Estado del proyecto: definición y métricas clave para realizar un seguimiento

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Las organizaciones llevan a cabo diferentes proyectos simultáneamente para lograr los objetivos de negocio. Cada proyecto empresarial tiene sus propios puntos de referencia y estándares que indican el éxito del proyecto. Monitorear y administrar la salud de un proyecto a lo largo de su desarrollo puede ayudar a identificar y controlar los riesgos, mejorar la calidad de los entregables y garantizar la finalización a tiempo. En este artículo, explicamos qué es el estado del proyecto, revisamos cómo el estado del proyecto puede afectar un negocio y brindamos estrategias para monitorear el estado del proyecto.

¿Qué es la salud del proyecto?

La salud del proyecto es el estado de la funcionalidad general de un proyecto y el progreso hacia una finalización exitosa. La salud del proyecto puede incluir el éxito financiero, la productividad de los empleados, la capacidad de cumplir con los plazos, la elaboración de presupuestos y la calidad de las asignaciones. Para evaluar el estado del proyecto, los profesionales de negocios realizan comprobaciones del estado del proyecto que revisan si cada elemento de un proyecto cumple con las expectativas. Puede realizar comprobaciones de estado del proyecto a intervalos regulares para realizar un seguimiento del estado del proyecto a lo largo del tiempo, o realizar comprobaciones de estado únicas para identificar problemas y áreas de mejora.

¿Por qué es importante la salud del proyecto?

Tener proyectos comerciales saludables y realizar un seguimiento de la salud del proyecto es importante porque la salud de un proyecto puede tener un impacto directo en la satisfacción del cliente, la productividad de los empleados y el éxito comercial. Cuando un proyecto es saludable, puede confiar en lograr resultados ideales y dirigir los recursos de la empresa hacia otras iniciativas. Monitorear la salud del proyecto también puede ayudarlo a determinar la efectividad de las estrategias, técnicas y flujos de trabajo del proyecto.

La realización de evaluaciones de la salud del proyecto proporciona a los gerentes y partes interesadas información sobre el desarrollo y el crecimiento de un proyecto. Recopilan información sobre lo que necesita mejorar y qué elementos del proyecto tienen la mayor tasa de éxito. Las comprobaciones proactivas del estado del proyecto le permiten identificar riesgos y desafíos y realizar cambios antes de que influyan en el resultado del proyecto.

Elementos de la salud del proyecto

Dependiendo de varios factores, como el tipo, el alcance y los objetivos del proyecto y el tamaño de su organización, hay varios elementos clave para evaluar durante los controles de salud. Aquí hay cinco elementos clave para revisar al realizar controles de salud:

  • Consistencia: determine si cada aspecto del proyecto se ajusta a las políticas, estándares y mejores prácticas de la organización. Tener técnicas y entregables uniformes garantiza que los equipos puedan producir resultados consistentes y confiables para los clientes.

  • Financiación y control de proyectos: seguir un presupuesto, validar las compras y controlar los gastos del proyecto es una parte importante de un control de salud. Los proyectos saludables cumplen con las expectativas iniciales sobre gastos e ingresos, lo que permite una asignación efectiva de recursos.

  • Alineación de objetivos: los proyectos saludables conectan cada tarea, asignación y acción con objetivos organizacionales más amplios. Los controles de salud del proyecto determinan si los objetivos de cada proyecto coinciden con la misión general de la empresa.

  • Eficiencia del equipo: la forma en que funciona un equipo es un elemento crítico de la salud del proyecto. Las interacciones entre los miembros del equipo, los métodos de comunicación y la distribución de responsabilidades pueden afectar la calidad del proyecto y el éxito general.

  • Evaluación de riesgos: para que un proyecto sea saludable, es importante conocer los riesgos y cómo prevenirlos. Los proyectos con niveles de alto riesgo pueden requerir más atención y monitoreo para mantenerse saludables.

Roles que supervisan el estado del proyecto

Hay muchos puestos que tienen un papel en el seguimiento de la salud del proyecto y la realización de ajustes para promover resultados exitosos. Hay dos funciones clave que gestionan activamente el estado del proyecto:

Gerente de proyecto

El director del proyecto se asegura de que un equipo de proyecto logre sus objetivos dentro del plazo y el presupuesto originales. Durante la fase de planificación, el gerente del proyecto establece objetivos y asigna suficientes recursos financieros, humanos y tecnológicos para lograr esos objetivos. Durante un proyecto, el director del proyecto delega tareas y ajusta los recursos para facilitar flujos de trabajo fluidos y superar desafíos. Algunas de las funciones de un gerente de proyecto incluyen:

  • Desarrollar el plan del proyecto

  • Reclutar a los miembros ideales del equipo del proyecto

  • Liderar y gestionar el equipo del proyecto.

  • Gestionar los entregables del proyecto.

  • Determinar las fases del proyecto y crear un cronograma

  • Asignar roles y tareas a los miembros del equipo del proyecto

  • Dar informes a la alta dirección sobre el progreso del proyecto.

Analista de negocios

En general, el papel de un analista de negocios es brindar a las organizaciones recomendaciones que ayuden a mejorar los resultados comerciales. Los analistas comerciales pueden ayudar con el desarrollo general de la empresa o brindar asesoramiento para mejorar la salud del proyecto para cuentas importantes. Las contribuciones de los analistas comerciales ayudan a maximizar los resultados del proyecto al resolver problemas o mejorar el desempeño de los empleados. Los deberes de un analista de negocios en la gestión de proyectos incluyen:

  • Ayudar a definir el proyecto y sus objetivos.

  • Sugerir mejoras en el proceso

  • Explore el entorno del proyecto para identificar activos y desafíos.

  • Desarrollar planes de acción para aprovechar las oportunidades y mitigar los riesgos.

  • Documentar los requisitos comerciales

  • Verificar que los resultados del proyecto cumplan con los requisitos deseados

Métricas para monitorear la salud del proyecto

Monitorear la salud del proyecto es un componente crucial del éxito del proyecto y las contribuciones a los objetivos comerciales. Una de las mejores formas de optimizar los resultados del proyecto es recopilar datos sobre indicadores clave de rendimiento (KPI). Estas métricas proporcionan evidencia estadística de la salud de un proyecto utilizando detalles comerciales medibles. Los buenos KPI para el seguimiento del estado del proyecto cumplen estos criterios:

  • Simple: los KPI deben ser fáciles de entender para que todos los miembros del equipo del proyecto puedan interpretar el estado del proyecto.

  • Relevante: use métricas que se conecten con los objetivos del proyecto y los aspectos de la salud del proyecto que desea evaluar.

  • Medible: las métricas de salud del proyecto útiles tienen procesos claros para recopilar y calcular datos.

Algunos de los KPI que puede usar para realizar un seguimiento del estado del proyecto incluyen:

Valor planificado

También conocido como costo presupuestado del cronograma de trabajo (BCWS), el valor planificado es el costo que espera gastar a medida que cumple con los puntos de referencia de finalización. Le brinda información sobre los costos esperados del proyecto en cualquier punto del desarrollo del proyecto, que puede comparar con los costos reales durante el proyecto. Al medir el valor planificado, tenga en cuenta la tasa de finalización del proyecto y el presupuesto total asignado. Puede medir el valor planificado utilizando la siguiente fórmula:

Valor planificado = (porcentaje planificado de finalización del proyecto) x (presupuesto)

Por ejemplo, si tiene un presupuesto total de $200 000 y desea calcular el valor planificado a la mitad del proyecto, use este cálculo:

Valor planeado = 50% x $200,000

De acuerdo con el cálculo, el valor planificado del proyecto al 50 % de finalización es de $100 000. Puede usar este número para determinar cuánto del presupuesto se gastará en cada objetivo del cronograma del proyecto.

Valor agregado

El valor ganado, o costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP, por sus siglas en inglés), es un punto de referencia que describe cuánto de un presupuesto corresponde a las tasas de finalización del proyecto. Mientras que el valor planificado rastrea los gastos esperados en varios puntos del proyecto, el valor ganado rastrea el presupuesto apropiado para el trabajo completado. La fórmula para calcular el valor ganado es:

Valor ganado = (porcentaje real de finalización del proyecto) × (presupuesto)

Por ejemplo, si su equipo de proyecto ha terminado en un 10% con un proyecto que tiene un presupuesto de $100,000, use esta pregunta:

Valor ganado = 10% x $100,000

Los gastos aprobados al 10% de finalización son de $10,000. Si los gastos reales son iguales o inferiores a $10 000 en el punto medio, el proyecto tiene buena salud financiera.

Costo real

El costo real es la cantidad de dinero que gastas en un proyecto. Es la suma de todas las transacciones relacionadas con el proyecto a medida que ocurren. Si su presupuesto para un proyecto es de $50 000 pero solo gasta $45 000, su costo real es de $45 000. Calcular el costo real le brinda una imagen clara de los gastos del proyecto para el trabajo realizado hasta la fecha.

Variación de horario y costo

La variación del cronograma y la variación del costo son métricas complementarias que explican cómo los costos reales y las fechas de presentación se comparan con el presupuesto y la fecha límite esperados. La variación del cronograma (SV) indica si el proyecto está dentro del cronograma. Si la cantidad es positiva, el proyecto tiene buena salud. La variación de horario negativa indica problemas de horario. Utiliza esta fórmula:

Variación del cronograma = (valor ganado) – (valor planificado)

La variación de costos determina si el proyecto es financieramente saludable y cumple con las expectativas presupuestarias. La fórmula para calcular la variación del costo es:

Variación de costo = (valor ganado) – (costo real)

Tasas de utilización y realización

Las tasas de utilización y realización son dos métricas que le permiten determinar si está utilizando el tiempo de los empleados de manera eficiente. La tasa de utilización mide el uso de los recursos, como el total de horas de trabajo. Puedes calcularlo usando la siguiente fórmula:

Tasa de utilización = (total de horas facturadas) ÷ (total de horas facturables)

La tasa de realización es el formato porcentual del total de horas facturables en relación al total de horas disponibles en porcentaje:

Tasa de realización = (total de horas facturadas) ÷ (total de horas facturables)

Margen de beneficio bruto

El margen de beneficio bruto de un proyecto identifica la rentabilidad y el potencial de ingresos de un proyecto. Explica cuánto gana al por menor de cada proyecto después de los costos y gastos. Calcule el margen de beneficio bruto utilizando esta fórmula:

Margen bruto = (ingresos – costos) ÷ (ingresos) × 100

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