Ejemplos de empleados estatutarios y consejos para la gerencia

Por el equipo editorial de Indeed

8 de julio de 2021

Como gerente, puede ser responsable de supervisar muchos tipos diferentes de empleados, según su industria y departamento. El IRS tiene algunas designaciones diferentes para empleados para procesos de retención de impuestos precisos, y una designación es el empleado estatutario. Comprender cuál es la designación de este empleado puede convertirlo en un gerente más informado y ayudarlo a supervisar y apoyar mejor a estos empleados. En este artículo, definimos qué es un empleado estatutario, brindamos algunos ejemplos de empleados estatutarios, cubrimos consejos para administrar de manera efectiva a los empleados estatutarios y respondemos algunas preguntas frecuentes para ayudarlo a obtener más información sobre esta designación del IRS.

¿Qué es un empleado estatutario?

Un empleado estatutario es un contratista independiente que una organización trata como empleado a efectos de retención de impuestos cuando cumple con condiciones específicas. Estos empleados completan el trabajo para una organización utilizando los propios suministros, herramientas, equipos y otros recursos de la organización. Los empleadores retienen los impuestos del Seguro Social y Medicare del pago de los empleados estatutarios si el trabajo de los empleados cumple con los siguientes requisitos:

  • El contrato de servicios para el empleado establece o implica que el empleado realiza todos los servicios principalmente por su cuenta.

  • El empleado no realiza una inversión significativa en equipos, herramientas, propiedad u otros recursos para completar los servicios, con la excepción del transporte hacia y desde los lugares de trabajo.

  • El empleado realiza los mismos servicios de manera continua, no solo una vez, para el mismo empleador o pagador.

Estos empleados reciben un W-2 de su empleador y pueden recibir los beneficios fiscales que obtienen los empleados 1099 (contratistas), como deducciones fiscales por gastos comerciales. A efectos fiscales, un empleado estatutario se trata como un empleado para los impuestos del Seguro Social y Medicare, también conocidos como impuestos FICA, y se trata como un contratista independiente cuando se trata de impuestos sobre la renta.

Ejemplos de empleados estatutarios

Estos son algunos ejemplos de empleados que se consideran empleados estatutarios:

  • Conductor: puede contratar a un agente o conductor a comisión que distribuya bebidas no lácteas, carne, verduras, frutas o productos de panadería o uno que recoja y entregue ropa o limpieza en seco. Estos empleados probablemente calificarían para el estatus de empleados estatutarios.

  • Vendedor de seguros: un empleado que es un vendedor de seguros de vida a tiempo completo que vende principalmente seguros de vida o contratos de rentas vitalicias, o ambos, para una empresa a menudo se considera un empleado estatutario.

  • Trabajador a domicilio: también conocido como trabajador a destajo o trabajador a domicilio, este empleado trabaja en casa para producir materiales o bienes que su organización suministra a los consumidores. Los materiales o artículos deben devolverse a usted oa alguien que usted designe para recuperar estos artículos, y usted determina cómo se debe realizar el trabajo.

  • Vendedor itinerante: si contrata a un vendedor itinerante o de ciudad de tiempo completo cuyo negocio principal es vender en nombre de su organización, entonces este empleado probablemente calificaría como empleado estatutario. Estos empleados entregan pedidos a su organización de empresas mayoristas, minoristas, contratistas, hoteles, centros turísticos, restaurantes u otras empresas similares que luego revenden esos productos o utilizan los materiales para producir sus propios productos.

Consejos para la gestión de los empleados estatutarios

Use los siguientes consejos para configurar y administrar empleados estatutarios y los requisitos financieros que conlleva tener estos empleados:

Reúnase con un profesional de impuestos

Como gerente, puede consultar al departamento de recursos humanos de la organización o al contador fiscal para obtener más información sobre los empleados estatutarios y hacer preguntas sobre cómo presentar la documentación correcta y seguir todas las reglas relacionadas con los turnos, las horas y los tipos de trabajo.

Si su organización subcontrata los servicios de nómina a un tercero, también puede comunicarse con los representantes de ese servicio para asegurarse de que usted y su empleado estatutario sigan todas las regulaciones.

escribir un contrato

Después de contratar a un empleado estatutario, proporcione un contrato que describa la relación empleado-empleador y las responsabilidades que ambos tienen en esa relación. Es probable que obtenga un contrato del departamento de recursos humanos o de nómina de su organización, pero si tiene que redactar el contrato usted mismo, asegúrese de consultar a un abogado para redactar el contrato.

Determinar el método de pago.

Al redactar el contrato, trabaje con el empleado y su departamento de recursos humanos para determinar si pagará al empleado a comisión, por pieza u otro sistema. La forma en que le paga a este empleado puede depender del tipo de servicios que brinde. Por ejemplo, si contrata a un vendedor como empleado estatutario, es probable que le pague una comisión, que es una forma común de pago para los vendedores. Si contrata a un trabajador a domicilio, puede pagarle por pieza que produzca.

Asegúrese de delinear claramente el método de pago en el contrato para que tanto usted como su empleado estén de acuerdo. Esto puede ayudar a establecer la confianza y la comprensión en las primeras etapas de la relación profesional.

Asegúrese de retener la cantidad correcta de impuestos

Si está administrando los impuestos del empleado estatutario, configure un sistema en el que retenga una parte de su pago para contabilizar los impuestos FICA y pague al IRS durante todo el año. Este proceso le permite pagar a lo largo del tiempo en lugar de pagar todo a la vez. Consulte las regulaciones del IRS sobre empleados estatutarios o un profesional de impuestos para asegurarse de sacar lo suficiente para los impuestos FICA.

Informar al empleado estatutario retiene impuestos FICA

Dado que la ley también debe pagar una parte de los impuestos FICA, informe a su empleado que también debe reservar dinero de cada cheque de pago para dar cuenta de estos impuestos. Esto puede ayudarlos a evitar una factura de impuestos cuando vayan a declarar sus impuestos. Puedes plasmar esta idea en el contrato de trabajo para que lo revisen antes de aceptar el empleo y verifiquen que entienden su responsabilidad.

Gestionar los turnos y horas de trabajo del empleado

Revise los códigos de impuestos del IRS para asegurarse de que solo le da a su empleado estatutario la cantidad correcta de horas para cumplir con las regulaciones. Una de las formas más sencillas de administrar turnos y horas es mediante el uso de una herramienta de programación con un seguimiento de tiempo y una función de control de costos de mano de obra. Esto puede ayudarlo a administrar el horario de su empleado estatutario y enviar estas horas para la nómina.

Preguntas frecuentes sobre los empleados estatutarios

Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre los empleados estatutarios para ayudarlo a comprender mejor esta designación:

¿Qué es un no empleado estatutario?

El no empleado estatutario es otra designación fiscal del IRS que es específicamente para empleados que técnicamente trabajan por cuenta propia pero que pueden trabajar con una organización. Solo tres tipos de profesionales entran en esta categoría: vendedores directos, agentes inmobiliarios autorizados y cuidadores acompañantes que no están empleados por una agencia de servicios.

¿Qué documentos necesita para contratar a un empleado estatutario?

Si desea contratar a un empleado estatutario para su equipo u organización, debe crear un contrato con ese empleado que describa la relación laboral en términos de los servicios continuos que brindarán, los recursos que su organización les brindará para completar sus servicios y su designación como empleado estatutario. También puede incluir una lista de impuestos que debe pagar como empleado estatutario.

Si bien no necesitarán completar un W-4, deben completar un W-9 y proporcionar su número de identificación fiscal.

¿Cómo se paga a un empleado estatutario y se retienen correctamente los impuestos?

Puede pagar a los empleados estatutarios de cualquier forma, como por comisión, por pieza o por servicio, independientemente del estado fiscal. Al igual que los contratistas independientes, los empleados estatutarios pagan sus propios impuestos sobre la renta. Eso significa que deben completar un W-9 en lugar de un W-4, que completan los empleados regulares de tiempo completo. A diferencia de los contratistas independientes, los empleados estatutarios obtienen un W-2 en lugar de un 1099.

Para determinar si debe retener los impuestos FICA, verifique si el trabajo del empleado cumple con los tres criterios de realizar los servicios por su cuenta, usar los recursos de la organización en lugar de los propios y recibir el pago de la misma persona por el mismo servicio. Además de los impuestos FICA, es posible que también deba retener impuestos según las regulaciones estatales y municipales.

¿Cuáles son los beneficios de ser un empleado estatutario?

Estos son algunos de los beneficios de ser un empleado estatutario:

  • Los empleados estatutarios solo tienen que pagar la parte del empleado de los impuestos FICA, a diferencia de los contratistas independientes que deben retener todos los impuestos requeridos.

  • Estos empleados presentan el Anexo C en lugar del Anexo A, lo que los hace elegibles para mayores deducciones de impuestos.

  • En determinadas situaciones, los empleados estatutarios pueden tener derecho a recibir un seguro de desempleo si pierden su trabajo.

Saber por qué los profesionales pueden querer trabajar con una designación legal de empleados puede ayudarlo a brindarles un mejor apoyo durante el tiempo que trabajan con usted.

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