anticipación y tomar decisiones comerciales más informadas en función de las expectativas establecidas. Los clientes también se benefician de la facturación de procesos porque les permite planificar en torno al presupuesto que han reservado para el proyecto.

Cómo usar la facturación progresiva

Aquí hay cuatro pasos para ayudarlo a usar la facturación progresiva:

1. Negociar el contrato original

Organice una reunión con el cliente para discutir y negociar el costo del contrato inicial. Esto representa el monto total facturable para todo el proyecto. También puede usar esta etapa para determinar la frecuencia de pago, el método para transferir esos fondos y otros términos básicos de facturación.

2. Desarrolle una línea de tiempo de progreso

El siguiente paso es crear una línea de tiempo para la tarea o proyecto. Segmente su proyecto en varias etapas, desde el inicio hasta la finalización, utilizando porcentajes. Además, identifique cualquier tiempo, recursos, información y materiales que necesita para completar cada etapa. Estos elementos se incluyen en el plan de pago más adelante.

3. Determinar los hitos de progreso

Identifique cada hito que alcance dentro del proyecto y luego alinéelo con un porcentaje de progreso específico. Por ejemplo, si hay cuatro hitos dentro de un proyecto, cada hito representa un 25 % de finalización del proyecto. Si correlaciona cada hito con el plan de pago, el cliente paga el 25 % en cada punto de progreso, lo que culmina en un pago final al final del proyecto.

4. Emitir las facturas de facturación de progreso

Una vez que comience a trabajar en el proyecto, puede comenzar a emitir las facturas de progreso de forma incremental. Revise el progreso del proyecto y aborde cualquier cambio en el alcance del trabajo modificando la factura de facturación para que se ajuste a los nuevos ajustes del proyecto. Finalice el proyecto y luego reciba el pago para concluir la última transacción de progreso.

Sugerencias para usar la facturación progresiva

Aquí hay algunos consejos adicionales para ayudarlo a usar la facturación progresiva:

  • Considere la situación financiera del cliente y cree un plan de pago que pueda pagar de manera constante, al mismo tiempo que cumple con los requisitos de su presupuesto.

  • Tenga en cuenta cualquier posible contratiempo del proyecto.

  • Planifique con anticipación y desarrolle algunas medidas de seguridad en caso de que el cliente no realice los pagos de facturación del progreso.

  • Alinee el plan de facturación de progreso con sus puntos de referencia para que pueda realizar un mejor seguimiento de cómo se desarrolla el proyecto.

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