Documentos por pagar frente a cuentas por pagar (con preguntas frecuentes)

Por el equipo editorial de Indeed

17 de noviembre de 2021

Dos términos que escuchará a menudo en contabilidad para describir cómo se registran las finanzas son “documentos por pagar” y “cuentas por pagar”. Los documentos por pagar se utilizan como una cuenta de pasivo para registrar el pago de una deuda, mientras que las cuentas por pagar se utilizan normalmente cuando una empresa compra bienes o servicios a crédito. En este artículo, explicamos los documentos por pagar y las cuentas por pagar y sus principales diferencias, además de responder algunas preguntas frecuentes.

¿Qué son las notas por pagar?

Los documentos por pagar son un tipo de cuenta que se utiliza para responsabilizar a una empresa de pagar el dinero que tomó prestado o debe. Esta cuenta se mantiene con mayor frecuencia como parte de la cuenta de la empresa. libro mayor general financiero y es una forma de promesa escrita de pagar una cantidad fija de dinero dentro de un período determinado. Por ejemplo, si una empresa no tiene efectivo y necesita hacer una compra, la empresa puede emitir un pagaré a un proveedor, banco u otra entidad para pedir prestado temporalmente el dinero necesario para adquirir el activo.

Cuando una empresa entra en un acuerdo de pagaré, la empresa que toma prestado el dinero y crea el pagaré ofrece una garantía incondicional para reembolsar al proveedor o a la institución financiera el dinero adeudado o el activo adquirido. El prestatario también incluirá una cantidad fija de capital y cualquier interés en el pagaré hasta que se haya realizado el pago. El pagaré generalmente especificará la fecha de vencimiento exacta, la tasa de interés y las limitaciones establecidas por el acreedor o prestamista.

Las notas por pagar realizan un seguimiento de todos los pagarés emitidos por una empresa a proveedores o prestamistas. Esta cuenta actúa como una cuenta de pasivo, por lo que la empresa acredita la cuenta de documentos por pagar mientras debita efectivo u otro activo contra ella.

Cuando una empresa mira su cuenta de pagarés, verá una representación del monto total que queda por pagar contra los pagarés emitidos por la empresa. La mayoría de los pagarés están configurados para pagarse en el lapso de un año. Esto significa que la empresa registrará el saldo total de la cuenta de documentos por pagar como un pasivo existente en el balance de la empresa.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son otra cuenta que se ve con frecuencia en el libro mayor de una empresa. Este tipo de cuenta se utiliza para registrar cualquier bien o servicio que una empresa compre a crédito. Al igual que los documentos por pagar, las cuentas por pagar también se consideran una cuenta de pasivo que normalmente tiene un saldo acreedor. Cuando la empresa liquida un crédito con un prestamista o acreedor, se acredita el efectivo mientras se carga la cuenta de cuentas por pagar.

La mayoría de las empresas liquidarán sus cuentas por pagar dentro de un año para que pueda registrarse como un pasivo corriente en el balance de la empresa. Mantener una cuenta de cuentas por pagar precisa es esencial, ya que puede afectar significativamente la calificación crediticia de una empresa, la posición del elenco y la confiabilidad a los ojos de los acreedores y proveedores.

Documentos por pagar vs. cuentas por pagar: ¿cuál es la diferencia?

Aquí hay seis diferencias clave entre los documentos por pagar y las cuentas por pagar:

  1. Pagarés: los pagarés pueden ser pagarés a largo o a corto plazo o promesas escritas de reembolso de dinero, mientras que las cuentas por pagar suelen ser solo pasivos a corto plazo que se espera que se paguen dentro de un año.

  2. Registro de transacciones: las empresas utilizan una cuenta de cuentas por pagar para registrar las compras de bienes o servicios, mientras que utilizan una cuenta de documentos por pagar para registrar las transacciones entrantes y salientes de los acreedores, prestamistas y otras instituciones financieras.

  3. Transferencias: si bien las cuentas por pagar se pueden transferir a documentos por pagar, los documentos por pagar generalmente no se transfieren a cuentas por pagar.

  4. Usuarios: las cuentas por pagar generalmente se refieren a proveedores que proporcionan inventario, bienes y servicios a la empresa, mientras que las notas por pagar generalmente se refieren a acuerdos escritos que son representaciones de la deuda contraída con una institución financiera.

  5. Intereses: En la mayoría de los casos, las entradas de cuentas por pagar no tienen intereses y son simplemente un acuerdo verbal entre ambas partes. Las notas por pagar vienen con intereses y ese es típicamente un componente de financiamiento involucrado.

  6. Flujo de caja: las cuentas por pagar siempre se incluyen como parte de la gestión del flujo de caja de una organización, mientras que las notas por pagar pueden incluirse o no.

Lee mas: Una guía para los documentos por pagar en los estados de flujo de efectivo

preguntas frecuentes

A continuación se encuentran las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre las diferencias entre documentos por pagar y cuentas por pagar, además de otros términos financieros:

¿Cuáles son ejemplos de cuentas por pagar y documentos por pagar?

Las cuentas por pagar involucran los recursos de la empresa que se consideran pasivos, incluyendo:

  • Seguro

  • Servicios Legales

  • Servicios de consultoría

  • Electricidad

  • gas/calor

  • Internet

Mientras tanto, las notas por pagar detallan los préstamos a la empresa. En el balance de una empresa, esto implica cuentas de efectivo, cuentas de documentos por pagar, cuentas de gastos de intereses y cuentas de intereses por pagar.

¿Qué es el interés a pagar?

El interés a pagar, también conocido como interés devengado, es lo que incurre una empresa al pedir dinero prestado a un prestamista. Puede calcular el interés por pagar multiplicando sus documentos por pagar por la tasa de interés periódica. Hacer un seguimiento de los intereses a pagar, un pasivo, ayuda a una empresa a pagar sus deudas a tiempo.

Lee mas: ¿Qué es el interés a pagar? (Más cómo encontrarlo)

¿Cómo registro las notas por pagar?

Al crear una nota en la sección de notas por pagar de su libro mayor, asegúrese de incluir toda la información adicional junto con la cantidad de dinero adeudada, como:

  • Tasa de interés

  • Fecha en la que se fija el pago del dinero (fecha de vencimiento)

  • Monto principal adeudado

  • Limitaciones establecidas por el prestamista o acreedor

¿Se puede convertir un asiento de cuentas por pagar en un asiento de documentos por pagar?

Si una empresa enfrenta la probabilidad de quedarse sin efectivo y no poder hacer pagos a corto plazo a sus cuentas por pagar, sus prestamistas o acreedores pueden solicitar un pagaré por el saldo remanente. Esto permite a la empresa realizar el pago adeudado en una fecha posterior a la acordada originalmente.

El pagaré que representa la cuenta de cuentas por pagar se trasladará a la cuenta de efectos por pagar como un nuevo asiento, debitando las cuentas por pagar mientras se acreditan los documentos por pagar. Cuando una cuenta de cuentas por pagar se convierte en una cuenta de documentos por pagar, la empresa tiene más tiempo para pagar la deuda mientras que el prestamista gana intereses sobre la deuda, lo que la convierte en una transacción beneficiosa para ambas partes.

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