Estado de cuenta vs Factura: ¿Cuál es la diferencia?

Por el equipo editorial de Indeed

1 de diciembre de 2021

Los estados de cuenta y las facturas son documentos financieros comunes que realizan un seguimiento de las compras y el dinero adeudado. Los estados de cuenta y las facturas registran información valiosa y sirven como prueba de las transacciones. En este artículo explicamos qué es un estado de cuenta y una factura, cómo se utilizan en los negocios y cuáles son sus diferencias.

¿Qué es una declaración?

Un estado de cuenta es un documento que enumera todas las transacciones realizadas con una empresa durante un tiempo determinado, como un mes o un trimestre. Un estado de cuenta es útil para presupuestar, realizar un seguimiento de los gastos y obtener una visión general de las compras. Como cliente, los estados de cuenta lo ayudan a comprender sus hábitos de gasto. Para el dueño de un negocio, las declaraciones son herramientas útiles para comprender la actividad de su negocio y su desempeño general.

Por ejemplo, el Cliente A recibe un estado de cuenta de su empresa que enumera todo lo que se compró durante el último mes, incluidos los pagos, los créditos y el saldo. Su empresa envió el estado de cuenta para reconocer esas compras y ahora puede esperar el pago.

Una declaración típica incluye:

  • Nombre del cliente

  • Nombre del proveedor

  • Flujo de fondos

  • Saldo actual

  • beneficios

  • Gasto

  • Información del contacto

  • Período de información

Recibir una declaración

Es posible que reciba un estado de cuenta con una lista de todas las transacciones que tuvo con una empresa durante el período del informe. Esto se puede hacer electrónicamente o por correo. Una declaración puede incluir una factura de pago o simplemente puede ser una lista de transacciones. Lo que es más importante, contiene la información más actualizada disponible cuando se envió con respecto a su cuenta.

Por ejemplo, se le envía mensualmente un estado de cuenta de la tarjeta de crédito con una lista de todas las transacciones que realizó con la tarjeta y cuánto le debe ahora a la empresa. O tal vez reciba un extracto bancario mensual que enumera toda la actividad (depósitos, retiros, tarifas, etc.) de su cuenta bancaria. Se le envía únicamente con fines informativos.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento financiero que detalla los productos o servicios que una empresa le proporcionó y que ahora se espera que pague. Por lo general, se le presenta cuando se proporcionan los bienes o servicios. Las facturas le permiten a usted y al vendedor realizar un seguimiento de los gastos y mantener registros organizados de clientes y compras. Una vez que paga su factura, recibe un recibo.

Una factura típica incluye:

  • nombre del comprador

  • Nombre del proveedor

  • Fecha de compra

  • Precio de los artículos

  • Lista de bienes o servicios proporcionados

  • Monto actual adeudado

  • Información del contacto

  • Período de información

Recibir una factura

Una empresa envía una factura cuando recibe un producto o servicio que aún no ha pagado. La factura sirve como comprobante de compra y como recordatorio formal para pagar al proveedor. es básicamente un factura por servicios prestado. Los proveedores pueden enviarlo en mano con la entrega o el servicio o por correo electrónico o postal.

Por ejemplo, su empresa pide varias cajas de lechuga a un agricultor local. Cuando se entrega la lechuga, se le entrega una factura para el pago de acuerdo con su acuerdo con el agricultor. Es posible que desee el pago inmediato o que le extienda el crédito hasta fin de mes.

Diferencias entre un estado de cuenta y una factura

Hay varias diferencias clave entre un estado de cuenta y una factura.

Propósito del documento

Una factura es la documentación de un vendedor a un comprador solicitando el pago de productos o servicios específicos. Cuando una empresa le envía una factura, oficialmente le piden que pague algo que aún no ha pagado.

Un estado es una contabilidad de las transacciones completadas durante un período determinado. Puede incluir cargos que no han sido pagados o saldos adeudados. Un estado de cuenta no es una factura, pero puede incluir una factura de pago.

Información en el documento

Las facturas suelen incluir información sobre servicios o productos proporcionados en un momento específico. Por ejemplo, un plomero le entrega una factura por los suministros y la mano de obra utilizada para reparar un inodoro. Es básicamente una factura por su trabajo.

Los extractos enumeran todas las transacciones realizadas con una empresa durante un tiempo específico. Proporciona información para hacerle saber su situación financiera con ese negocio. Por ejemplo, un estado de cuenta le permite realizar un seguimiento de lo que compró el mes pasado. En el aspecto comercial, una empresa utiliza declaraciones para hacer coincidir las facturas y los recibos para realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos.

Frecuencia del documento

Por lo general, recibe una factura cuando debe dinero por un producto o servicio que se le proporcionó. Por ejemplo, llevas tu coche para un cambio de aceite. Cuando se completa el trabajo, recibe una factura que muestra cuánto aceite se agregó, el trabajo de mano de obra y el monto total adeudado. Pagas y te vas.

Los estados de cuenta generalmente se le envían en un horario establecido. Por ejemplo, normalmente recibe un extracto de la tarjeta de crédito mensualmente y un extracto de la inversión trimestralmente.

Apariencia del documento

Las facturas proporcionan información detallada sobre una compra o servicio específico. La cantidad de detalles varía según las necesidades de contabilidad de la empresa. Una factura normalmente es un documento de una página.

Una declaración proporciona detalles para un período completo en lugar de una sola instancia. Detalla todas las transacciones, ya sean pagadas o no pagadas. Por lo general, se organizan como listas que contienen proveedores, montos y fechas. Un estado de cuenta puede tener varias páginas dependiendo del número de transacciones.

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