Factura Proforma: Definición, Ejemplos y Preguntas Frecuentes

Por el equipo editorial de Indeed

29 de octubre de 2021

Las empresas envían una factura proforma a sus clientes o clientes cuando quieren tener claro qué bienes o servicios van a proporcionar. Una factura proforma difiere de los documentos relacionados, como una factura comercial, una orden de compra o una cotización. Las facturas proforma se utilizan con mayor frecuencia para las empresas que envían mercancías, especialmente cuando esas mercancías se envían internacionalmente porque la factura proforma puede ayudar con el proceso de aduanas. En este artículo, definimos qué es una factura proforma, discutimos cómo funciona, la comparamos con documentos similares, brindamos ejemplos y respondemos preguntas frecuentes.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura de venta que una empresa emite a un cliente para crear un acuerdo formal con respecto al costo de los bienes o servicios solicitados. No es una solicitud de pago. Si bien los detalles de una factura proforma pueden cambiar debido a las fluctuaciones en los precios o las cantidades de los bienes, las empresas y los clientes generalmente los tratan como documentos vinculantes.

¿Cómo funciona una factura proforma?

La factura proforma e incluye información como:

  • Nombres de las entidades involucradas

  • Terminos de entrega

  • Descripciones de productos

  • Clasificaciones de productos según sea necesario para la aduana

  • precios de los productos

  • Fecha de vencimiento de la factura proforma

Si la entidad que compra los bienes o servicios acepta los términos de la factura proforma, se lo informará a la empresa vendedora y ambas partes aceptan la factura proforma como cotización. A continuación, la empresa vendedora proporciona los bienes y servicios de acuerdo con los términos de la factura proforma y, al finalizar, envía una factura regular al comprador.

Factura frente a factura proforma

Una factura normal se diferencia de una factura proforma en algunos aspectos clave:

  • Propósito: A diferencia de una factura regular, la factura proforma no es una solicitud de pago, aunque la organización de compras puede realizar un pago en función de los costos que figuran en la factura proforma.

  • Tiempo: una empresa envía una factura regular al finalizar la prestación de servicios o un envío de bienes, mientras que generalmente envía una factura proforma antes de proporcionar cualquier bien o servicio.

  • Términos: si bien una factura proforma suele ser un acuerdo vinculante, la mayoría de las partes involucradas son conscientes de que ciertos términos pueden cambiar a medida que la empresa vendedora entrega el pedido. Una factura regular es más legalmente vinculante, y las empresas vendedoras esperan que las empresas compradoras cumplan con los términos.

  • Contabilidad: Los contadores incluyen las facturas periódicas en los cálculos y presupuestos, mientras que una factura proforma no es un documento contable. Por lo tanto, las empresas no siempre tienen en cuenta las facturas proforma a efectos contables, pero existe un software de contabilidad que puede ayudar con esto.

Orden de compra frente a factura proforma

La empresa compradora envía una orden de compra a la empresa vendedora para solicitar una determinada cantidad de bienes o servicios, pero es la empresa vendedora la que envía una factura proforma a la empresa compradora. Un acuerdo de compra, como una factura regular, es un acuerdo legalmente vinculante, mientras que una factura proforma no es tan vinculante.

Ejemplos

Aquí hay dos ejemplos de cómo podría funcionar una factura proforma:

Ejemplo 1: Bienes

Jacobs Office Supply Company ha recibido un pedido de un cliente extranjero de 10.000 cajas de chinchetas. Para confirmar el pedido y mostrar todos los gastos de envío, impuestos y tasas de aduana, Jacobs envía a su cliente una factura proforma. La factura proforma tiene el nombre y la información de contacto de ambas empresas involucradas, una descripción del artículo para las tachuelas, la cantidad de tachuelas, el costo de las tachuelas, las fechas estimadas de envío, las condiciones de pago, los costos de envío a la ubicación del cliente, los impuestos aplicables y los aranceles aduaneros. .

Al recibir la factura proforma, el cliente de Jacobs confirma que todavía quiere las chinchetas y que la información en la factura proforma es correcta y aceptable. Aprueban la factura proforma y Jacobs procede con el pedido.

Cuando Jacobs envía el pedido fuera de su almacén, utilizan su software de contabilidad para convertir la factura proforma en una factura final que envían a su cliente para solicitar el pago. También envían la factura final a la aduana para que su envío sea procesado cuando cruza una frontera internacional.

Ejemplo 2: Servicios

Keisha es una diseñadora web independiente que Tennant Publishing contrata para sus servicios. Para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el alcance de sus servicios, prepara una factura proforma que detalla para qué la ha contratado Tennant Publishing.

Su factura proforma incluye una línea de pedido para cada uno de los múltiples servicios que brinda, incluido el diseño del logotipo, el diseño del sitio web, la compra de imágenes de archivo, la subcontratación de un escritor para la copia del sitio web, la optimización de SEO y el trabajo especializado en la sección de la tienda del sitio web. Ella separa estos artículos por tasa de pago y horas necesarias para completar cada tarea.

No hay costos de envío ni impuestos incluidos en la factura proforma de Keisha, pero no es una factura final porque aún no ha completado el trabajo. Las horas que dedica a cada servicio pueden diferir de la factura proforma a la factura final. Aun así, la factura proforma les ayuda a ella ya Tennant Publishing a estimar el costo del proyecto. Cuando completa el proyecto, verifica la cantidad de horas para cada servicio y envía una factura completa a Tennant.

Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma

Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre las facturas proforma:

¿Las facturas proforma son requeridas por la aduana?

La aduana requiere facturas comerciales, que son un tipo diferente de documento. La aduana no requiere facturas proforma, pero pueden ser útiles para el proceso general de envío de mercancías a otro país. La aduana puede estimar los cargos utilizando una factura proforma, lo que puede permitir que una empresa vendedora incluya esos cargos en la factura proforma para su cliente.

¿Está bien si el costo total cambia de la factura proforma a la factura final?

Si el costo total cambia desde que una empresa emite una factura proforma hasta que envía una factura final, es posible que el cliente quiera saber por qué. Por ejemplo, si la factura proforma tenía una tarifa de envío que cambió debido a circunstancias imprevistas, es poco probable que moleste al cliente. Sin embargo, si hay un gran cambio en el costo que no se puede explicar o si no reciben la cantidad de bienes que figuran en la factura proforma, es posible que no estén satisfechos.

¿Cómo se manejan los pagos cuando se envían para facturas proforma?

Un cliente puede decidir realizar un pago por el costo de los bienes o servicios enumerados en la factura proforma antes de recibir esos bienes o servicios y la factura final. El software de contabilidad puede ayudarlo a registrar esto, y una vez que la empresa vendedora crea la factura final, debería ser posible que el vendedor atribuya el pago a la factura correcta. Dado que las facturas proforma no son técnicamente documentos contables, las empresas que aceptan pagos en facturas proforma deben tener un plan establecido sobre cómo maneja exactamente la empresa esos pagos.

¿Son necesarias las facturas proforma a la hora de prestar servicios?

Las personas o empresas que brindan servicios y no bienes pueden estar familiarizadas con las diversas opciones para crear un acuerdo de servicios con un cliente. Estos incluyen una cotización, un contrato o una factura proforma. Cada negocio individual debe decidir qué formato de acuerdo funciona mejor para lo que se proporciona. Por lo general, es bueno tener algún tipo de acuerdo cuando se brindan servicios para que todas las partes involucradas estén al tanto de lo que hace el proveedor de servicios y cuánto cobra.

Si el individuo o la empresa proporciona una cotización o un contrato, a menudo no es necesario que envíe una factura proforma a su cliente. Es útil determinar qué es estándar en esa industria y qué preferirían los clientes.

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